FASES DE UM EVENTO

Quem vai a um evento e o encontra organizado, sem pontas soltas e problemas, nem imagina quanto trabalho foi - e ainda é - envolvido em sua realização. Até porque um evento não começa, apenas, com seu início, e nem finaliza quando termina. Em outras palavras, diversas fases compõem a realização de um evento, a saber:

• Pré-evento

Ações que devem ser realizadas para que o evento aconteça. Geralmente, envolve questões mais burocráticas, como:

• Orçamento do evento

• Definição de agenda ou horário de apresentações

• Definição dos objetivos

• Aluguel de equipamentos

• Contratação de equipes e profissionais

• Venda de ingressos

• Divulgação do evento

  
  

• Durante o evento

Ações que devem ser realizadas ao longo do evento, para que ele aconteça até o fim dentro da programação prevista. Envolve questões mais práticas, como:

• Controle de entrada (check in de participantes e conferência de ingressos)

• Limpeza e segurança

• Comercialização de bebidas e alimentos

• Apoio aos participantes

• Pós-evento

As ações pós-evento costumam ser mais analíticas, voltadas para a mensuração da satisfação dos participantes e do sucesso da produção. Costuma contar com iniciativas como:

• Pagamento dos profissionais envolvidos

• Envio de pesquisas de satisfação aos participantes

• Divulgação de imagens e vídeos do evento nas redes sociais

• Fechamento de caixa e borderô financeiro