PADRONIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS II

• Contrato administrativo

Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum.

• Convênio 

Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum.

No Convênio os signatários são chamados de partícipes, pois manifestam pretensões comuns (união de esforços e recursos). Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra CONVÊNIO), em letras maiúsculas. 

2. Ementa, em letras maiúsculas, no alto da página, à direita. 

3. Introdução, constando dos nomes e qualificação dos convenentes. 

4. Cláusulas, sequenciadas em ordinal, por extenso e em letras maiúsculas, tratando de tópicos específicos: objeto, obrigações, prazos de vigência etc. 

5. Termo (ou fecho). 6. Assinaturas das partes convenentes e das testemunhas.

• Correspondência

É toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice‐versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

• Correspondência ou comunicação interna    

É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

• Declaração

A declaração é o documento por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original. Em suma, é o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento. 

Deve trazer título, texto (com nome do declarante, finalidade e exposição de assunto), local, data e assinatura. 

• Decreto 

Ato administrativo destinado a prover situações gerais e individuais, abstratamente previstas de modo expresso, ou implícito na lei. É da competência exclusiva dos chefes do Executivo. O Decreto pode ser: 

• regulamentar, visando a explicar a lei e a facilitar a sua execução; 

• individual ou coletivo, relacionando-se a situações funcionais.

Suas partes componentes são: 

1. Preâmbulo 

1.1. Título (a palavra DECRETO), número e data de expedição em letras maiúsculas. 

1.2. Ementa da matéria do Decreto, em letras maiúsculas e à direita da página. 

1.3. A palavra CONSIDERANDO em letras maiúsculas, seguida de dois pontos à esquerda. Abaixo dela, as considerações discriminadas. 

1.4. A palavra DECRETA, em letras maiúsculas e negrito, à esquerda, seguida de dois pontos. 

• Deliberação

É espécie do gênero ato administrativo normativo ou decisório praticado pelo órgão colegiado. Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra DELIBERAÇÃO), com a sigla do órgão emitente e o número (à esquerda), e a data por extenso (à direita) em letras maiúsculas, na mesma linha. 

2. Ementa da matéria da Deliberação, em letras maiúsculas, à direita da página. 

3. Preâmbulo, seguido da fundamentação e da palavra DELIBERA, alinhada à esquerda, seguida de dois pontos. 

4. Texto: exposição do conteúdo da Deliberação, distribuído em artigos, parágrafos e alíneas. 

5. Local e data, por extenso. 

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que expede a Deliberação.

• Despacho

Pronunciamento de autoridade administrativa em petição que lhe é dirigida ou, ainda, ato relativo ao andamento do processo. Pode ter caráter decisório ou apenas de expediente. O Despacho não deve ser exarado na mesma folha do original submetido à autoridade, e sim em folha separada, para permitir o correto arquivamento dos autos. 

A publicação do Despacho é o princípio que tem por objetivo assegurar moralidade administrativa, excetuados os Despachos considerados sigilosos. Suas partes componentes são:

1. Destinatário, precedido da preposição adequada. 

2. Texto que expressa o teor da decisão. 

3. Local e data, por extenso. 

4. Assinatura, nome e cargo da autoridade que exara o Despacho

• Contrato administrativo

Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum.

• Convênio 

Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum.

No Convênio os signatários são chamados de partícipes, pois manifestam pretensões comuns (união de esforços e recursos). Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra CONVÊNIO), em letras maiúsculas. 

2. Ementa, em letras maiúsculas, no alto da página, à direita. 

3. Introdução, constando dos nomes e qualificação dos convenentes. 

4. Cláusulas, sequenciadas em ordinal, por extenso e em letras maiúsculas, tratando de tópicos específicos: objeto, obrigações, prazos de vigência etc. 

5. Termo (ou fecho). 6. Assinaturas das partes convenentes e das testemunhas.

• Correspondência

É toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice‐versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

• Correspondência ou comunicação interna    

É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

• Declaração

A declaração é o documento por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original. Em suma, é o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo sobre pessoa ou acontecimento. 

Deve trazer título, texto (com nome do declarante, finalidade e exposição de assunto), local, data e assinatura. 

• Decreto 

Ato administrativo destinado a prover situações gerais e individuais, abstratamente previstas de modo expresso, ou implícito na lei. É da competência exclusiva dos chefes do Executivo. O Decreto pode ser: 

• regulamentar, visando a explicar a lei e a facilitar a sua execução; 

• individual ou coletivo, relacionando-se a situações funcionais.

Suas partes componentes são: 

1. Preâmbulo 

1.1. Título (a palavra DECRETO), número e data de expedição em letras maiúsculas. 

1.2. Ementa da matéria do Decreto, em letras maiúsculas e à direita da página. 

1.3. A palavra CONSIDERANDO em letras maiúsculas, seguida de dois pontos à esquerda. Abaixo dela, as considerações discriminadas. 

1.4. A palavra DECRETA, em letras maiúsculas e negrito, à esquerda, seguida de dois pontos. 

• Deliberação

É espécie do gênero ato administrativo normativo ou decisório praticado pelo órgão colegiado. Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra DELIBERAÇÃO), com a sigla do órgão emitente e o número (à esquerda), e a data por extenso (à direita) em letras maiúsculas, na mesma linha. 

2. Ementa da matéria da Deliberação, em letras maiúsculas, à direita da página. 

3. Preâmbulo, seguido da fundamentação e da palavra DELIBERA, alinhada à esquerda, seguida de dois pontos. 

4. Texto: exposição do conteúdo da Deliberação, distribuído em artigos, parágrafos e alíneas. 

5. Local e data, por extenso. 

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que expede a Deliberação.

• Despacho

Pronunciamento de autoridade administrativa em petição que lhe é dirigida ou, ainda, ato relativo ao andamento do processo. Pode ter caráter decisório ou apenas de expediente. O Despacho não deve ser exarado na mesma folha do original submetido à autoridade, e sim em folha separada, para permitir o correto arquivamento dos autos. 

A publicação do Despacho é o princípio que tem por objetivo assegurar moralidade administrativa, excetuados os Despachos considerados sigilosos. Suas partes componentes são:

1. Destinatário, precedido da preposição adequada. 

2. Texto que expressa o teor da decisão. 

3. Local e data, por extenso. 

4. Assinatura, nome e cargo da autoridade que exara o Despacho

• Edital 

Instrumento pelo qual a Administração dá conhecimento ao público sobre: licitações, concursos públicos, atos deliberativos etc. É obrigatória a divulgação do edital, pela imprensa, integralmente ou como "aviso de Edital", dando informações gerais e o local onde é possível obtê-lo na íntegra. Suas partes componentes são:

1. Título (a palavra EDITAL, em letras maiúsculas, em negrito e centralizada sobre o texto). 2. CITAÇÃO DO OBJETO DO EDITAL em letras maiúsculas, em negrito alinhado à esquerda. 

3. Preâmbulo: parte introdutória, apresentando o assunto e a identificação do órgão responsável. 

4. Texto: parte fundamental do edital que define o objeto e estabelece as condições de participação. 

5. Fecho: encerramento do edital, com as determinações finais sobre sua divulgação 

6. Local e data por extenso. 

7. Assinatura e cargo da autoridade responsável.

• Exposição de motivos

A exposição de motivos é o expediente dirigido ao presidente da República ou vice-presidente para informá-lo de determinado assunto, propor alguma medida ou submeter projeto de ato normativo à sua consideração. Em regra, a exposição de motivos é dirigida por um ministro de Estado. Quando houver mais de um Ministério envolvido, deve ser assinada pelos respectivos ministros. 

Assim, passa a ser chamada de interministerial. Sua redação, ainda, obedece o padrão ofício, devendo apresentar duas estruturas. Uma para a que tem caráter exclusivamente informativo e outra para a que propõe alguma medida ou submete projeto de ato normativo. Suas partes componentes são: 

1. Título abreviado - EM - seguido da sigla do órgão expedidor e sua esfera administrativa, à esquerda da página. 

2. Local e data por extenso, à direita da página, na mesma linha do Título. 

3. Vocativo: a palavra Senhor (a) seguida de vírgula, e o cargo da autoridade a quem se destina o documento. 

4. Texto, composto de: 

4.1. introdução, onde se esclarece o problema que está exigindo a adoção da medida ou ato normativo proposto; 

4.2. desenvolvimento, onde se esclarecem as razões de ser da medida ou ato normativo oportuno para o problema exposto; 

4.3. conclusão: repetição, para efeito de ênfase da validade da medida para solucionar o problema exposto. 

5. Fecho de cortesia, com o advérbio Respeitosamente. 

6. Assinatura e identificação do signatário. 

• Informação 

Esclarecimento fundamentado sobre determinados assuntos, prestados por funcionário, em documentos. Deve ser concisa, atendendo-se ao imprescindível, à solução do que consta do processo, e, apesar do caráter informativo, não tem força de decisão, uma vez que será submetida a autoridade superior que poderá, se assim julgar necessário, solicitar parecer, este sim decisivo, de especialista da área. Suas partes componentes são: 

1. Vocativo: a palavra Senhor seguida de vírgula, e o cargo da autoridade a quem se dirige a informação. 

2. Texto (introdução fazendo referência ao assunto tratado; apreciação em que se desenvolve o assunto, com os esclarecimentos e informações que o ilustrem e, conclusão, clara e precisa). Qualquer referência a elementos constantes no processo deve ser feita com indicação do número da folha respectiva. 

3. Fecho (denominação do órgão em que tenha exercício o servidor, data, assinatura, nome e cargo ou função do servidor).

• Instrução normativa

Ato assinado por titular de órgão responsável por atividades sistêmicas, visando a orientar órgãos setoriais e seccionais, a fim de facilitar a tramitação de expedientes relacionados com o sistema e que estejam com instrução e resolução sob responsabilidade desses órgãos. Suas partes componentes são: 

1. Título (a expressão INSTRUÇÃO NORMATIVA), sigla do órgão expedidor, seguidos de número e data, em letras maiúsculas. 

2. Ementa da matéria da Instrução Normativa, em letras maiúsculas e à direita da página. 

3. Autoria, em letras maiúsculas e negrito, fundamento legal, seguida de vírgula e do conectivo e. 

4. A palavra CONSIDERANDO, em letras maiúsculas, seguida de dois pontos, à esquerda e abaixo da Autoria. 

5. A palavra RESOLVE, em letras maiúsculas, alinhada à esquerda e seguida de dois pontos. 

6. Texto: exposição do conteúdo da Instrução Normativa, constituído de tantos artigos quantos forem necessários, todos numerados. Os artigos podem conter parágrafos, itens e alíneas. A expressão parágrafo único deve ser grafado por extenso. 

7. Local e data, por extenso. 

8. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Instrução.

• Lei 

É a ordem ou regra imposta à obediência de todos, pela autoridade competente. Suas partes componentes são: 

1. Preâmbulo 

1.1. Título ( a palavra LEI), número e data, em letras maiúsculas, à esquerda. 

1.2. Ementa da matéria da Lei, em letras maiúsculas e à direita da página. 

1.3. Autoria e enunciação da autoridade, em letras maiúsculas e negrito, sancionando a Lei. 

2. Ordem de Execução 

2.1. Texto constituído de tantos artigos quantos forem necessários, todos numerados. Os artigos podem conter parágrafos, incisos e alíneas. A expressão "Parágrafo único" deve ser grafada por extenso. 

3. Fecho 

3.1. Local e data, por extenso. 

3.2. Assinatura do Chefe de Governo. NOTA: O Processo de formação da Lei, previsto no Art.112, e seguintes da Constituição do Estado do Rio de Janeiro, é deflagrado pelo Projeto de Lei cujo exemplo segue anexo. 

Lei Complementar: È espécie normativa complementar cujo âmbito material é predeterminado pela Constituição e observa, para sua aprovação o voto da maioria absoluta dos membros componentes da Casa Legislativa.