PROCEDIMENTO BÁSICO NO ATENDIMENTO AO TELEFONE/INTERFONE

Assim como frente a frente, o atendimento ao telefone deve ser levado em conta pelo porteiro como mais uma maneira de aprimorar o seu serviço. 

As normas de boa educação devem ser mantidas ao telefone, incluindo o uso dos pronomes de tratamento adequados e transmitir pelo telefone a mesma atenção e cuidado que se teria pessoalmente.

É importante ressaltar que o porteiro não deve realizar mais de um atendimento por vez, visto que representa uma queda na qualidade do serviço. Isso se dá especialmente quando, ao estar no telefone, alguém chega e o porteiro passa a se comunicar com a pessoa ao mesmo tempo que continua na ligação. 

Nesse caso, o indicado é pedir para a pessoa que está ali presencialmente aguardar um momento enquanto finaliza o seu atendimento via telefone. Dar atenção exclusiva é parte essencial dessa profissão. 

Através do telefone, o atendimento deve seguir o mesmo padrão que os presenciais. Isso significa que o porteiro deve seguir as normas da empresa, pedindo a identificação de quem está falando. 

Além disso, é importante que o porteiro também se identifique, dizendo seu nome, a função e o local de onde está falando (nome do prédio, do condomínio, do edifício comercial, da empresa, etc.). 

Muitos porteiros já estabelecem uma mensagem padrão para ser dita assim que atende o telefone, contendo todas essas informações. Com o tempo, essa ação acaba se tornando parte da rotina e o procedimento também ocorre de forma mais natural.