DIVULGAÇÃO E EQUIPE

Divulgação

Uma atividade fundamental no evento é a promoção e divulgação, já que isso permitirá conseguir participantes e mensurar o grau de interesse do público potencial. Portanto, o ideal é começar o quanto antes a divulgação, dando mais chances de maior visibilidade e atração de participantes.

Neste momento, vale buscar contatos midiáticos, redes sociais, e-mails, lançar o site oficial do evento, entre outras providências.

Equipe

No pré-evento, o organizador deve criar a equipe organizadora, já que várias atividades ocorrerão ao mesmo tempo. Portanto, é importante ter uma equipe que o acompanhe durante todos os processos de organização, fator indispensável para conquistar a confiança dos participantes e mostrar que tudo vai ocorrer conforme o planejado.

Os eventos da área acadêmica, ainda, contam com a apresentação de trabalhos científicos, são esses trabalhos que precisam passar por uma avaliação mais rigorosa. Essa avaliação é a que vai determinar se o artigo submetido está apto a compor o evento. Posteriormente, a mesma comissão fica responsável pela compilação desses trabalhos para publicação, conhecido como Anais Online.

Complementando a equipe responsável, temos o staff de apoio, cuja responsabilidade varia conforme o evento. As atribuições vão desde o fornecimento de água até fiscalização dos toaletes. Portanto, o organizador deve cuidar da coordenação dessa equipe de monitores e responsáveis pelo bom funcionamento das atividades.

• Informações importantes

1. Analise contratos a serem assinados, autorizações de imagens, arrecadação referente a direitos autorais

2. Verfique previsão do tempo, capacidade de pessoas permitidas no ambiente escolhido, possíveis datas comemorativas relacionadas ao evento, ocorrência de outros eventos de grande porte no mesmo período

3. Cheque as características do palco ou palanque, segurança no local

   
   

No planejamento, a equipe cuida dos detalhes que serão providenciados durante o evento, como elaboração e distribuição de crachás, certificados, anais, cartas convite, de agradecimento, entre outras documentações oficiais.