CONCEITOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVOLOGIA

• ACERVO: totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

• GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°).

• ARQUIVAMENTO: seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

• DOCUMENTO CORRENTE: aqueles documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta freqüente. São armazenados em Arquivos Correntes.

• DOCUMENTO INTERMEDIÁRIO: documento que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São armazenados em Arquivos Intermediários.

• DOCUMENTO PERMANENTE: documento de valor histórico, probatório e informativo, que deve ser definitivamente preservado. É armazenado no arquivo permanente.

• AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS: processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

• ARQUIVO PRIVADO: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei Federal n° 8.159/91, art. 11).

• ARQUIVO PÚBLICO: conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal, e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Arquivo integrante da administração pública.

• TEORIA DAS TRÊS IDADES: teoria segundo a qual os arquivos são caracterizados como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, considerando-se sua gênese, tratamento e utilização.

• CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente.

• DESTINAÇÃO: em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda permanente, à eliminação e/ou reprodução.

• ESPÉCIE DOCUMENTAL: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por . suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.

• GÊNERO DOCUMENTAL: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documento filmográfico, sonoro, audiovisual, cartográfico, iconográfico, informático, micrográfico, textual.

  
  

  Operações para guarda e conservação de documentos:

  
  

  • fazer o arquivamento diário de pastas e papéis

  • no momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo e o número da pasta para evitar engano

  • manter uma seqüência estritamente cronológica

  • não grampear e não arquivar juntas a correspondência recebida e a expedida

  • não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas

  • abrir uma segunda pasta, tão logo seja necessário; ou, se for o caso, uma caixa

  • manter uma pasta miscelânea ou diversos, para onde irão os documentos cujos assuntos não são rotineiros, até que cheguem ao número de seis, quando terão uma pasta própria

  • não deixar assuntos indefinidos, classificá-Ios quando não houver definição clara ou não existirem assuntos assemelhados em: Assuntos Administrativos diversos, Assuntos de pessoal diversos e Assuntos Financeiros diversos, definindo-os em uma área que tenha pertinência

  • jamais permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao arquivamento, salvo sob supervisão, em fase de treinamento