COMO ELABORAR ORÇAMENTO PARA FESTAS E EVENTOS

Um dos cuidados mais importantes para que a comemoração não se transforme em uma grande dor de cabeça é o controle dos custos. O planejamento de um evento deve levar em conta fatores como tipo de festa, número de convidados, duração, local, contratação de serviços terceirizados, locação de equipamentos e assim por diante.

Na hora de planejar os custos, poucas ferramentas são tão práticas e funcionais como a planilha. Com ela, você pode contabilizar de maneira automática os gastos e receitas do evento. O segredo está em sempre mantê-la atualizada. A dica é desenvolver esse controle da maneira mais detalhada possível, discriminando cada um dos gastos feitos.

Dessa maneira, você pode identificar quais custos estão pesando mais no orçamento da sua festa e, claro, buscar soluções específicas para essas questões, desde que sem comprometer os demais detalhes do evento. Lembre-se de que nem o mais cuidadoso dos organizadores de eventos está livre de enfrentar algum imprevisto.

É por isso que um orçamento para festas deve considerar também uma reserva financeira para situações inesperadas. Os planejamentos mais completos incluem também os custos relativos ao pós-festa, como limpeza, eventuais reparos nas instalações e reposição de quebras.

Se está tomando conta de todos os detalhes do preparo, não esqueça: essas obrigações também devem entrar no pacote, sendo levadas em consideração desde a elaboração do orçamento. Procure sempre fazer os pagamentos à vista na hora de comprar materiais ou contratar qualquer serviço para sua festa.

Dessa forma, você evita se comprometer com esses custos por muitos meses após o fim da noite especial. Uma forma interessante de mensurar os gastos da sua festa é simulando o seu orçamento. Para isso, é preciso reunir informações importantes, como as citadas a seguir:

• convidados: quantidade, adultos ou crianças

• duração da festa

• tipo de festa (casamento, 15 anos, infantil, bodas, etc)

• local

• tipo de decoração (tema)

• cardápio

• tipo de serviço (buffet, almoço, infantil)

  
  

Em um simulador de orçamento, é preciso colocar cada elemento em uma coluna, a estimativa de valor, a quantidade que será gasta e o cálculo final daquele produto. No final, você terá os custos totais do seu evento. No link abaixo, retirado de um site especializado, há uma calculadora de festa com todos os itens necessários para cada tipo de evento: http://calculadoradefesta.com.br/