ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO

A comunicação é fundamental para o processo de gerenciamento de eventos e, portanto, deve ser estudada profundamente pelo profissional ou estudante. Muitas organizações possuem uma série de características que afetam seu funcionamento. Uma delas é a coexistência entre as estruturas formais e informais, ambas fundamentais no caso de relacionamentos.

Na organização de evento, são as funções necessárias para a sua realização que definem a sua estrutura. E, qualquer que seja a estrutura, ela deve ser projetada para atender à operacionalização da forma mais apropriada e eficiente possível. Definido o desenho organizacional, as várias tarefas devem ser distribuídas.

Porém, não basta organizar só o projeto; é muito importante garantir que todos os envolvidos no processo de planejamento e organização saibam quais são as suas atribuições, a quem estão subordinados e qual é o seu lugar na estrutura organizacional. O modo mais comum de formalizar a estrutura organizacional é por meio do diagrama, mas se deve tomar cuidado para que não ocorra o engessamento.

Para um evento de grande porte é necessário um diagrama mais detalhado para poder apresentar claramente as estruturas e não haver confusão com as atribuições.Após o estabelecimento da estrutura necessária para a realização do evento, comunique a cada indivíduo ou grupo suas atribuições. É preciso explicar detalhadamente a responsabilidade de cada um e deixar claro a importância de cada elemento no processo. Cada colaborador deve possuir atribuições precisas, desde o presidente do grupo executivo até o do cargo mais humilde.

• Formas de comunicação

  
  

Um evento é sequência de tarefas realizadas; e, para que essa ações sejam realizadas de forma eficaz e eficiente, a comunicação se faz necessária. Então, a escolha correta da forma de comunicação é essencial.

a) comunicação verbal – uma das formas de comunicação mais comuns é a comunicação verbal; porém, nos eventos, pode não ser satisfatória porque dificilmente o receptor dá um retorno. Porém, o caso do relacionamento interpessoal é facilitado com esse tipo de comunicação. A comunicação verbal é necessária, mas não abuse dela;

b) comunicação não verbal – a aparência pessoal, os gestos, expressões faciais, orientação corporais e o contato visual são exemplos de comunicação não verbal. A utilização correta desse tipo de comunicação pode consolidar ou arruinar um relacionamento; por isso, cuidado com essa interação, pois ela é feita na maioria das vezes de forma inconsciente;

c) comunicação escrita – essa é uma das formas mais comuns na organização, porém costuma ser utilizada em excesso e de forma ineficaz. Até por uma preocupação ecológica, a utilização de documentos deve ser reduzida ao mínimo. A comunicação escrita consome muito tempo para ser lida e escrita, além de poder ser desmotivadora e facilmente ignorada;

d) comunicação visual – vídeos e logotipo são exemplos de comunicação visual. Os vídeos podem ser utilizados para a promoção de produtos e para o treinamento de funcionários. O logotipo transmite uma mensagem e pode contribuir para o sucesso de um evento;

e) comunicação eletrônica – o correio eletrônico, internet, fax e telefones móveis são elementos que traduzem evolução tecnológica nessa forma de comunicação. Em eventos, independentemente do porte, os rádios são absolutamente essenciais para comunicação interna.

• Comunicação e marketing

  
  

A estratégia de comunicação consiste na definição e adequação dos meios e mensagens a serem utilizados, na busca de informar, sensibilizar e motivar o público-alvo. Cada segmento de público exige que seja estudada, analisada e elaborada uma estratégia de comunicação específica, com meios, veículos e mensagens adequadas às suas características.

A mensagem pode ser informativa, motivacional ou ambas, desde que esteja diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma diretriz e utilize a linguagem correta. Os meios de comunicação são os condutores das mensagens ao público pretendido; portanto, cada tipo de público exigirá meios de comunicação adequados ao seu perfil.

• Meios de comunicação

  
  

Os os meios de comunicação mais utilizados nos eventos são:

a) jornais, revistas, rádios e TV – a assessoria de imprensa pode enviar sugestões de pauta, press releases, agendar entrevistas coletivas que, quando aceitas pelos editores e jornalistas, serão divulgadas gratuitamente nos veículos. Quando há disponibilidade de verba, fazem-se os anúncios ou matéria paga que são inseridos conforme os objetivos do evento e a definição de público;

b) cartaz – é uma mensagem rápida e direta; sendo assim, deve ter linguagem clara e objetiva, além de um visual atraente e criativo. Esse é um dos meios mais usados para divulgação de eventos;

c) folder, informativo e folheto – seu retorno em termos de público é muito pouco. É um meio que divulga apenas as mensagens básicas e deve ser entregue aos potencialmente interessados de forma direta;

d) mala direta – é a remessa, via correio, de folhetos, folders, circulares a um público em potencial (mailing list);

e) diálogo – utilizado em telemarketing. Para transmissão de mensagens claras e objetivas, deve ser criado um diálogo padrão. O horário para sua utilização deve ser respeitado;

f) painéis, outdoors e backlights – são de abrangência coletiva, utilizados quando o público-alvo é a comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa dela;

g) press release – instrumento dirigido exclusivamente para a imprensa escrita e eletrônica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em divulgar matérias sobre o evento;

h) internet – por meio da criação de uma homepage do evento, a qual pode ser utilizada pelo público para proceder inscrições e reservas;

i) bus-doors – painéis colocados na parte traseira dos ônibus.

Mídias alternativas

a) parajet – utiliza-se de um parapente motorizado, que levará atrás uma faixa contendo o nome do evento, sua data, enfim, um mínimo de informações em função do tamanho. É utilizado para atingir pessoas próximas à orla marítima;

b) dirigível – serve apenas para consolidar a marca do evento, pois não permite maiores dados;

c) rede de TV interna e/ou alto-falantes – cada vez mais presentes em condomínios, clubes, aeroportos, também podem ser uma excelente alternativa na divulgação de eventos;

d) bike-door – mesmo sistema utilizado no bus-door, só que também pode ser colocado na parte frontal da bicicleta;

e) man-door – uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega balões ou faixas.

É importante lembrar que para realmente alcançar o público-alvo, a estratégia de comunicação deve ser bem estruturada.