PROJETO DE EVENTOS (GERENCIAMENTO)

Por falta de conhecimento ou visão estratégica, muitas empresas e profissionais acabam deixando de realizar eventos. No entanto, um evento bem estruturado e com objetivos definidos não é um gasto, e sim um investimento! Dentre as principais vantagens da realização de eventos, podemos citar:

• Lucratividade

• Reconhecimento profissional no mercado

• Divulgação de produtos e serviços

• Aproximação estratégica com clientes e possíveis novos consumidores da marca

• Engajamento de equipes (no caso dos eventos internos)

  
  

Órgãos públicos, empresas de marketing digital, ONG’s, profissionais autônomos de áreas como arquitetura, design, consultoria, enfim, negócios de qualquer setor podem se beneficiar com realização de um evento! Como cada tipo de evento tem suas próprias características e particularidades, é difícil pensar em um modelo único de organização que possa ser seguido por todos.

Em eventos de entretenimento, por exemplo, é necessário providenciar itens como o alvará de realização, aluguel do espaço, aluguel de equipamentos, contratação de artistas e controle de entrada. Já em eventos corporativos ou educativos, é preciso definir uma agenda, providenciar a alimentação dos participantes (coffee break), emitir certificados e controlar o tempo de apresentação dos palestrantes ou de cada atividade.

No entanto, é fundamental executar todos eles com organização e antecedência, buscando prever riscos, imprevistos e garantir que, até o dia do evento, todos os itens necessários estejam articulados. É aí que se encontra a importância em elaborar o projeto do evento que, nada mais é, do que seu resumo analítico, além do resultado obtido ao projetar no papel tudo que será necessário para o desenvolvimento das atividades.

Componentes do Projeto de Eventos

1- Identificação do Projeto

1.1- Título do Evento

1.2- Tema Central

1.3- Empresa Promotora

1.4- Equipe Responsável

1.5- Período de Realização

1.6- Local

2- Objetivos

É a definição dos resultados esperados com a realização do evento. Devem ser previstos instrumentos para a mensuração do alcance dos mesmos. Detalhe importante: é preciso que sejam identificados os objetivos do evento para os patrocinadores.

3- Justificativa

Deve-se explicitar o motivo pela escolha do projeto. A justificativa enfatiza a popularidade daquele tipo de evento na cidade ou região, entre outros fatores determinantes da escolha. Deve conter dados sobre a sinergia do evento com o patrocinador em termos de público, local, mix de marketing e período de realização.

4- Público-Alvo

Definição de quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento. Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos.

5- Formato do Evento

- Data

- Local

- Atividades

- Programa

6- Plano de Merchandising

Discriminação de todas as peças de merchandising (bonés, camisetas, etc. com seus respectivos desenhos). No caso de faixas, letreiros, etc. deve-se identificar seus pontos na planta do local do evento.

7- Plano de Divulgação

Consiste no plano de mídia (tabela de uso dos meios de comunicação – jornal, TV, rádio, Internet) e na contratação dos serviços de assessoria de imprensa e relações públicas.

8- Plano Promocional

Compreende o elenco de ações promocionais a serem realizadas antes, durante a após o encerramento do evento (sorteios, distribuição de convites, de amostras do produto, etc.)

9-Orçamento previsto

São apêndices do projeto: modelo de carta-convite, modelo de material de divulgação, modelo da ficha de inscrição, modelo de certificado, modelo de formulários em geral, regulamento de funcionamento, outros.

Durante todas as fases do planejamento e organização de um evento, são utilizados alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades. São exemplos desses instrumentos o briefing e o checklist.

O briefing é o conjunto de informações e instruções facultadas, com antecedência, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do evento que será organizado. Veja o modelo abaixo, retirado do site Etec: