PLANEJAMENTO

O planejamento é a fase primordial para qualquer tipo de evento e só termina quando o organizador fecha o local e começa a prepará-lo. Inclui analisar os objetivos e realizá-los, pois, conhecer tudo que envolve o evento serve para dar direcionamento na organização e obtenção dos resultados. A agenda pré-evento é outro assunto que demanda atenção, pois a organização das etapas faz com que nenhum detalhe seja deixado de fora.

Também é a fase do planejamento que a equipe de organização finaliza o valor a ser gasto no projeto e, a partir daí, prosseguir com os demais ajustes, como clientes, de onde virão os recursos, entre outros. Em seguida, o organizador parte para a escolha das estratégias a serem adotadas, sem esquecer de relacionar tudo as etapas anteriores. Ainda faz parte do planejamento verificar documentação para liberação do evento, definir o público alvo (se for o caso) e compor a comissão organizadora do evento.

Um ponto que ajuda neste momento é o estabelecimento de parcerias, especialmente prováveis patrocinadores e apoiadores, que auxiliarão no financiamento e outras ações no evento. A busca e seleção de fornecedores também é realizada nessa etapa. À medida que a data do evento vai se aproximando, é necessário ter reservada maior quantidade de recursos, já que as atividades a serem realizadas ou controladas vão se intensificando.

Neste momento, é importante que haja reuniões regulares com a equipe de organização e de apoio. A troca de informações entre os membros vai ser essencial durante o evento para que todas as atividades ocorram conforme o esperado.

Cronograma do evento

O cronograma do evento consiste na distribuição ordenada das atividades e providências dentro de determinado espaço de tempo, considerando datas previstas para início e término de cada tarefa. Também estabelece responsabilidade de execução, acompanhamento e avaliação constantes, evitando erros durante o processo.

Definindo local, data e horários

Tão importante quanto definir o objetivo, a data, horário e local devem ser pensados durante a etapa do planejamento. Essas decisões afetam a todos os envolvidos, sejam eles palestrantes ou participantes. Antes de definir o local, é importante que o organizador tenha elaborado uma relação de  possíveis locais e sedes para o evento, a fim de poder escolher a sede que melhor se adapte às suas necessidades.

Além disso, é imprescindível buscar locais que ofereçam proximidade de hotéis, mobilidade e transporte público de fácil acesso. Para divulgar a data, antes é importante verificar a disponibilidade dos participantes e convidados, evitando choques de agenda, divulgações que não possam ser cumpridas e futuros cancelamentos.