COMUNICAÇÃO

A comunicação é a maneira pela qual, através da voz, da escrita, de sinais e gestos, transmitimos informações, ideias, etc. 

Em se tratando de comunicação nas empresas, quando há falha na comunicação, isso pode trazer muitas consequências negativas, como clientes insatisfeitos. Por isso a importância de uma comunicação eficaz.

Então, podemos definir a comunicação como o conjunto de ações que a empresa coordena com o objetivo de ouvir e repassar informações que são úteis para todos.

O objetivo da comunicação é fazer de cada colaborador um aliado na formação da imagem positiva da empresa. E para você, futuro recepcionista, alcançar estes objetivos, significa aprender a se comunicar.

Um simples e-mail mal redigido dificulta o processo de comunicação e ainda passa uma imagem de falta de profissionalismo. A comunicação é, portanto, um meio de troca de informações que, quando mal interpretadas, podem causar sérios prejuízos financeiros.

Por isso, são necessários alguns elementos para que a comunicação ocorra. Uma falha pode comprometer todo o processo de comunicação. São eles:

• Emissor: quem envia a mensagem;

• Receptor: para quem a mensagem é destinada;

• Mensagem: é aquilo que é comunicado;

• Código: é formado por um conjunto de sinais (signos), organizados de acordo com determinadas regras. Pode ser a língua, oral ou escrita, gestos, sons, cores etc. Toda comunicação é feita através de códigos. Um exemplo de código é o idioma, que no nosso caso é o português;

• Canal: trata-se do meio físico ou virtual, através do qual a mensagem é transmitida. Exemplos: carta, livro, telefone, fax, e-mail, rádio, TV, etc.;

• Ruído: é qualquer elemento que atrapalha o processo da transmissão de uma mensagem de um emissor para um receptor;

• Feedback: é a confirmação de que a mensagem foi recebida;

• Contexto: é o contexto em que a troca de mensagens acontece.

A comunicação eficaz é um fenômeno essencial e imprescindível ao bom funcionamento de uma organização.

Para que a comunicação atinja seus objetivos, é necessário que seja clara e passe credibilidade. Muitas vezes pode haver a informação, mas não a comunicação, porque comunicação só existe quando a outra parte entende. 

Outro fator que influencia na qualidade da comunicação são os veículos e instrumentos utilizados. Sim, a palavra dita é a forma de comunicação mais rápida e a mais utilizada, mas há ainda vários canais através dos quais a comunicação pode ocorrer, são alguns deles:

• Telefones; 

• Gráficos;

• E-mails.

• Semáforos;

• Manual de recepção;

• Jornal da empresa;

• Circulares e panfletos;

• Cartas diretas ao pessoal;

• Boletins e murais.

A importância do feedback

O feedback tem como objetivo informar o emissor acerca da recepção e da eficaz decodificação (compreensão) da mensagem por parte do receptor. O feedback provoca:

• Segurança para o emissor;

• Confiança entre emissor e receptor;

• Mais comunicação (futura).

Feedback servem para:

• Confirmar ou reprovar a mensagem recebida;

• Mostrar compreensão da mensagem enviada;

• Concordar;

• Discordar;

• Acrescentar algo ao que foi dito. 

Fatores que dificultam o feedback

• Não conhecer o assunto;

• Falta de meios de comunicação apropriados;

• Ausência de ambiente favorável;

• Dificuldade de se expressar;

• Receio de magoar, desapontar ou de ser mal interpretado.

Por conta desse motivo, muitos dos problemas de comunicação nas empresas decorrem de interferências no feedback. O recepcionista deve ter em vista que em primeiro lugar é necessário saber ouvir muito bem, e construir com cuidado as mensagens que deseja expressar, tanto em relação à forma quanto ao conteúdo, para um melhor desempenho no seu trabalho.