Projetos em Gestão da Produção

Aperfeiçoar a gestão de produção é essencial para um negócio de fabricação de sucesso.

Essencialmente, você pode definir a definição de gerenciamento de produção como um problema de otimização. O objetivo final da gestão da produção é otimizar a eficiência da a linha de produção com a capacidade atual de recursos — os fabricantes precisam de gerenciamento de produção.

Levar um produto do conceito à produção é um empreendimento complicado. Há muita coisa em jogo, e muita coisa pode dar errado ao longo do caminho. Por exemplo, há problemas de mercado e controle de qualidade no mercado; você tem que considerar cadeia de suprimentos, equipes globais, questões de comércio internacional, regulamentos, desenvolvimento de produtos em fases e muito mais.

E ainda assim, estou constantemente surpreso em ver quantas equipes ainda gerenciam todas essas peças móveis usando planilhas estáticas. E mesmo quando há sistemas e ferramentas para construir cronogramas, eles tendem a ser muito inflexíveis, e não podem explicar a quantidade de incerteza que permeia o mercado global atual.

Gerenciamento de Projetos + Manufatura = Correspondência Perfeita

A fabricação pode, no entanto, beneficiar-se muito das ideias de gerenciamento de projetos. Acredito que há poucas coisas na vida que não podem ser projetadas. Até a própria vida tem um começo, meio e fim, e cria algo único. O ambiente de fabricação compreende muitos começos, meios e fins. Afinal, um único produto é composto por uma infinidade de projetos e considerações, incluindo:

• Design de um novo produto que projeta a indústria
• Preparação da produção
• Gerenciamento de uma ordem de mudança
• Melhorar um processo
• Encurtar o tempo de comercialização

Cada uma dessas considerações se beneficia de algumas práticas básicas de gerenciamento de projetos. Claro, pode ser um pouco assustador se você está pensando em todo o o processo; em vez disso, comece com algo capaz, pedaços do tamanho de mordida.

Aqui estão cinco dicas para começar a incorporar processos de gerenciamento de projetos na equipe:

1. Estabelecer requisitos

Uma das primeiras atividades em qualquer projeto é definir o que é o projeto e tudo o que precisa ser feito. Isso é conseguido coletando requisitos que incluem detalhes dos resultados, cronogramas, expectativas de qualidade etc.

Estabelecer metas e estabelecer esses requisitos é o primeiro passo para que qualquer projeto avance, independentemente da metodologia. Isso também incentivará a equipe a se reunir para pensar sobre o trabalho futuro, definir marcos e entregas e pensar em prazos. Seja o mais detalhado e minucioso possível durante este exercício, pois ele irá ajudá-lo a gerenciar o projeto mais tarde.

Cada projeto, seja em um ambiente de fabricação ou qualquer outro, envolverá requisitos e metas. Criar uma cultura orientada a metas é importante e é o primeiro passo para incorporar a gestão de projetos na equipe.

2. Escolha uma metodologia

Agora que você tem metas bem definidas, você precisará de um plano de jogo para alcançá-los. O problema é que, uma vez que você estabelece uma meta ou destino, há muitas maneiras de chegar lá. É quando a metodologia pode ser útil.

Uma metodologia para gerenciar projetos é uma abordagem bem definida para como você e a equipe conseguem fazer as coisas. Você pode criar a própria metodologia ou adotar frameworks existentes.

No cenário de hoje focado em agilidade, há muitos que descartam a metodologia como algo limitante. Alguns postulam que libertar a equipe da metodologia permitirá mais flexibilidade e agilidade no alcance dos objetivos. Acredito que ainda há um lugar para a metodologia, pois fornece à organização uma estrutura para abordar trabalhos que são familiares a todos.

Um método ou processo para gerenciar o trabalho ajuda a criar uma cultura de pessoas que podem resolver projetos sem medo e fazer as coisas, e promove uma linguagem comum com a qual falar sobre como alcançar os objetivos.

Existem muitas metodologias e abordagens para usar para gerenciar projetos, e todos eles estão sendo usados por equipes de fabricação. Não há escolha certa aqui: use a abordagem que faz mais sentido para a equipe e está mais alinhada com a maneira de a organização abordar o trabalho.

Por exemplo, organizações bem versadas na fabricação lean tendem a adotar uma abordagem enxuta para o gerenciamento de projetos. Outras equipes de fabricação já estão familiarizadas com a Cachoeira; aqueles que dependem fortemente de automação e sistemas de TI podem escolher o Agile.

Escolha uma metodologia para implementar e não deixe que ela restrinja o trabalho. Em vez disso, use-o como uma receita que você pode mudar para atender às necessidades e objetivos de mudança da organização.

3. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Uma vez que você tenha escolhido uma abordagem ou metodologia, e você tenha uma boa compreensão de os requisitos e objetivos, o próximo passo é escolher a ferramenta certa para ajudá-lo a gerenciar tudo.

A ferramenta certa irá ajudá-lo em todos os processos do o projeto e pode ajudá-lo e a equipe a coletar todos os requisitos, construir um cronograma, criar um orçamento, acompanhar o progresso, gerenciar os stakeholders e recursos e garantir que você concluirá o trabalho no prazo e dentro do escopo e orçamento.

Ao escolher a ferramenta certa, certifique-se de que é fácil o suficiente para todos da a equipe aprenderem. Como a fabricação é um ambiente tão dinâmico, escolha uma ferramenta que seja flexível o suficiente para mudar à medida que as circunstâncias mudam.

4. Acompanhar o Progresso

Um dos principais benefícios da gestão de projetos envolve o monitoramento e controle do trabalho do projeto. Esse processo tem a ver com a verificação do progresso para ter certeza de que você está no caminho certo para entregar no prazo e dentro do escopo e orçamento.

Quando as equipes não acompanham com precisão o progresso de trabalho, os resultados podem ser verdadeiramente catastróficos. Planejar o trabalho com antecedência lhe dará um roteiro para quando você estiver realmente realizando o trabalho.

Se você não acompanhar como você está se apresentando, você não saberá se você está saindo do curso; como resultado, você não saberá quais ajustes precisam ser feitos. Planos de projetos fortes e cronogramas confiáveis alertam você para quando você está ultrapassando o orçamento ou prazo antes que seja tarde demais para fazer algo sobre isso.

Na fabricação, quando o tempo de mercado e os custos podem determinar se o produto terá sucesso no mercado, o mau planejamento pode afundar um projeto.

Usar software de gerenciamento de projetos com recursos de rastreamento de tempo é uma maneira poderosa de acompanhar o progresso do projeto. Essas ferramentas facilitam para você julgar o quão bem você está indo quando se trata de alcançar os marcos e objetivos.

Uma vez que você comece a acompanhar o progresso, você verá rapidamente todas as oportunidades de ajustar a abordagem para gerenciar o projeto: os projetos de fabricação irão melhorar progressivamente, enquanto você desenvolve o próprio sabor interno de gerenciamento de projetos que se encaixa na cultura e no modo de trabalho da organização.

5. Implemente um processo de controle de risco

Na fabricação, a gestão de riscos é absolutamente imperativa. Os projetos que a organização e equipe gerenciarão terão um impacto direto nos principais objetivos de negócios e resultados fundamentais, como tempo de comercialização.

Riscos são problemas que você identifica antes que se tornem realidade. A gestão de riscos está chegando a um plano para o que fazer se o pior acontecer e, em seguida, lidar com questões se e quando eles se tornam reais.

Equipes de fabricação que não estão praticando gerenciamento de riscos — ou praticando mal — podem enfrentar problemas que podem variar de atrasos e problemas de qualidade ao cancelamento da produção. Mesmo empresas estabelecidas como a Boeing foram pegas mal gerenciamento de riscos em grandes projetos.

Praticar gerenciamento de riscos fará com que você se sente com a equipe e passe pelo exercício de identificar tudo o que pode dar errado. O próximo passo é priorizar riscos por impacto e importância e, o mais importante, atribuir um proprietário a cada risco.

Planejar questões é uma maneira fantástica de fazer você e a equipe falarem sobre gerenciamento de projetos, especialmente quando você decide sobre um curso de ação a tomar caso o risco se torne um problema real. Assim como em outros processos de gerenciamento de projetos, uma ferramenta colaborativa de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo e manter toda a equipe na mesma página enquanto planeja e gerencia riscos.

Projetos e operações podem coexistir lindamente! Onde as operações e a fabricação focam na produção em massa, a arte de iniciar a produção de um novo produto, melhorar os processos, implementar melhor comunicação entre silos de fabricação e até mesmo acabar com a produção de um produto são todos projetos. Ao implementar a gestão de projetos na organização, os processos, produtos e ambiente de trabalho também melhoram muito.

O que é o PPM (Project Portfolio Management, ou gestão de portfólio de projetos)?

A Gestão de Portfólio de Projetos (PPM) é uma estratégia de gestão que avalia projetos potenciais e utiliza essa avaliação para priorizar e implementar projetos. Juntos, gestores de projetos e stakeholders analisam projetos potenciais baseados em conclusões baseadas em dados que direcionam os tomadores de decisão para os projetos mais adequados e gratificantes. Tanto fatores qualitativos quanto quantitativos vão para a avaliação de projetos potenciais.

O objetivo do PPM é aumentar a eficiência, adotando um processo orientado por dados para escolher apenas os projetos mais eficientes e produtores de recompensas. O PPM visa avaliar com sucesso a possibilidade de sucesso de um projeto, juntamente com os riscos subjacentes. Isso permite uma organização estratégica de projetos que maximiza a eficiência de um negócio.

Fases de Gestão de Portfólio de Projetos

Embora o PPM seja um processo vivo e contínuo, há uma série de fases que segue para avaliar com precisão cada projeto ou programa. Essas proposições que o PPM avalia são conhecidas como componentes, que podem ser qualquer coisa, desde um business case até um projeto maior.

O Project Management Institute (PMI), que é referência em todo mundo, identifica 10 fases essenciais de gestão do portfólio de projetos, e essas fases podem ser ainda divididas em três categorias, chamadas de grupos. Esses grupos e as fases de coordenação incluem:

• O Grupo de Processos de Alinhamento (Fases 1-7): Esse grupo de fases gira em torno do trabalho de preparação antes de um projeto ser aprovado ou a execução for iniciada. As fases são:
• Identificação: Liste todos os componentes gerenciados com PPM, tanto em andamento quanto em novo.
• Categorização: Agrupar componentes nos grupos de negócios apropriados.
• Avaliação: Colete dados de cada componente para definir valor. A avaliação é baseada em dados, mas pode ser derivada de variáveis qualitativas e quantitativas.
• Escolha: Selecione os componentes mais valiosos da fase anterior e crie uma lista.
• Priorização: Classifique cada componente com base em categorias estratégicas (ou seja, exemplo, inovação, risco vs. retorno, redução de custos, etc.)
• Balanceamento de portfólio: Peça componentes valiosos para criar um plano de negócios coeso e sensato.
• Autorização: Comunique as decisões e obtenha aprovação em tempo, orçamento e cronogramas. Destinar todos os recursos necessários para o projeto.
• Grupo de Monitoramento (Fases 8-9): Essas fases envolvem a reportagem e a revisão do projeto. Durante essas fases, as equipes do PPM revisam os processos e os modificam conforme necessário.
• Revisão e relatórios periódicos da carteira: Coletar e analisar os principais indicadores de desempenho (KPIs). Revise os KPIs de forma periódica e predeterminada para melhorar constantemente os processos. Trata-se de uma revisão de todo o processo de PPM, não dos componentes individuais.
• Mudanças Estratégicas: analise e ajuste os processos estratégicos conforme necessário, com base na revisão.
• Os processos componentes (Fase 10): Esta fase analisa o desempenho dos componentes.
• Execução e Relatórios de Componentes: Depois que os componentes estiverem concluídos, examine o desempenho de cada um. O relativo sucesso de cada componente fornece feedback sobre a força dos processos globais de PPM.