Desenvolvimento de Relatórios

Estrutura básica de um relatório

Como você está em um curso avançado de Microsoft Office, entendemos que sua carreira exige a criação de relatórios ou demais mecanismos de transmissão de informação de forma clara e concisa. Sabemos, ainda, que essa habilidade não é ensinada na maioria das instituições de ensino, por isso adicionamos este módulo para aperfeiçoar essa habilidade tão importante no mundo corporativo.

Aproveitando o contexto dos softwares da Microsoft, aprenderemos a teoria por trás dos relatórios ao passo que colocamos nossos conhecimentos em prática. Preparamos cenários fictícios para trabalharmos a criação de relatórios. Embora não sejam reais, esses cenários servem para solidificar os conceitos que queremos ensinar neste módulo.

Começaremos pela estrutura básica de um relatório. Embora existam diversos tipos de relatórios, todos eles têm algo em comum: servem para comunicar uma informação da forma mais clara e contextualizada possível, sem demandar muito tempo. 

Ou seja, escrever relatórios requer uma alta habilidade em síntese de informações e na comunicação de ideias, duas das habilidades mais requisitadas pelas empresas nos tempos atuais.

Em resumo, todo relatório possui quatro partes, sendo elas:

1. Introdução

2. Desenvolvimento

3. Conclusão

4. Apêndices

Vamos estudar parte a parte de um relatório.

Introdução

A introdução depende do formato do relatório adotado. Relatórios mais simples possuem uma introdução bastante sucinta, muitas vezes chamando essa seção de “Resumo” em vez de “Introdução”.

Uma introdução bem elaborada contém diversas informações relacionadas ao contexto do relatório. Se o relatório for técnico, o autor pode colocar informações técnicas para contextualizar o leitor; um agrônomo pode descrever o plantio adequado de frutíferas para explicar informações posteriores do relatório — talvez justificar um problema na plantação, por exemplo.

Já uma introdução enxuta normalmente resume e contextualiza o relatório. Ou seja, ela traz alguns apontamentos sobre o estado anterior, o atual e perspectivas do futuro, além de possíveis insights extraídos do próprio relatório. Esse é o tipo mais comum no mundo corporativo, por isso vale a pena masterizar esse estilo de redação.

Por fim, a introdução também pode estar fracionada em mais de uma parte, como resumo e objetivo do relatório. Esse tipo de relatório é mais usado em auditorias, pois o auditor tinha um objetivo como alvo e precisa informar o resultado de suas investigações.

Vamos entender como a parte do desenvolvimento funciona!

Desenvolvimento

O desenvolvimento vai trazer todas as informações levantadas durante a elaboração do relatório. Essas informações servem como munição para os argumentos usados no relatório, dado que não é uma boa prática afirmar alguma coisa sem apresentar o fluxo racional que levou até aquela afirmação.

Frases como “As vendas de abril foram boas” precisam de contexto, por isso é nessa parte que costumamos encontrar diversos gráficos e tabelas visando apoiar análises.

Basicamente, o desenvolvimento é o próximo passo lógico após a contextualização. Afinal, agora devemos efetivamente apresentar as informações relevantes para o assunto que estamos tratando, e a melhor maneira de fazer isso é com gráficos.

Alguns relatórios podem separar a apresentação das informações das análises. Isso é bastante comum em artigos com teor acadêmico-científico, posto que muitos leitores gostam de fazer algumas análises dos dados por conta própria antes de consultar a opinião do autor. No meio corporativo, existem relatórios sem análises e relatórios com análises, tudo depende de quem vai escrever o relatório e de quem vai ler o material.

Feitas as análises e apresentações de dados, é hora de concluirmos o relatório com os principais achados.

Conclusão

Primeiro você contextualizou o leitor na introdução, depois apresentou dados e informações tangíveis sobre o tópico do relatório, agora você precisa reportar as implicações dos dados apresentados.

A conclusão não necessariamente precisa estar em um único tópico. A depender do relatório, você pode querer separar a conclusão em “Análises” e “Recomendações”. Isso facilita na hora de entender a mensagem transmitida pelo relatório, além de deixar explícito o que cada tópico trata.

Sabemos que pode parecer muita coisa principalmente se você não tem experiência com relatórios, mas é uma fórmula bastante simples, que segue o seguinte fluxo: queremos analisar as vendas -> estas são as informações das vendas -> concluímos X e Y das informações das vendas -> recomendamos fazer Z coisa.

Um ponto importante sobre relatórios é que, por serem curtos e enxutos por natureza, nem sempre trazem todo o material necessário em seu corpo. Informações extras e materiais secundários, mas importantes o suficiente para serem reportados, devem ir nos apêndices.

Apêndices

Devemos pensar no relatório como material que deve ser lido rapidamente, pensando no mundo corporativo. Porém, ele precisa trazer todos os dados e informações pertinentes ao tópico, mas nem sempre cabe tudo em quatro páginas. É aí que entra o poder dos apêndices.

Você deve pensar no apêndice como uma região com dados brutos e / ou com mais dados que tem alguma relação com o assunto abordado pelo relatório. A ideia é permitir ao leitor inspecionar os dados brutos e / ou aprofundar seus conhecimentos sobre o tema. Isso geralmente acontece quando o leitor acredita faltar informações no que foi apresentado, ou então quando o leitor quer checar uma possibilidade não abordada no relatório.

Preparamos um relatório fictício levando em conta a estrutura básica apresentada nesta aula.

Exemplo de relatório

Analise o relatório a seguir e tente identificar onde estão a introdução, o desenvolvimento e a conclusão.

Relatório de Vendas

Período: 01/01/2024 a 31/03/2024

Gerente de Vendas: [Seu nome]

Resumo

Este relatório apresenta um resumo das vendas realizadas no primeiro trimestre de 2024, detalhando o desempenho por região, produto e vendedor. As vendas totais no período foram de R$ [valor total], representando um aumento de [porcentagem]% em relação ao mesmo período do ano anterior.

Desempenho por Região

• Região Norte: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Região Nordeste: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Região Centro-Oeste: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Região Sudeste: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Região Sul: R$ [valor], [porcentagem]% do total.

Desempenho por Produto

• Produto A: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Produto B: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Produto C: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Produto D: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Produto E: R$ [valor], [porcentagem]% do total.

Desempenho por Vendedor

• Vendedor 1: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Vendedor 2: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Vendedor 3: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Vendedor 4: R$ [valor], [porcentagem]% do total.
• Vendedor 5: R$ [valor], [porcentagem]% do total.

Análise

O relatório demonstra um crescimento positivo nas vendas no primeiro trimestre de 2024, impulsionado principalmente pelo forte desempenho nas regiões [citar regiões] e pelos produtos [citar produtos]. O vendedor [citar nome] se destacou como o melhor performer do período, seguido por [citar outros vendedores].

Considerações Finais

Os resultados do primeiro trimestre de 2024 são animadores e indicam que a empresa está no caminho certo para atingir suas metas de vendas anuais. É importante manter o foco nos produtos e regiões que apresentaram bom desempenho, além de continuar investindo em treinamento e desenvolvimento da equipe de vendas.

Recomendações

• Aumentar a força de vendas nas regiões [citar regiões].
• Investir em campanhas de marketing para promover os produtos [citar produtos].
• Oferecer treinamentos adicionais para a equipe de vendas sobre os produtos e técnicas de venda.
• Implementar um sistema de CRM para melhor gerenciamento de clientes e leads.

Apêndices

• Tabela de vendas por região: Detalhes das vendas por região, incluindo quantidade de produtos vendidos e valor total.
• Tabela de vendas por produto: Detalhes das vendas por produto, incluindo quantidade de unidades vendidas e valor total.
• Tabela de vendas por vendedor: Detalhes das vendas por vendedor, incluindo quantidade de produtos vendidos, valor total e comissões recebidas.

Este relatório foi elaborado com base nos dados do sistema de vendas da empresa.

Vemos que o autor optou por transformar a introdução em um pequeno resumo. Porém, o resumo não possui informações sobre as recomendações, sendo uma versão que contextualiza o tópico mas não resume o relatório, por assim dizer. A estrutura deste relatório é voltada para pessoas com pouco tempo e tomadoras de decisão, por que traz os principais apontamentos do tópico e alguns detalhes importantes no corpo do texto, permitindo localizar pontos fracos e fortes da força de vendas, e até facilitar uma decisão estratégica.

O desenvolvimento foi dividido em quatro partes: os desempenhos por produto, vendedor e região, e a análise dos dados apresentados. Esses tópicos apresentam tudo que o leitor poderia querer ver em um relatório de vendas, de forma organizada e lógica.

Já a conclusão foi dividida em duas partes: o tópico “Considerações finais” e “Recomendações”. Elas apresentam as opiniões do autor sobre o que foi apresentado e sugere algumas ações com base no exposto.

O apêndice traz algumas tabelas para permitir ao leitor ver os dados brutos, sem tratamento. Em um relatório ideal, teríamos gráficos na parte do desenvolvimento para facilitar o consumo das informações pelo leitor.