PÓS-EVENTO

Tão importante quanto o pré e durante o evento, esta etapa configura o momento de avaliação e análise de resultados, marcando o encerramento das atividades. Configuram, entre as ações executadas, a desmontagem da estrutura física, prestação de contas junto ao cliente, relatórios, devolução de materiais e agradecimentos.

Para efetivação dessa fase, são necessários alguns instrumentos de controle, que foram utilizados durante a organização do evento, tais como:

a) formulários de procedimentos formais;

b) checklist;

c) relatórios periódicos das atividades;

d) atas das reuniões periódicas;

e) questionários de avaliação dos participantes;

f) outros.

Os setores que devem ser trabalhados efetivamente no pós-evento são: a Secretaria, divulgação do pós-evento e serviços complementares. Os serviços de Secretaria não param após o evento. Ela é responsável na fase do pós-evento pelas seguintes atividades:

a) preparar e enviar correspondência final;

b) controlar, arquivar e encadernar toda a correspondência enviada e recebida antes e durante o evento;

c) agradecer a todos que forneceram materiais ou colaboraram para realização do evento;

d) preparar relatório final sobre as atividades em geral;

e) providenciar a edição e publicação dos anais;

f) enviar os anais aos participantes do evento;

g) elaborar portfólio.

Desmontagem

A equipe será responsável pela desmontagem do evento e devolução do material utilizado, como equipamentos audiovisuais, iluminação, utensílios, entre outros itens. Ainda, é essencial fazer uma vistoria do local onde o evento aconteceu. Verifique cada detalhe das últimas etapas do evento, como a limpeza do ambiente e a devolução dos materiais alugados, por exemplo.

Mesmo que você tenha uma equipe para te auxiliar na checagem, o ideal é acompanhar toda a vistoria, com a finalidade de assegurar que tudo esteja sob controle. Lembre-se que um erro aparentemente simples pode ser o estopim para comentários negativos sobre você, o que pode prejudicar a sua reputação no mercado.

Para evitar desastres, confira tudo com o apoio de uma planilha, a qual deve conter as informações associadas aos itens que devem ser verificados. Algumas despesas decorrentes de problemas são cobradas de você, e não das pessoas contratadas para efetuar determinado serviço. Portanto, aconselha-se sair do local apenas depois que todos os funcionários forem liberados por você, que deve analisar se eles cumpriram o que foi combinado antes do evento.

Avaliação no pós-evento

As pesquisas de opinião dos participantes internos e externos também oferecem subsídios no processo de avaliação final do evento. Nesse processo a avaliação que os participantes fazem do evento é realizada por intermédio de respostas a um questionário de pesquisa de opinião aplicado durante o evento.

A equipe deve reunir-se para avaliar o evento como um todo, seus sucessos e fracassos. O tempo ideal para realização de uma avaliação é durante a primeira semana pós-evento. Além da avaliação interna, é importante agradecer por escrito aos participantes e colaboradores de todas as diferentes atividades.

Relatórios de resultados e fechamento contábil

A equipe organizadora deve providenciar relatórios sobre os resultados atingidos pelo evento, isto é, se atingiu as expectativas, detecção de pontos negativos e positivos. E, não existe ferramenta melhor para mensurar resultados que o feedback, que permite saber o que não funcionou , o que melhorar e analisar o que deu certo para repetir na próxima edição. O feedback facilita a comunicação com os participantes e palestrantes.

É interessante lembrar que alguns tipos de avaliação devem ser coletadas em tempo real, enquanto a questão analisada ainda se mantém fresca na cabeça do avaliador. Isso é importante para a avaliação de itens específicos da programação ou de palestrantes. Quando a ideia é obter uma análise mais sistêmica, o feedback pós-evento é de grande valor.

Nele os participantes têm a oportunidade de avaliar suas experiências em perspectiva, observando como elas foram assimiladas e o impacto nas suas vidas. Esse é um tipo de feedback de evento muito valioso, já que tende a ser um termômetro mais preciso da satisfação geral. Não esqueça que esse mesmo feedback pós-evento também pode ser coletado com patrocinadores, expositores e, até mesmo, palestrantes.

Por mais que você planeje o seu evento com extremo cuidado, organizando suas despesas com a devida precisão, você só será capaz de enxergar realmente qual foi o seu balanço financeiro depois que toda a poeira assentar. Esta etapa inclui a prestação de contas ao cliente, produzindo relatórios sobre a movimentação financeira do evento. Existem uma série de gastos nem sempre tão previsíveis que podem acontecer durante a realização de um evento.

Além disso, analisar criticamente suas planilhas, buscando extrair insumos para as próximas edições é sempre muito válido. Nem todos os eventos buscam gerar algum tipo de faturamento para a organização, ainda assim, ninguém quer que seu evento seja executado fora do orçamento previsto, gerando algum tipo de prejuízo. Os números não mentem e eles poderão te informar de maneira bastante precisa quais são os principais gaps do evento e onde você pode melhorar.

Providências finais

Nesta fase, o organizador deve enviar e-mails de agradecimento aos participantes, além de press-release do evento a imprensa. Nos eventos acadêmicos, ainda é necessário providenciar o envio dos certificados, documentos que comprovam a participação no evento. Se for o caso, também é a hora de divulgar a próxima edição do evento, usando o espaço dos agradecimentos e últimas considerações para firmar acordos e convites.

Realize uma vistoria em todos os ambientes do lugar, desde os pontos de alimentação até os banheiros. Essa checagem nas instalações é necessária porque eventuais problemas serão descontados do seu pagamento. Por isso, se encontrar alguma coisa errada, garanta que seja arrumada.

Evite fazer o pagamento dos profissionais no dia do evento, visto que você terá milhares de coisas na cabeça e terá mais chances de cometer equívocos em função da adrenalina do evento. Recomenda-se pagar os funcionários em um dia útil, com o máximo de segurança possível e só depois que o evento tiver acontecido.

Depois do evento, também é importante reunir a equipe e revisar o briefing inicial do evento. Faça isso enquanto todas as informações ainda estão frescas na sua cabeça. Para ajudar nesse processo, você pode seguir os três seguintes passos:

1. Busque entender primeiramente quais objetivos o seu evento deveria atingir e se eles foram realmente alcançados;

2. Avalie o que funcionou dentro do esperado, aquilo que fugiu do previsto e como pode ser melhorado na próxima oportunidade;

3. Estimule o seu time a refletir sobre o todo, aproveitando a oportunidade para engajá-los e deixá-los empolgados para a próximo edição;

A grande questão aqui é entender se o briefing inicial foi capaz de guiar a organização de maneira correta, estipulando os objetivos e as expectativas a serem cumpridas. Nenhum briefing é perfeito e, certamente, você será capaz de identificar pontos de melhoria que poderão ser revisados. É importante, no entanto, que você faça isso de uma maneira construtiva, sem apontar dedos em relação aos erros, tratando-os sempre como oportunidades, e não apenas como falhas.

Após a conclusão do evento, atualize as informações do seu site. Afinal, nada mais frustrante do que procurar uma informação na internet e não encontrá-la. Assim sendo, durante o período da gestão do pós evento, planeje uma atualização que trate sobre o evento. Você pode incluir os pontos altos do acontecimento, depoimentos de participantes, parceiros, patrocinadores e palestrantes, por exemplo.

Também pode divulgar um pouco sobre os conteúdos que foram apresentados no evento. Ainda, crie expectativas sobre uma próxima edição e faça linkagem com as redes sociais. Por exemplo: “para saber mais sobre o que aconteceu no evento e novidades sobre próximas edições, fique sempre de olho nas nossas redes sociais!”.