Dicas e truques para aumentar a produtividade
Agora que você entende bastante sobre o Microsoft Office, resolvemos apontar algumas técnicas de produtividade para você ficar ainda mais eficiente em seu trabalho.
Recursos do Windows para aumentar o foco
Não existe produtividade sem foco e, como a Microsoft é especialista em vender produtos para empresas, o próprio Windows possui alguns recursos para melhorar sua atenção durante o período de trabalho. No momento em que escrevemos este curso, estamos no Windows 11; mas, como os recursos realmente ficaram bons, é provável que eles continuem existindo nas versões posteriores a esta.
Um dos recursos mais importantes para quem quer trabalhar sem ser incomodado é o silenciador de notificações. Para encontrá-lo, basta clicar no relógio, na parte inferior direita, ir até a janela Notificações e clicar no pequeno sino, com a descrição “Não incomodar”.
Com essa configuração, você só será notificado se for algo realmente urgente ou se for um alarme.
Ainda no mesmo menu, embaixo do calendário podemos notar o botão Foco e a marcação de minutos — no meu caso, 30 minutos. Ao clicar no botão Foco, um pequeno relógio aparecerá em sua tela, com a contagem regressiva de 30 minutos.
Isso permite controlar suas sessões de trabalho ou pausas visando aumentar sua produtividade. Trabalhar muito não é bom para quem quer ser produtivo, ao passo que trabalhar pouco também não é o ideal. Você precisa encontrar o equilíbrio entre momento de trabalho e momento de pausa, e essa ferramenta vai ajudá-lo.
Planejamento de tarefas
Sempre que você encontrar uma tarefa muito grande, procure quebrá-la em pequenos objetivos que, quando somados, vão resultar na conclusão da tarefa maior. Para isso, use a ferramenta gratuita Microsoft To Do, que vem previamente instalada no Windows 11.
Essa ferramenta também pode ser usada em seu celular, e as versões ficam sincronizadas pelo seu e-mail da Microsoft. Ou seja, você pode inserir, alterar e concluir tarefas rapidamente pelo aplicativo móvel e todas as alterações serão feitas no aplicativo do computador também.
O Microsoft To Do permite criar grupos de tarefas de forma a facilitar o agrupamento com base em tags. Desse modo, você pode criar um grupo somente para seu trabalho, outro para seus estudos, e assim por diante.
Cada tarefa é bastante personalizável, permitindo ter data de conclusão, lembrete de tarefas, etapas e até anexos. Isso torna esse aplicativo ideal para planejar tarefas e acompanhar seu percurso de conclusão.
Gestão de tempo
O tempo é o maior ativo de qualquer ser humano: nós temos uma quantidade limitada de tempo, isto é, está sempre diminuindo e não é renovável. Ter consciência de que não podemos voltar no tempo faz com que valorizemos cada segundo de nosso dia, e isso é muito importante.
Muitos empreendedores usam a máxima de que qualquer tarefa (ou etapa de tarefa) pode ser feita em 30 minutos ou menos. Isso significa que 30 minutos é muito mais produtivo do que costumamos pensar.
Tendo isso em mente, uma boa estratégia para otimizar seu tempo é preparar pacotes de trabalho. O método mais famoso é o Pomodoro, mas você pode e deve personalizar seus tempos de produção. Muitos profissionais costumam trabalhar 45 minutos e descansar 15 minutos. Embora seja contra intuitivo, as pausas aumentam a sua produtividade, pois “refrescam” seu foco para o próximo loop de trabalho.
Se você quiser usar essa técnica em seu dia a dia, fique atento a um detalhe: em suas pausas, você deve gastar seu tempo com atividades totalmente diferentes de seu trabalho. Ou seja, se você trabalhar em frente ao computador, seus 15 minutos de pausa devem ser longe de telas, caso contrário sua concentração e foco não serão renovadas pela pausa.
Uso de atalhos
Nossa última dica diz respeito aos atalhos. Embora eles possuam uma curva de aprendizagem um pouco alta, aprendê-los compensa o esforço.
Vamos supor que você não conheça o atalho CRTL+C CRTL+V e, ao invés de usá-lo, você seleciona o conteúdo e usa o menu do botão direito do mouse. Ao usar o botão do mouse, leva-se entre 2 e 3 segundos a mais que o atalho do teclado. Isso equivale a perder 1 horas de produtividade a cada 2 mil repetições, somente levando em conta um único atalho. Se você usar 3 atalhos, então perde cerca de 3 horas de produtividade a cada 2 mil repetições.
Portanto, antes de começar a usar uma ferramenta, pesquise sobre suas teclas de atalho e tente memorizar as que tendem a ser mais utilizadas em seu dia a dia. Essa tarefa simples pode tornar sua hora de trabalho muito mais produtiva.
Faça uma tarefa por vez
Nosso cérebro não se mostra tão eficiente quando realizamos tarefas simultâneas. Portanto, organize seu dia para realizar apenas uma tarefa por vez, evitando interrupções. Além disso, treine para manter o foco em apenas uma tarefa e ignorar possíveis desvios de atenção. Se conseguir fazer esse exercício por alguns meses, com certeza atingirá um certo grau de hiperfoco durante o trabalho, fazendo com que complete tarefas em muito menos tempo.
A melhor maneira de aumentar seu foco e produtividade é simplesmente fazer uma coisa por vez, com o menor número de interrupções possível. Por isso, é importante que você deixe seu celular no silencioso ou no modo não perturbe, evitando assim distrações como notificações e sons.
Lembre-se de que ser produtivo é uma questão de prática, não de dom. Seguindo essas dicas simples, rapidamente você verá sua performance aumentar.
Parabéns por concluir esta aula. Preparamos uma avaliação para você testar seus conhecimentos!
Este artigo pertence ao Curso de Pacote Office Básico
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