CAPTAÇÃO DOS RECURSOS

Um evento não será bem-sucedido sem suporte financeiro. Comprometer-se com a realização sem garantia prévia dos recursos financeiros necessários é o maior erro do gestor de eventos. A falta de planejamento financeiro gera um desgaste durante todo o processo, leva a uma baixa qualidade e, possivelmente, ao fracasso do evento. A falta dos recursos financeiros pode até cancelar o evento, deixando todos com uma má impressão.

Dois pontos importantes nesse aspecto são:

a) algumas vezes é melhor suspender um evento no início do que insistir e apresentar um fracasso, gerando uma imagem negativa para sua organização;

b) nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para ter sucesso, especialmente os locais.

Antes da decisão final da execução de um evento, faz-se um estudo de viabilidade. Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado são sempre as palavras-chave para evitar transtornos financeiros para organizadores e promotores do evento.

Orçamento

O orçamento é uma etapa indispensável para o evento. Diversos itens de divulgação dependem da boa administração financeira, independente se os gastos serão repassados aos participantes através das inscrições ou se a comissão organizadora contará com patrocínios de instituições de fomento à pesquisa e ensino.

Um orçamento bem detalhado é peça-chave para o perfeito andamento de qualquer evento. Nesse tópico, todo cuidado é pouco para descobrir as necessidades reais do evento para que o investimento seja feito sem excesso. Na etapa de pré-evento o gestor deve criar mecanismos de monitoramento das finanças.

A tarefa fundamental é desenvolver uma análise de mercado adequada com o pré-projeto. O primeiro passo no processo de exame das necessidades financeiras é estabelecer o custo exato dos itens. Uma forma prática para fazer o controle financeiro é utilizar uma tabela na qual o gestor deverá listar os itens em uma coluna e, ao lado desta, a quantidade e valores, obtendo-se assim um demonstrativo preciso das previsões. É essencial ser o mais exato possível nas tabelas orçamentárias.

Cada atividade deve ser desmembrada e analisada da seguinte forma:

a) a atividade exata a ser realizada;

b) o custo estimado;

c) o benefício;

d) a receita;

e) a necessidade da atividade;

f) o lugar ocupado nas prioridades orçamentárias;

g) a forma como as despesas da atividade podem ser monitoradas;

h) de que forma a receita será captada e o seu grau de certeza.

Antes de tomar decisões definitivas sobre o prosseguimento do projeto, existem alguns custos fixos que deverão ser garantidos para a promoção de qualquer evento. Assim que houver uma decisão coesa com o grupo organizador do evento, o projeto terá seu prosseguimento.

Também fazem parte da análise financeira os seguintes itens especiais: imposto; inflação; seguro; taxas de câmbio; contingências; e cronograma.Em caso de evento corporativo, ainda é necessário prever despesas como coffee break, panfletos e materiais de divulgação. A captação de recursos está diretamente relacionada à elaboração, execução e controle do projeto financeiro detalhado do evento.