Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é um esforço disciplinado para produzir decisões e ações fundamentais que moldam e orientam o que é uma organização, o que ela faz e por que ela faz, com foco no futuro.

Em termos mais simples, uma organização empreende um planejamento estratégico para reafirmar ou modificar sua missão – porque ela existe, qual é o seu propósito, o que faz agora – e concordar com sua visão – o que quer ser e fazer nos próximos anos. O objetivo não é decidir o que deve ser feito no futuro, mas decidir o que deve ser feito agora para fazer as coisas desejadas acontecerem em um futuro incerto.

Em suma, o planejamento estratégico é um esforço disciplinado para produzir decisões e ações fundamentais que moldam e orientam o que é uma organização, o que ela faz e por que ela faz, com foco no futuro.

O valor real do planejamento estratégico em uma escola é mais do que simplesmente o resultado de ter um projeto que guie futuras decisões de liderança. É uma forma poderosa e eficaz de construir consenso e motivar o apoio aos recursos e é particularmente útil na definição de prioridades para o Conselho, o Chefe de Escola e a equipe administrativa que são encarregadas da implementação do plano.

Armadilhas do Planejamento Estratégico

Quantas vezes sua organização iniciou um processo de planejamento estratégico, apenas para construir um plano que acaba na prateleira? Se sua organização é como muitas outras, é porque eles falharam em evitar as principais armadilhas do planejamento estratégico.

A principal armadilha do planejamento é cair na ilusão de que o planejamento pode determinar o resultado. O planejamento não pode garantir o resultado que você quer. Em vez disso, pode ajudá-lo a alcançar algo essencial para qualquer sucesso futuro, prontidão para enfrentar os desafios que o acaso apresenta.

A regra número um para lidar com armadilhas é saber o que você está enfrentando. Aqui está nossa lista de 10 grandes armadilhas para evitar garantir que seu esforço de planejamento estratégico seja bem-sucedido.

1. Não é planejamento
2. Não incluir peças-chave no esforço de planejamento
3. Planejamento antes de realizar uma "Avaliação de Situação"
4. Desenvolvimento de uma Declaração de Missão primeiro
5. Metas e objetivos confusos
6. Medição da atividade em vez de resultados
7. Saltando direto para estratégias após o desenvolvimento de objetivos
8. Não desenvolver planos de ação detalhados para estratégias
9. Não testar antes de implementar o plano
10. Não monitorar e revisar o plano

Benefícios críticos de planos eficazes

O planejamento consome recursos, uma mercadoria preciosa para escolas privadas. Como um processo que define a direção e as atividades da organização, pode ser uma tarefa avassaladora e assustadora. Apesar da natureza avassaladora do processo, os benefícios do planejamento podem superar em muito as dificuldades. O tempo dedicado ao processo de planejamento varia de organização para organização e depende dos recursos disponíveis para se dedicar ao processo.

Alguns dos benefícios fundamentais para o processo de planejamento e o desenvolvimento do plano final incluem:

1) Articula uma missão e propósito uniformes e compartilhados: Quando a missão subjacente da organização é colocada em questão. Qualquer pensamento de mudar a missão básica de uma organização inquestionavelmente exige um plano estratégico.

2) Incertezas organizacionais e Gestão de Crises: As escolas privadas muitas vezes têm que lidar com as mudanças de circunstâncias ao seu redor e fazer ajustes menos críticos do que uma mudança fundamental da missão. Embora o propósito possa permanecer o mesmo, o ambiente está mudando, exigindo modificações na forma como a organização faz as coisas para alcançar a missão.

3) Cria um Quadro e Direção que Orienta a Tomada de Decisões: Conselhos, Chefes e funcionários precisam de uma base abrangente e compreensível para a tomada de decisões diárias e planos/orçamentos operacionais anuais. As decisões em governança e gestão são mais confiáveis quando feitas deliberadamente, com um exame completo de possíveis consequências futuras, no quadro de prioridades, de acordo com as necessidades da organização.

4) Fundação para a Captação de Recursos: Um programa de captação de recursos bem-sucedido baseia-se tanto em uma determinação realista das necessidades de financiamento quanto em uma declaração persuasiva de porque as pessoas devem contribuir com apoio financeiro. O planejamento estratégico é necessário, especialmente para as organizações que estão embarcando em uma grande campanha de capital para tijolos e argamassa ou doações. O planejamento abrangente é uma das principais marcas de prontidão para assumir o compromisso que tais campanhas exigem – os principais doadores esperam por isso.

5) Alocar Recursos para Oportunidades: Todas as organizações devem orientar seus recursos e estar constantemente vigilantes em gastar suas receitas e atribuir pessoal. Os conselheiros têm um papel fiduciário na responsabilidade financeira. O planejamento estratégico permite que os conselhos adotem a alocação lógica de recursos em períodos mais longos de vários ciclos orçamentários e planos financeiros estratégicos anuais.

6) Uma ferramenta para monitorar o desempenho e a realização: Critérios contra os quais medir e avaliar o quão bem uma organização e/ou indivíduos estão fazendo são estabelecidos por meio de planos estratégicos. Não há como dizer se uma organização está alcançando sua missão, a menos que em algum lugar esses propósitos sejam claramente declarados e medidos.

7) Efetividade organizacional e Compromisso: Escolas particulares funcionam em equipe; placas, administração e funcionários. O processo de planejamento coloca um holofote na eficácia da equipe. Particularmente revelador é o foco que coloca na liderança a bordo; medir o comprometimento, o cumprimento e a crença da diretoria na missão (não apenas os problemas de hoje), o apoio da diretoria e a supervisão dos funcionários; e qualquer microgestão ou desfocado de limites e/ou canais. O planejamento pode fortalecer o tecido da organização, tornando-se o adesivo de um esforço emergente da equipe.

Segredos para fazer seu plano funcionar

1) Selecione cuidadosamente os membros da sua equipe de planejamento. Use 2 critérios para seleção – certifique-se de incluir aqueles que podem e contribuirão positivamente para o conteúdo do seu plano resultante; e, em segundo lugar, certifique-se de incluir também aqueles que estão posicionados para conduzir a implementação bem-sucedida das estratégias dentro do plano. Isso significa líderes formais e informais.

2) Lembre-se que o planejamento estratégico é mais do que um evento, é um processo. Uma vez que você desenvolveu o plano, seu trabalho está apenas começando. Implementação é onde você gastará a maior parte do seu tempo e recursos. Certifique-se de levar a implementação a sério. Integre seu plano no dia a dia da sua organização, na agenda anual do conselho, na "cobrança" dos comitês; até mesmo as metas para avaliação.

3) Educar seus administradores sobre o processo de planejamento estratégico. Certifique-se de que todos entendam as definições e a importância de termos como "missão" e "objetivos". E certifique-se de que todos eles entendam o papel crítico que desempenham tanto no desenvolvimento e implementação da estratégia.

4) Envolva funcionários além daqueles em sua equipe de planejamento. Peça ajuda a eles. Que eles participem de pesquisas de pré-planejamento para "borbulhar" questões para discussão em suas próximas sessões de estratégia. E não se esqueça de oferecer-lhes feedback sobre o resultado dessas sessões. Lembre-se, pedir sua entrada implica uma promessa de feedback. Se você esquecer esse feedback, eles vão se sentir enganados.

5) Reúna informações aplicáveis antes de suas sessões de estratégia. Faça sua equipe de planejamento pensar nas questões que você provavelmente discutirá em suas próximas sessões de estratégia e decida sobre as informações que eles precisam para lidar com essas questões e chegar a decisões estratégicas. Então, antes de suas sessões de estratégia, reúna e compartilhe essas informações entre os membros de sua equipe de planejamento.

6) Mantenha suas sessões de estratégia longe do seu local de trabalho. Evite as interrupções e distrações que muitas vezes surgem ao planejar os escritórios dos membros da equipe são "apenas no final do corredor". É muito fácil descer o corredor para verificar uma mensagem e voltar muito, muito mais tarde.

7) Deixe tempo suficiente para suas sessões de estratégia. O pensamento estratégico envolve uma discussão pensativa. Isso simplesmente leva tempo. Aqueles que correm, acabam com planos inferiores.

8) Incentivar a comunicação aberta. Se você é o líder, você vai desempenhar o papel mais difícil no processo. Pois você vai andar na linha tênue entre ser um participante ativo e vir como "muito forte". Como chefe, você está em uma posição de liderança. Outros simplesmente ouvirão sua voz como um pouco mais alta do que qualquer um dos outros. Abaixe o tom e encoraje outros a participar.

9) Comunique sua estratégia. Depois de desenvolver seu plano estratégico, avise seus funcionários e partes interessadas sobre seu plano. Afinal, são eles que ajudarão na implementação. E não diga a eles uma vez. Diga-lhes uma e outra vez; colocá-los em seus documentos de comunicação; colocar cartazes, realizar reuniões anuais de progresso, envolvê-los nos planos de ação e revisões anuais de implementação.

10) Mantenha seu plano vivo. Que seus funcionários desenvolvam etapas de ação específicas (táticas) para implementar sua estratégia. Monitore o andamento dessas etapas de ação em reuniões trimestrais de revisão. Lembre-se, uma coisa é desenvolver uma estratégia, e outra é implementá-la. Isso é um trabalho de verdade! Você vai precisar lidar com isso como tal.

11) Vincule seu plano estratégico ao seu processo de orçamento. Como parte do desenvolvimento do seu plano de ação, estime os recursos necessários para realizar todas as etapas de ação; assim, implementar a estratégia. Esses recursos devem incluir pessoas, dinheiro, instalações e equipamentos. Essas estimativas se alimentam muito bem do processo de orçamento. Assim, seu ciclo de orçamento deve seguir o desenvolvimento da sua estratégia e o desenvolvimento do seu plano de ação.

Um plano estratégico ajuda uma escola a definir o que pretende alcançar quando se trata de seus objetivos de sucesso estudantil e objetivos organizacionais. Uma combinação de bom planejamento e comunicação garantirá que todas as partes interessadas, incluindo pais, professores, administradores, diretores, membros do conselho e comunidade estejam todos lutando pelos mesmos objetivos. A implementação bem-sucedida do plano estratégico requer uma gestão adequada dos recursos orçamentários e de tempo, a criação de equipes de alta produção e o monitoramento consistente de todos os progressos.

Razões pelas quais o planejamento estratégico em educação é tão crítico

Um plano estratégico articula uma visão, missão e valores compartilhados. Isso permite que todas as partes interessadas trabalhem em direção a uma visão comum. Uma das principais causas de descontentamento dos funcionários (para empresas, organizações sem fins lucrativos e até mesmo escolas) é que os funcionários não entendem como o trabalho que estão fazendo ajuda sua organização. Com um plano estratégico bem comunicado e executado, todos são informados dos objetivos de sua escola e de como suas ações estão contribuindo para o alcance dessas metas.

O plano incentiva o comprometimento mostrando aos funcionários que seu trabalho é essencial, parte de uma estratégia maior para ajudar sua escola a ter sucesso.

Para alcançar o sucesso, é importante saber o que significa sucesso. Uma escola com uma estratégia pode monitorar seu progresso em direção a resultados-chave e avaliar onde e como ela pode ter saído dos trilhos.

Com um plano em andamento, o conselho possui um roteiro que pode acompanhar, avaliar e modificar para facilitar melhores decisões de governança e dar direção para o futuro da escola.

Em grandes organizações como as escolas, a comunicação é fundamental para que todos entendam que suas responsabilidades e departamentos são eficazes na coordenação de seus esforços. Como um benefício adicional, o plano também ajuda na captação de recursos. Os doadores são mais propensos a apoiar uma escola que tem uma visão clara e uma estratégia para que isso aconteça.

Um plano bem implementado e comunicado responsabiliza todos os funcionários por suas ações e incentiva a colaboração.

A melhor razão de tudo para o planejamento estratégico remonta à prioridade número um de cada grande escola: os alunos

O melhor de tudo é que o planejamento estratégico em educação fornece um quadro para que a prioridade mais importante da escola – a realização educacional dos alunos seja cuidada.