Chegou a hora de aprendermos um pouco sobre fórmulas e funções e, para isso, precisamos fazer uma breve introdução ao mecanismo matemático utilizado pelo Excel.
Basicamente, cada célula possui um valor, sendo que cada valor pode ser de diferentes naturezas (número, texto, moeda etc). Existem fórmulas e funções específicas para cada natureza de valor; até mesmo textos podem entrar em fórmulas, mas isso não será abordado em nosso curso. Em 99% dos casos, suas fórmulas usarão números e moedas, por isso vamos focar nessas categorias.
Abra a planilha disponibilizada neste curso para fazermos alguns experimentos. Vamos supor que você queira, por algum motivo, somar os valores de duas células diferentes. Para deixar o exemplo palpável, vamos dizer que você quer somar as células C4 e C5 da planilha, referente aos valores de aluguéis. Para isso, você pode usar três estratégias:
Somar manualmente os valores e inserir em uma célula separada.
Selecionar os dois valores e consultar a soma na região inferior direita da planilha.
Usar o método de funções do Excel para somar e inserir o resultado automaticamente em uma célula de sua escolha.
As estratégias 1 e 2 são bastante manuais e estáticas, ou seja, se o valor de uma das células somadas mudar, você terá que refazer o procedimento de soma. Já a estratégia 3 é dinâmica justamente porque fixa os valores somados de acordo com a célula. Dessa forma, a soma será realizada mesmo quando os valores originais mudarem.
Vamos montar uma pequena tabela com informações dos aluguéis? Antes de mais nada, selecione todos os valores de aluguéis e altere sua natureza para Moeda, da mesma forma como fizemos na aula passada. Lembre-se de usar o atalho CTRL+SHIFT+SETA BAIXO para selecionar todas as células ocupadas em uma coluna, começando pela célula C2.
Com isso feito, crie uma nova planilha clicando no + na parte inferior de sua planilha atual. Nessa nova planilha, crie uma tabela com as linhas nomeadas de “Média”, “Máximo” e “Mínimo”, como se segue:
Preste bastante atenção pois a próxima operação pode confundi-lo um pouco. Na célula à frente da média, digite o símbolo =. Esse símbolo habilita funções na célula, permitindo usar uma biblioteca imensa de funções pré-programadas. Agora, digite “média” e aperte TAB para deixar o Excel inserir a função para você. Se tudo correu bem, você terá isso na sua tela:
Agora, retorne à planilha com os valores dos aluguéis e selecione todas as células com os preços do aluguéis, como havíamos feito antes. Sua planilha deve estar assim:
Dê ENTER e pronto, você acabou de calcular a média de todos os valores de aluguéis em menos de um segundo.
Na célula ao lado do “Máximo”, insira o = e comece a digitar “máximo”. Perceba que você não precisa digitar a palavra por completo, dado que sempre poderá usar o TAB para completar a função automaticamente. Volte para a planilha dos aluguéis e selecione, novamente, todos os valores de aluguéis. Dê um ENTER para confirmar o uso da função.
Tente encontrar o valor mínimo por sua própria conta. Temos certeza de que consegue!
Se você fez tudo certo, sua tabela estará assim:
Bem legal, não é verdade?! Agora vamos aprender mais um jeito de trabalhar com função, que chamamos de “método preguiçoso”. Basicamente, algumas funções são tão usadas no dia a dia que a Microsoft simplesmente decidiu deixá-las em botões próprios. Quando apertados, os botões disparam um script que opera ou sobre uma coluna, ou sobre uma linha, a depender do contexto.
Vamos usar esse recurso magnífico!
Vá até a planilha com os valores de aluguéis e chegue até o final dos valores. Faça isso rapidamente usando o atalho CTRL+SETA BAIXO. Selecione a célula logo abaixo do último valor dos aluguéis.
Vá em Página Inicial > Edição e clique no símbolo de somatório (∑). Pronto, você acabou de somar todos os valores da coluna de aluguéis em apenas um clique. O símbolo de somatório conta com um menu cheio de funções usadas com frequência. Dê uma olhada nas funções disponíveis.
Existem dois detalhes importantes em nosso caso: quando aplicamos a função pré-programada de soma, o resultado fica como ######## e um símbolo de somatório aparece embaixo da célula.
Sempre que você vir ###### em uma célula, saiba que o número ocupa mais espaço do que aquele oferecido pela célula. Portanto, basta aumentar um pouco o tamanho da célula para ver o número. Quanto ao símbolo, clique nele e veja as opções.
Como estamos trabalhando com uma tabela, o Excel sempre vai perguntar a forma como desejamos a disposição do novo valor e, nesse caso, tanto a linha de totais quanto a opção “dentro da tabela” adicionam o novo valor à tabela, criando uma nova linha. A última opção torna o valor independente da tabela e, nesse caso, é mais recomendada.
Vídeoaula:
Isso encerra nossa aula. Você está a um passo de dominar o Excel. Parabéns!
Este artigo pertence ao Curso de Pacote Office Básico
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