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Atendimento telefônico: guia prático para auxiliares de serviços gerais
Embora o Auxiliar de Serviços Gerais tenha como foco principal a limpeza, a organização e o apoio geral, em alguns locais ele também pode ser solicitado para atender chamadas telefônicas e anotar recados. Por isso, é importante saber como fazer isso de forma educada, clara e responsável, pois o telefone é uma ferramenta importante de comunicação em qualquer ambiente de trabalho.
Como atender o telefone corretamente
Um bom atendimento telefônico começa com uma postura educada e profissional. Veja como fazer:
- Atenda rápido: não deixe o telefone tocar muitas vezes. O ideal é atender até o terceiro toque.
- Cumprimente com educação: use frases como:
“Bom dia, [nome da empresa], fulano falando. Em que posso ajudar?”
“Boa tarde, setor de manutenção, posso ajudar?” - Fale com clareza e calma: evite falar rápido ou com gírias. Fale devagar, com voz firme e respeitosa.
- Ouça com atenção: preste atenção no que a pessoa está dizendo, sem interromper.
- Se não puder resolver, anote o recado corretamente ou transfira a ligação.
Como anotar recados de forma eficaz
Se você receber uma ligação para outra pessoa e ela não estiver disponível no momento, anote o recado com todas as informações importantes. Isso evita esquecimentos e mal-entendidos.
Anote os seguintes dados:
- Nome de quem ligou
- Empresa ou setor (se tiver)
- Telefone para retorno
- Assunto da ligação
- Data e horário
- Para quem é o recado
Exemplo:
- João da empresa Alfa ligou às 10h, quer falar com o setor de compras sobre a entrega de material. Telefone: (11) 99999-0000.
Entregue o recado à pessoa certa assim que possível, de preferência por escrito ou por outro meio oficial, se a empresa usar (como e-mail interno, aplicativo ou formulário).
Coisas que você deve evitar no atendimento telefônico
- Falar de forma apressada ou sem paciência.
- Dizer “não sei” sem tentar ajudar.
- Deixar o telefone tocando sem atender.
- Falar com alguém ao mesmo tempo em que atende o telefone.
- Esquecer de entregar o recado anotado.
Dicas para melhorar o atendimento
- Tenha sempre papel e caneta por perto.
- Mantenha um bloco de recados organizado.
- Se possível, confirme com a pessoa que recebeu o recado.
- Treine frases educadas e profissionais para usar no telefone.
- Se tiver dúvidas sobre como agir, pergunte ao seu supervisor.