PRÉ-EVENTO

O pré-evento vai desde a concepção da ideia, passando pelo planejamento, até o dia do evento propriamente dito. As atividades fundamentais durante esta etapa estão ligadas ao estabelecimento de objetivos e depois a realização de cada um deles, levando em conta que todos deverão ser finalizados. Antes de tudo, é no pré-evento que é feito o contato com o cliente ou contratante.

Ao ser procurado, o profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para a ocasião. Afinal, a primeira impressão é a que fica.

• Concepção

  
  

Nesse primeiro momento o empreendedor deverá levantar o maior número possível de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, e nesse momento reuniões são importantes. Os mais importantes elementos são:

a) identificação dos objetivos (geral e específicos);

b) coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;

c) reconhecimento das necessidades desse evento;

d) elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;

e) listagem dos resultados desejados;

f) estimativas de exequibilidade econômica e técnica;

g) estimativas de tempo e recursos necessários;

h) estabelecimento de diretrizes;

i) elaboração dos contornos dos projetos.

• Estudo do ambiente

  
  

O momento crucial na criação de um evento é a compreensão do ambiente do evento. A primeira providência a ser realizada a fim de compreender esse ambiente é identificar os principais participantes – os parceiros, as pessoas e as organizações provavelmente afetadas por ele.

O gerente de eventos precisa, então, analisar os objetivos desses principais participantes – o que cada um deles espera ganhar com o evento, e que forças atuando sobre eles possivelmente afetarão suas respostas ao evento.

Após esse entendimento, os organizadores estarão em melhores condições de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conferir um formato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.