Procedimentos em caso de divergências: Como agir diante de erros na conferência de carga

Durante o recebimento de mercadorias, podem ocorrer divergências entre a carga física e os documentos fiscais, como quantidades diferentes, avarias, faltas ou sobras. É função do conferente identificar essas situações e seguir procedimentos corretos para registrá-las e resolvê-las, garantindo a confiabilidade do estoque e a continuidade das operações logísticas.

Passos para lidar com divergências

Identificação do problema

• Conferir cuidadosamente a quantidade, os volumes, os lacres, a integridade dos produtos e os dados dos documentos fiscais.
• Comparar a carga física com NF-e, CT-e, MDF-e e qualquer outro documento de transporte ou entrega.

Registro detalhado

• Anotar todas as divergências de forma clara e objetiva, informando tipo de problema, quantidade envolvida, códigos de produtos, lotes e fotos, quando necessário.
• Utilizar sistemas internos ou planilhas de controle para manter a documentação organizada e rastreável.

Comunicação imediata

• Informar a supervisão, o setor administrativo e, se necessário, o fornecedor ou transportadora sobre a divergência encontrada.
• Fornecer todos os detalhes registrados, incluindo fotos, para facilitar a análise e tomada de decisão.

Ação corretiva

Seguir os procedimentos da empresa, que podem incluir:

• Ajuste no sistema de estoque;
• Solicitação de reposição de produtos faltantes;
• Devolução de mercadorias danificadas;
• Registro para auditoria ou fiscalização.

Acompanhamento

• Monitorar o andamento das ações corretivas até que a divergência seja solucionada.
• Garantir que todas as atualizações sejam registradas no sistema e que a mercadoria esteja pronta para armazenagem ou expedição.

Boas práticas do conferente

• Manter a calma e a atenção durante todo o processo, evitando decisões precipitadas.
• Registrar cada detalhe de forma precisa, garantindo rastreabilidade e segurança da operação.
• Seguir rigorosamente os procedimentos internos da empresa para tratar divergências.
• Utilizar ferramentas digitais, fotos e relatórios para tornar a comunicação e o acompanhamento mais eficientes.