DURANTE O EVENTO

A etapa de “durante o evento” começa quando se move a organização para o local do evento e tem início a montagem das instalações temporárias do mesmo. É a fase mais intensa e que requer maior nível de coordenação e supervisão, já que  tudo tem de estar funcionando, com funções e tarefas delegadas a cada um dos responsáveis, logística bem planejada e uma agenda a ser seguida.

A evento é a etapa de aplicação das atividades previstas na fase anterior e ajuda bastante fazer um check-list, ou mapa de produção, no qual conste a relação de providências, tarefas e materiais necessários. Existem diversas formas de apresentação do check list, como reunir as atividades por ordem alfabética, grupos, setores de organização ou para cada circunstância específica.

Preocupação durante o evento

A depender do tipo de evento, o organizador deve providenciar detalhes, como inscrições e credenciamento, recepção dos participantes, convidados e autoridades, providenciar o material para palestrantes, atender participantes com a provisão de materiais, atendimento e apoio ao plenário, entrega de certificados.

Também é importante cuidar do espaço, proporcionando salas confortáveis, cuidar do coffee break, em caso de eventos corporativos, ambulatórios ou salas médicas com as devidas equipes especializadas. Inclusive, para eventos em locais isolados, preocupar-se com meios de transporte de emergência, como helicópteros.

Sendo assim, além da preocupação com a estrutura interna física, equipamentos, mobiliários, limpeza, segurança, alimentos & bebidas, transporte local, tradução simultânea), o organizador deve atentar-se em chegar a estrutura externa. Isso inclui hospedagem próxima, facilidade de acesso e transporte.

Secretaria do evento

A Secretaria do evento é responsável por todo o apoio administrativo do evento, isto é, por toda a infraestrutura necessária instalada no local, que apoiará, direta ou indiretamente, a realização do evento. Ela é considerada o centro administrativo do evento, onde deverão ficar os recepcionistas, que sob a orientação de um coordenador, terão como atribuições:

a) recepcionar os participantes, convidados e autoridades;

b) atender os participantes;

c) atender ao plenário e às salas de comissões e apoiá-los;

d) preparar com antecedência os impressos e outros materiais necessários ao evento;

e) supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e autoridades;

f) efetuar novas inscrições;

g) entregar materiais aos participantes;

h) prestar informações em geral;

i) entregar os certificados;

j) elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade;

k) providenciar materiais para os palestrantes.

Organização do ambiente

Independentemente do evento, é imprescindível demonstrar hospitalidade ao participante, dar importância à presença dele e transmitir o desejo dos organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisfação. Outros fatores de organização determinam o bom funcionamento desse serviço, tais como:

a) escolha e montagem em local apropriado;

b) placas de indicação;

c) informações corretas em tempo hábil;

d) elaboração de rol de informações importantes.

Trajes adequados

Os recepcionistas terão suas atribuições definidas pelos coordenadores e deverão se apresentar da seguinte forma:

a) uniformizados;

b) com crachá de identificação;

c) identificação dos idiomas que dominam;

d) maquiagem discreta;

e) poucas joias ou bijuterias;

f) sapatos confortáveis

Providências importantes

Para que esta fase transcorra da melhor maneira possível, é importante destacar algumas dicas:

1. Elaborar um cronograma (que é um descritivo de atividades previstas no período de tempo que antecede o evento), um check list com plano de ações (uma lista de providências a serem tomadas para a realização do evento) e um conjunto de planos de trabalho (ferramenta que indica as funções de cada membro da equipe).

2. Chegar cedo ao local do evento (em torno de duas horas antes do início).

3. Verificar todos os ambientes, tanto o principal quanto os de apoio, bem como sinalização, decoração do local, posicionamento dos recepcionistas e impressão da lista de convidados.

4. Checar Ordem do Dia junto ao mestre de cerimônias.

5. Acompanhar o planejamento, a fim de verificar se o que foi planejado está sendo cumprido conforme o esperado.

6. Testar a iluminação e a sonorização.

7. Manter a tranquilidade e a atenção durante todo o evento.

8. Dar a devida atenção aos convidados.