PRINCÍPIOS ADMINISTRATIVOS

O conceito de administração representa uma governabilidade, gestão de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. Algumas teorias clássicas da Administração mostram sua subdivisão em cinco funções, sendo elas:

• Prever (planejamento): traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras. Consiste em definir objetivos para traçar metas, identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos, realizam-se estudos e pesquisa, podendo durar meses ou até anos.

• Organizar: constituir o duplo organismo, material e social da empresa. Preparar o processo a fim de obter os resultados esperados.

• Comandar (direção): fazer funcionar as equipes dentro de cada função. O procedimento requer tomada de decisões para que os objetivos estabelecidos no planejamento sigam alinhados.

• Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços;

• Controlar: fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas. Aqui, o administrador vislumbra todo o processo, desde a fase do planejamento, discernindo se o resultado foi o esperado. Assim, será possível recomeçar novo ciclo com mais planejamento e suas demais etapas.

Cada grupo de operações ou funções corresponde a uma capacidade especial necessária ao pessoal da empresa. Dentro de uma empresa, existem todas as seis funções, cada uma repousando em um conjunto de aptidões, qualidades e conhecimentos que podem ser resumidos nos seguintes conceitos:

Habilidades técnicas: habilidades que necessitam de conhecimento especializado e procedimentos específicos e pode ser obtida através de instrução.

1. Conhecimentos especiais: relativos, unicamente, à função exercida, seja ela técnica, comercial, financeira, administrativa etc

2. Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho

Habilidades humanas: envolvem também aptidão, pois interage com as pessoas e suas atitudes, exige compreensão para liderar com eficiência

3. Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade, coordenação, rapidez e precisão

4. Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade

Habilidades conceituais: englobam um conhecimento geral das organizações, o gestor precisa conhecer cada setor, como ele trabalha e para que ele existe.

5. Qualidades intelectuais: aptidão para compreender, aprender e ter discernimento, força e habilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento e engenhosidade

6. Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função exercida

Esse conjunto de qualidades e conhecimentos forma qualquer uma das capacidades essenciais. Podemos resumir que, como exemplo, que a capacidade principal do operário é a técnica. À medida que sobe na escada hierárquica, a importância relativa à capacidade técnica diminui e a administrativa aumenta.

Sendo assim, a capacidade principal de um diretor é a administrativa. A administração tem uma série de características entre elas: um circuito de atividades interligadas, buscar de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle.

Princípios da Administração

Segundo Henry Fayol, são chamados de Princípios da Administração:

1) Divisão do trabalho: faz parte da natureza e é uma imposição de ordem natural observada em todo o universo. A divisão do trabalho tem, por finalidade, produzir mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa implica em um esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da produção.

A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem ser aplicados a atenção e o esforço, tendo como consequência a especialização das funções e a separação dos poderes. Entretanto, a divisão do trabalho tem suas limitações que a experiência e o bom-senso ensinam a não ultrapassar.

2) Autoridade e responsabilidade: direito de comandar e fazer-se obedecer. Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente à função concedida por lei à autoridade da pessoa com origem na inteligência, no saber, na experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços prestados.

3) Disciplina: baseia-se na obediência, assiduidade e sinais externos de respeito, tudo de acordo com as convenções estabelecidas pela organização.

4) Unidade de Comando: sempre deverá ser de forma direta, ou seja, o agente não deve receber de mais de um chefe.

5) Unidade de Direção: um só chefe e programa para um conjunto de operações que visam o mesmo objetivo. É a condição necessária da unidade de ação, da coordenação de força, da convergência de esforços.

6) Subordinação de Interesse Particular: o interesse de um grupo não deve prevalecer sobre o da empresa; e o interesse da família deve estar acima de um de seus membros; que o interesse do estado deve sobrepor-se ao do cidadão.

7) Remuneração: prêmio pago pelo serviço prestado. Deve ser equitativo e, tanto quanto possível, satisfazer, ao mesmo tempo, ao pessoal e à empresa. A taxa de remuneração depende, em primeiro lugar, de circunstâncias independentes da vontade do patrão e do valor dos agentes.

Estes incluem a carestia de vida, a abundância ou escassez de mão de obra (lei da oferta e procura), o estado geral dos negócios, o mercado de produtos e a situação econômico-financeira da empresa. Depende, ainda, da especialidade e do modo de remuneração (pagamento do dia, por tarefa, por peça).

8) Centralização e Descentralização: sistema de administração observada nos pequenos negócios nos quais as ordens vão diretamente aos agentes inferiores, neste caso, a centralização é absoluta. Na descentralização, as funções e decisões são delegadas, ou seja, não ficam nas mãos apenas do diretor ou presidente.

9) Hierarquia: constitui a hierarquia uma série de autoridades superiores e agentes subalternos. A via hierárquica é o caminho que todos seguem, passando por todos os graus as comunicações, que partem da autoridade superior ou que lhes são dirigidas. É uma cadeia de comando, ao longo da qual possa fluir a autoridade com eficiência e sem atrito.

10) Ordem: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar (ordem material). A fórmula de ordem social é idêntica: “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”. A ordem deve ter, como resultado, evitar as perdas de material e de tempo.

11) Equidade: combinação de vontade com justiça, tendo como base a justiça que decorre, por sua vez, do respeito às convenções estabelecidas. Como estas não podem prever tudo, é necessário interpretar ou suplementar sua insuficiência. Para isso, é necessário e, indispensável, a boa vontade e cooperação.

12) Estabilidade do Pessoal: adaptação a qualquer função requer tempo, ao longo do qual o agente chegará a desempenhá-la com eficiência, se provido dos atributos necessários. A experiência é obtida com o tempo, sendo o indivíduo apto a recebê-la.

13) Iniciativa: capacidade de sugerir soluções originais, decidir nos imprevistos, agir nas oportunidades e executar planos de concepção própria. É necessário encorajar e desenvolver essa faculdade, sempre mantendo-a dentro dos limites impostos pelo respeito à autoridade e a disciplina.

14) A União do Pessoal: a harmonia e a união do pessoal é uma grande fonte de vitalidade para a empresa.Deve-se evitar a dualidade de comando, as atribuições mal definidas e as censuras imerecidas.

15) Abuso das Comunicações Escritas: as comunicações devem ser verbais, com isso se ganha rapidez, clareza e harmonia.