Métodos de Inventário e Auditoria de Estoques

Para manter a precisão dos registros de estoque e garantir que as mercadorias não estejam sendo desviadas ou perdidas, é fundamental realizar inventários e auditorias periódicas. Essas práticas ajudam a identificar discrepâncias entre os registros e a realidade física do estoque.

Inventário Periódico vs. Inventário Perpétuo

Os métodos de inventário podem ser divididos em duas categorias principais: periódico e perpétuo.

• Inventário Periódico: Nesse método, o estoque é contado manualmente em intervalos regulares, como mensalmente ou anualmente. É uma abordagem mais simples, mas pode ser demorada e propensa a erros humanos.
• Inventário Perpétuo: No inventário perpétuo, o estoque é atualizado em tempo real à medida que as transações ocorrem. Isso é feito por meio de sistemas de gerenciamento de estoque e leituras de código de barras ou RFID. É mais preciso, mas requer um investimento em tecnologia.

Auditorias de Estoques

As auditorias de estoques são processos detalhados de revisão e verificação dos registros de estoque. Essas auditorias podem ser realizadas internamente ou por auditores externos. Algumas práticas comuns incluem:

• Revisão de Documentação: Verificar todos os registros de entrada e saída de mercadorias para garantir que correspondam às transações reais.
• Contagem Física: Realizar uma contagem física das mercadorias para comparar com os registros. Isso pode envolver a contagem de todos os itens ou uma amostragem representativa.
• Análise de Tendências: Analisar os registros históricos de estoque para identificar padrões de comportamento, como sazonalidade ou aumento nas perdas.
• Entrevistas e Investigação: Em casos de suspeita de perdas, é importante entrevistar funcionários e realizar investigações detalhadas para identificar a causa das discrepâncias.
• Leitores de Código de Barras e RFID: O uso de leitores de código de barras e RFID permite um processo de contagem mais rápido e preciso. Os dados são capturados automaticamente e atualizados nos sistemas em tempo real.
• Software de Gerenciamento de Estoques: Os sistemas de gerenciamento de estoques automatizam a maioria das tarefas de inventário e auditoria. Eles mantêm registros precisos e oferecem ferramentas de análise para identificar discrepâncias.
• Tecnologia de Reconhecimento de Imagem: Em algumas situações, a tecnologia de reconhecimento de imagem pode ser usada para verificar visualmente os produtos e compará-los com os registros.

Boas Práticas de Inventário e Auditoria de Estoques

Além das técnicas e tecnologias, existem algumas boas práticas que devem ser seguidas ao realizar inventários e auditorias de estoques:

• Planejamento Antecipado: Planejar o inventário ou a auditoria com antecedência, definindo objetivos claros e alocando recursos adequados.
• Treinamento da Equipe: Certificar-se de que a equipe responsável pelo inventário ou auditoria esteja devidamente treinada nas técnicas e tecnologias a serem usadas.
• Documentação Completa: Manter registros detalhados de todo o processo, incluindo datas, horários, resultados e ações corretivas tomadas.
• Análise de Resultados: Analisar os resultados do inventário ou da auditoria para identificar áreas de melhoria e tomar medidas para evitar perdas no futuro.

Exemplo Prático: 

Imagine que você é o gerente de um armazém de produtos eletrônicos e deseja realizar uma auditoria de estoque para verificar a precisão dos registros. Aqui estão ações específicas:

• Inventário Perpétuo com RFID: Se você já possui um sistema RFID, use-o para identificar e contar produtos eletrônicos em tempo real. Os leitores RFID registrarão automaticamente cada item, comparando os dados com os registros em seu sistema de gerenciamento de estoque.
• Contagem Física: Caso não tenha RFID, organize uma equipe para realizar uma contagem física de produtos eletrônicos. Use scanners de código de barras ou dispositivos móveis para registrar os números rapidamente.
• Revisão de Documentação: Após a contagem, revise todos os registros de entrada e saída de produtos eletrônicos para garantir que eles coincidam com os resultados da auditoria.
• Atualização de Registros: Atualize imediatamente os registros contábeis de estoque para refletir as descobertas da auditoria. Qualquer discrepância deve ser investigada.