Organização e administração do tempo

Ser uma boa secretária significa ser preparada, eficiente e bem-organizada. Ao melhorar e aperfeiçoar suas habilidades de comunicação e organização, você pode se tornar uma secretária especialista e uma parte indispensável de uma equipe, tornando seu emprego mais envolvente, seguro e agradável.

Seja pontual. Dê a si mesma tempo de sobra para se deslocar para o escritório e ir a reuniões ou outros compromissos. Seja cedo para se preparar ou apenas colocar em dia e-mails ou outras 

Tente rastrear o tempo que você leva para chegar ao trabalho todos os dias para ver qual é a média real e ajustar seu tempo de acordo. Adicione um tempo de buffer de 15 ou 20 minutos a qualquer tempo, e até teste quanto tempo leva para chegar a algum lugar antes de ir lá pela primeira vez.

Seja clara mentalmente. Tenha bastante descanso para que sua mente fique afiada e pensando eficientemente. Tenha uma xícara de café ou chá de manhã, se quiser, ou sempre que precisar de um impulso. Faça pausas e faça uma pausa para reorganizar sua mesa periodicamente.

Levante-se de sua mesa ou faça uma pausa do que você está fazendo por 17 minutos após cada 52 minutos, como estudos mostram que isso faz a melhor produtividade. Faça alguns exercícios simples, converse com colegas de trabalho, ou apenas dê um passeio pelo escritório durante este tempo.

Conheça o horário. Familiarize-se com o cronograma para o seu chefe, você mesmo ou qualquer outro funcionário que você precisa acompanhar no início de cada dia. Olhe o cronograma periodicamente para que você possa economizar tempo ao fazer compromissos e evite dupla reserva ou outros erros.

Mantenha os horários e calendários abertos e disponíveis para acioná-los no seu computador ou telefone a qualquer momento para que você possa consultá-los e adicionar compromissos imediatamente.

Vá para reuniões com todos os materiais. Apareça em qualquer compromisso pronto com materiais e notas claras de reuniões anteriores, e um dispositivo ou notebook para retirar atas e outras notas da reunião atual. Pergunte ao seu chefe sobre qualquer coisa sobre seu papel na reunião, incluindo quaisquer materiais especiais, como formulários ou apostilas que você pode ter pronto para economizar tempo na preparação ou impressão posterior.

Tente enviar uma agenda para a próxima reunião, atas da última reunião ou qualquer outro material relevante para todos os participantes na manhã ou noite anterior.

Considere aprender taquigrafia. Aprenda sobre diferentes tipos de taquigrafia e maneiras de acelerar sua escrita se você tomar um monte de notas à mão.[6] Faça um curso de taquigrafia para aprender os personagens e melhorar sua velocidade.

Se você não costuma tomar notas à mão ou não quer aprender taquigrafia, faça um teste de digitação. Defina um temporizador por um minuto e tente digitar um e-mail típico no seu telefone, tablet, teclado portátil e teclado separado. Em seguida, conte o número de palavras que você digitou em cada dispositivo. Atenha-se ao dispositivo com a maior contagem de palavras quando você precisar tomar notas rápidas.

Comprometa-se com listas e planejadores. Mantenha um planejador, calendário e lista de tarefas e atualize-os de forma consistente. Mantenha-os em lugares facilmente vistos e alcançados, ou tenham vários que podem ser sincronizados juntos.

Se você trabalhar bem com caneta e papel, mantenha um pequeno planejador ou calendário que possa caber no bolso ou bolsa para que você sempre tenha com você. Mantenha uma caneta presa, se possível. Tenha um bloco de notas designado para listas de tarefas em sua mesa.

Se você trabalhar melhor com a organização digital, use o calendário do seu telefone e o sistema de lembretes para marcar consultas e receber notificações sobre eles. Experimente aplicativos para gerenciar suas tarefas.

Sincronize suas informações. Certifique-se de que você sempre tem notas e outros materiais com você sincronizando calendários, listas e arquivos em todos os seus dispositivos, o que quase todos os aplicativos modernos têm a capacidade de fazer.

Compartilhe tarefas, documentos e anotações com outras secretárias, seu chefe ou outros funcionários com softwares de gerenciamento de projetos como o Trello.

Código de cores. Configure um sistema de codificação de cores para ajudar a categorizar todos os seus materiais rapidamente. Atribua uma cor a cada projeto, dia, funcionário ou de qualquer maneira que você queira delinear seu trabalho. Use marcadores e guias ou etiquetas coloridas para marcar arquivos, bandejas e notebooks para localizar facilmente as informações certas.

Muitos aplicativos web e móveis para e-mail, calendários e listas também permitem que você atribua uma cor a cada item.

Limpe sua caixa de entrada. Mantenha sua caixa de entrada de e-mail limpa e informações importantes de fácil acesso, arquivando um e-mail em uma pasta imediatamente, sinalizando ou marcando-o como não lido se você precisar voltar para ele, ou arquivar ou excluí-lo se você tiver certeza de que não precisa mais dele.

Tente fazer pastas para cada ano, trimestre ou mês, ou rotule-as por projeto, funcionário ou tipo. Tente responder, excluir ou registrar as informações do e-mail em outro lugar imediatamente. Defina horários para si mesmo, como ter todos os e-mails arquivados em pastas apropriadas até o final do dia, e limpar e lidar com tudo o que resta em sua caixa de entrada até o final da semana.

Seja consistente. Mantenha materiais do mesmo tipo em um determinado lugar e designe cadernos e pastas para projetos específicos. Tenha um bloco de notas específico para memorandos telefônicos, por exemplo, que sempre fica ao lado do telefone para que você nunca acabe tirando o nome e o número de alguém em um guardanapo. Mantenha as notas de reunião em um lugar separado de outras notas para que as informações não se misturem e difíceis de encontrar mais tarde.

Economize papel e tempo. Evite imprimir para salvar papel e opte por formulários online ou outros documentos para que você possa economizar tempo e recursos. Preencha formulários eletronicamente, se possível. Digitalize e salve cópias de arquivos em papel para que eles estejam sempre disponíveis e não sejam danificados ou perdidos. Circule arquivos digitais, lembretes, memorandos e agendas em vez de versões em papel sempre que possível.

Estoque de suprimentos. Nunca fique sem materiais importantes que você usa para ser organizado, como blocos de notas, canetas, envelopes e selos comprando ou deixando um gerente de escritório/comprador saber quando você está em sua última caixa ou contêiner de algo em vez de uma vez que todos eles se foram. 

Mantenha os suprimentos organizados em sua mesa ou espaço de trabalho. Use recipientes, bandejas, pastas de arquivos e outros recipientes todos rotulados ou coloridos para fácil classificação.

Atenha-se aos roteiros. Economize tempo e energia criando uma linguagem simples para reutilizar em correspondências que você repete com frequência. Tenha vários scripts disponíveis para diferentes situações, como e-mails, comunicados à imprensa ou telefonemas, que você pode copiar, colar e editar facilmente para se adequar ao cenário específico.

Seja um anotador meticuloso. Faça anotações em seu telefone, laptop ou bloco de notas para todas as reuniões, mensagens telefônicas ou outras conversas importantes. Coloque ou mova essas notas em pastas físicas ou eletrônicas especificamente rotuladas para que você possa consultá-las mais tarde e ter registros de comunicação verbal que você pode esquecer no decorrer de um dia atarefado.

Seja eficiente e amigável ao telefone. Pratique sua saudação e outras informações importantes ou comuns que você precisa dizer por telefone. Tenha a lista de ramais telefônicos do seu escritório bem na sua frente e trabalhe para armazená-los na memória para que você possa transferir chamadas rapidamente.

Conheça as características especiais do seu telefone de escritório, como enviar alguém diretamente para a caixa postal de um funcionário ou adicionar pessoas em uma teleconferência, para que você possa economizar tempo e evitar dificuldades técnicas.

Verifique sua gramática. Certifique-se de que todas as formas de comunicação escrita que você envia são marcadas e livres de erros de gramática e pontuação. Gaste os minutos extras para ler sobre e-mails, agendas e outras correspondências para verificar se tudo está correto e economizar o tempo e constrangimento posterior de ter que emitir correções ou responder e-mails de destinatários confusos.

Confirme compromissos e horários. Certifique-se de estar na mesma página e forneça lembretes ligando ou enviando e-mails no dia anterior ou dia de confirmação de compromissos e outros compromissos importantes. Volte a entrar em contato com pessoas que você não ouviu, enviando e-mails educados e sucintos ou mensagens telefônicas para lembrá-los que você está esperando uma resposta.

Como secretária, um de seus papéis principais é comunicar informações. Não importa o que você está tentando fazer, lembre-se que isso, acima de tudo, é o que vai ajudá-lo a ter sucesso.

Embora algumas pessoas pareçam ter nascido com a capacidade de falar com qualquer um, esta também é uma habilidade que pode ser facilmente aprendida.

Gerenciamento de Tempo

Uma das coisas que você vai notar como secretária é que você tem dias que parecem estar cheios de deveres, enquanto outros dias você não tem tanto o que fazer.

Para lidar com essas mudanças em sua agenda, pode ajudar a aprender sobre gerenciamento de tempo. Quando você tem uma noção de como gerenciar seu tempo, você terá uma chance melhor de fazer tudo, mesmo quando você tem uma lista mais longa de tarefas para realizar.

Como agendar seu dia

Todos os dias, você tem um certo número de horas que você precisará preencher. Dependendo da maneira como você trabalha e da maneira como você é designada ao trabalho que você precisa fazer, sua agenda pode parecer diferente. Embora existam muitos pensamentos diferentes sobre o que pode funcionar para um cronograma de trabalho eficaz, você pode descobrir que você tem maneiras diferentes que funcionam melhor para você.

O que você pode querer fazer agora é determinar o que as expectativas dos outros incluem antes de se estabelecer em um cronograma para o seu dia de trabalho.

• Quando você deve atender os telefones?
• Quão rápido você vai responder o e-mail?
• Quais responsabilidades de limpeza de escritório ou deveres de inventário você tem?
• Como sua agenda afeta os outros ao redor do escritório?
• Quando é seu almoço?
• Você tem outras pausas durante o seu dia?
• Que horas você deveria trabalhar? Você pode ser flexível com seu tempo?

Ao ter uma noção de como os outros podem querer que você trabalhe, você pode começar a ajustar sua agenda para atender à necessidade daqueles que você apoia. Você precisa ter certeza que eles estão tratados, afinal.

Uma maneira de agendar o seu dia é sentar-se com um calendário de papel em branco e preencher todos os deveres que você tem todos os dias em determinados horários. Então você pode bloquear seu almoço e outras pausas.

O tempo que resta é com o que você tem que trabalhar quando você está agendando seus dias. Você pode querer dividir desta vez em diferentes tipos de trabalho que você faz:

Quando você olha para o seu dia assim, você pode começar a organizá-lo de uma maneira que faça sentido para o seu horário e que faça sentido para o trabalho que você precisa realizar.

Uma boa maneira de determinar se isso é eficaz é configurar um cronograma no qual você agende todas essas tarefas durante certas partes do dia. 

No final da semana, veja quais tarefas demoram mais, o que não demorou tanto quanto você pensou, e depois revise seu cronograma.

Determine suas prioridades

Claro, a melhor maneira de agendar o seu dia e ter certeza de que você é eficaz em seu trabalho é determinar quais são suas prioridades. Existem várias maneiras diferentes em que você pode determinar suas prioridades.

• Peça prioridades semanais.
• Peça prioridades diárias.
• Revise sua lista de prioridades todas as manhãs.

Uma boa maneira de lidar com um cronograma que está sempre mudando, com algumas coisas se tornando mais importantes do que outras durante o dia, é rotular suas tarefas com diferentes rótulos prioritários.

Aqui estão alguns sistemas que podem ser úteis:

Vermelho, amarelo, verde: Rotule todos os seus deveres em termos dessas cores, atribuindo os deveres mais importantes como vermelho para algo que é urgente, amarelo como coisas que precisam ser feitas quando os itens vermelhos são concluídos, e verde para coisas que você pode chegar eventualmente.

Numérico: Algumas pessoas gostam de focar em suas prioridades em termos de valor numérico, com 1 ou 10 significando o que é mais importante fazer.

A, B, C: Outro método é atribuir "notas" às prioridades, ajudando você a ver o que precisa ser feito primeiro.

O que você vai querer fazer é atribuir essas prioridades pela manhã, ou à noite, dependendo de quando o trabalho começa para você, é atribuir as prioridades e deixá-las como elas são.

Não passe o resto do dia mudando as prioridades, pois isso pode fazer com que você perca o foco no que precisa fazer.

Fique com as prioridades, e se você ouvir do seu chefe que as coisas precisam mudar, então você pode mostrar ao seu chefe sua lista e perguntar o que pode ser feito de menor prioridade, a fim de criar um dia mais eficaz e eficiente.

As prioridades podem estar sempre mudando para você, especialmente em indústrias criativas e relacionadas à saúde. Quando este for o caso, você vai descobrir que você aprende quais itens são prioridades altas e quais não são, sem ter que rotular suas tarefas.

Por outro lado, você pode se encontrar em uma posição de secretária na qual você tem que completar as mesmas tarefas todos os dias. Quando este é o caso e as coisas não mudam com tanta frequência, você pode determinar quais itens precisam ser feitos primeiro para que você ainda possa priorizar o seu tempo, no caso de você ficar para trás por qualquer motivo.

Trabalhando eficientemente

Existem muitas escolas de pensamento em termos de como trabalhar de forma mais eficiente. Embora você possa achar que você é mais eficiente em alguns dias em relação a outros, existem alguns sistemas que podem ajudá-lo a decidir como criar os dias mais eficientes.

Uma maneira pela qual você pode trabalhar com as tendências naturais do seu corpo é trabalhar nas tarefas mais difíceis quando você tem mais energia. Para muitas pessoas, isso é a primeira coisa da manhã, antes que eles tenham a queda no meio da tarde.

Para outros, isso pode ser à tarde, pois eles se sentem mais energizados quando sabem que é quase hora de partir.

Aqui estão algumas maneiras de usar esta técnica:

• Agende tarefas difíceis para os tempos de alta energia.
• Concentre-se em tarefas menos importantes durante tempos de baixa energia.
• Mapeie sua energia para ver onde você pode precisar ajustar sua agenda.

Você já sabe que tipo de pessoa você é, como você pensa sobre a maneira como você trabalhou em outros trabalhos. Quando você considera os níveis de energia natural que você tem, você pode começar a ver como você também pode trabalhar com eles em vez de usar a cafeína como uma maneira de romper para fazer as coisas.

A Técnica Pomodoro

Acredita-se que a mente humana pode se concentrar em tarefas por apenas cerca de 90 minutos de cada vez. Se isso parece muito tempo para você, a Técnica Pomodoro é outra boa maneira de manter sua motivação e sua produtividade em dia.

Este sistema é baseado em dois princípios principais:

• Trabalhar em rajadas curtas de cerca de 25 minutos.
• Faça pausas de 5 e 20 minutos.

O que você quer fazer é definir um alarme por 25 minutos. Trabalhe no que você precisa trabalhar e nada mais para esse tempo. No final do tempo, faça uma pausa de cinco minutos.

Como você pode ver, você está colocando seu cérebro em trabalho focado por cerca de 100 minutos, com pausas para ajudá-lo a relaxar e refocar.

Continue este ciclo até o fim do seu dia. Você vai descobrir que você pode obter muito mais feito nessas pequenas rajadas de energia focada do que você pode ser capaz se você não criar limites para o trabalho.

Experimente por alguns dias para ver o que ele pode fazer para a produtividade do seu trabalho.

Desligue as distrações

O melhor conselho que você pode ter quando se trata de aumentar sua gestão de tempo e produtividade do trabalho é remover todas as distrações do seu escritório.

Quando você está no trabalho, isso significa que você deve evitar qualquer navegação fora da Internet, chamadas telefônicas, fazer listas etc. Concentre-se apenas no trabalho que você tem em mãos, nada mais.

Para muitas pessoas, isso significa desligar a Internet, sempre que possível, ou tirar algum tempo dos telefones se esta for uma grande parte do seu dia. Se possível, permita que os telefones vão para a caixa postal quando você estiver trabalhando em um projeto maior, ajudando você a se concentrar no que você precisa fazer e fazê-lo.

Faça as tarefas fáceis/difíceis primeiro

Algumas pessoas acham que é mais motivador fazer todas as tarefas fáceis em sua lista de "fazer" primeiro porque ajuda a dar-lhes uma sensação de realização. Por outro lado, tirar as tarefas difíceis do caminho também pode ajudá-lo a gerenciar seu tempo com mais sabedoria.

Se você não tem certeza do que será mais motivador, experimente ambas as opções em dias diferentes para ver o que isso faz para sua vida profissional.

A prestação de contas é uma ótima maneira de melhorar a produtividade. Comece a enviar relatórios para seu chefe ou supervisor no final de cada dia e semana para mostrar suas realizações, bem como para se manter nos trilhos.

Embora certamente haverá semanas em que você não faça tanto quanto gostaria, essa responsabilidade garantirá que você ainda esteja avançando, pois você sabe que outra pessoa observará o que você está fazendo.

Como secretária, você verá que sua lista de tarefas é algo que pode ser abordado com facilidade, uma vez que você entenda como gerenciar melhor a maneira como você trabalha.