FASES DA ORGANIZAÇÃO DO EVENTO

Seja qual for o tipo de evento que organizamos, existem três grandes etapas que são bastante distintas em termos de gerência do tempo, quantidade de recursos necessários e ações que devemos realizar.

Pré-evento

Vai desde o momento da primeira ideia, tendo início com o planejamento, essencial em qualquer tipo de evento e que só termina quando o local é fechado para ser preparado. As atividades fundamentais desta etapa estão ligadas ao estabelecimento de objetivos e a realização de cada um deles, levando em conta que todos precisam ser cumpridos.

Nesta etapa, o organizador se programa para todos os possíveis imprevistos, sendo importante a realização de reuniões regulares com a equipe de organização e apoio. A troca de informações é essencial durante o evento para que as atividades ocorram conforme o planejado.

Um ponto importante a ser mencionado é estabelecer os objetivos do evento, fundamental para que as expectativas do cliente sejam atendidas. Tão importante quanto isso, é definir a data, o horário e o local. Aqui, atente-se a detalhes primordiais, como transporte, segurança, entre outros.

A agenda pré-evento é outro assunto ao qual é necessário dar muita atenção, devido à importância de agregar os detalhes sem deixar nenhum de fora. Por isso, é fundamental listar os possíveis locais para o evento a fim de escolher aquele que se adapte melhor às suas necessidades.

A busca e seleção de fornecedores também é realizada nessa etapa. Também é bom destacar que, à medida que a data do evento se aproxima, mais recursos serão necessários tendo em vista a intensificação das atividades a serem controladas. Falando em fornecedores, lembre-se de que eles fazem parte do orçamento.

O orçamento é uma etapa indispensável para o evento, pois vários itens vão depender da sua boa administração.

Evento

Começa quando se move a organização para o local do evento, tendo início com a montagem das instalações temporárias. É a etapa mais intensa e que requer maior nível de coordenação e supervisão. Afinal, tudo tem que funcionar, as funções e tarefas delegadas a cada um dos responsáveis, logística bem planejada e uma agenda a ser seguida.

• Montagem

• Credenciamento de participantes

• Agenda de atividades do evento

• Desmontagem

  
  

Pós-evento

Concluído o evento, é hora de avaliar e analisar seus resultados e metas alcançadas. No pós-evento, a equipe identifica o que funcionou ou não, o que pode e deve ser melhorado, entre outros pontos. O tempo ideal para a avaliação é durante a primeira semana pós-evento.

Além da avaliação interna, é importante fazer um feedback com o seu cliente, afinal, é ele quem pode te indicar para outros possíveis organizadores.