O Plano de Ação 5W2H é uma ferramenta de gestão que ajuda a organizar e detalhar as atividades necessárias para atingir objetivos de maneira clara e prática. A sigla "5W2H" vem de sete perguntas em inglês que guiam o planejamento das ações. Essas perguntas ajudam a definir o que será feito, quem será responsável, quando e como será feito, e com quais recursos.
O 5W2H é muito usado para garantir que todas as etapas de um projeto ou tarefa sejam pensadas de forma estruturada, facilitando o acompanhamento e a execução das atividades.
A sigla 5W2H é composta por:
What (O que?) – O que precisa ser feito?
Why (Por que?) – Por que essa ação é importante?
Who (Quem?) – Quem será responsável pela execução?
When (Quando?) – Quando a ação será realizada?
Where (Onde?) – Onde será realizada a ação?
How (Como?) – Como a ação será realizada, qual o método?
How much (Quanto?) – Quanto vai custar ou quais recursos serão necessários?
Cada uma dessas perguntas ajuda a esclarecer aspectos fundamentais do planejamento, garantindo que todos os envolvidos entendam as responsabilidades e os recursos envolvidos no projeto.
Como usar o 5W2H?
O uso da ferramenta 5W2H é simples e pode ser aplicado em diversos tipos de projetos, desde pequenas tarefas até grandes operações. Seguem as etapas para a aplicação do 5W2H:
Antes de mais nada, defina o objetivo da ação ou do projeto. Pode ser o lançamento de um novo produto, a solução de um problema específico, ou a execução de uma tarefa operacional. O importante é ter clareza sobre o que se quer alcançar.
- Responda as Perguntas 5W2H:
What (O que?): Detalhe exatamente o que precisa ser feito. Essa é a principal ação ou tarefa a ser realizada.
Why (Por que?): Justifique a importância da ação. Esse passo é fundamental para que todos compreendam o motivo por trás da atividade.
Who (Quem?): Determine quem será o responsável por executar a tarefa ou coordenar a ação. Essa pessoa ou equipe será a responsável por garantir que a atividade seja realizada.
When (Quando?): Defina um prazo para a realização da tarefa. O "quando" é importante para garantir que a ação tenha um cronograma definido.
Where (Onde?): Indique o local onde a atividade será executada, caso isso seja relevante para o projeto.
How (Como?): Descreva o método ou a forma de execução da tarefa. Esse é o momento de definir as etapas, o processo ou as ferramentas que serão utilizadas.
How much (Quanto?): Estime os custos e os recursos necessários para a execução da tarefa. Isso pode incluir orçamento, tempo, mão de obra ou materiais.
Organize as respostas em um formato claro e acessível a todos os envolvidos. O plano de ação pode ser organizado em uma tabela simples para facilitar a visualização.
(TABELA)
- Acompanhamento e Ajustes:
Após a criação do plano, é importante acompanhar a execução para garantir que as etapas estão sendo cumpridas conforme o cronograma e os recursos alocados. Se necessário, ajustes podem ser feitos ao longo do processo.
Benefícios do 5W2H
A aplicação do 5W2H traz diversos benefícios para o planejamento e gestão de projetos:
A ferramenta permite que todos os envolvidos tenham uma visão clara do que precisa ser feito e por que. Isso evita mal-entendidos e falhas na comunicação.
Ao detalhar cada ação por meio das sete perguntas, o 5W2H ajuda a organizar o projeto em etapas lógicas, o que facilita a execução e o acompanhamento.
Ao definir claramente "quem" será responsável por cada tarefa, o plano cria um senso de responsabilidade, garantindo que todos saibam seu papel no processo.
O "how much" (quanto?) ajuda a ter um controle claro sobre os recursos financeiros e materiais, o que facilita a gestão orçamentária e evita surpresas no decorrer do projeto.
