QUAL É O TRABALHO DO RECEPCIONISTA
O profissional que atua na área de recepção é responsável por atender o público interno e externo de uma organização, com a função de atender telefonemas, fazer agendamentos e ajudar os diversos setores.
No dia a dia do trabalho, o recepcionista é responsável pelo atendimento presencial e o encaminhamento das solicitações, orientando visitantes, organizando documentos e transferindo ligações.
A depender da área de atuação, esse profissional também é responsável pelo agendamento de visitas, consultas, hospedagem, além de realizar a recepção de clientes e fornecedores.
Este profissional é, portanto, estratégico para uma organização, uma vez que ele é o primeiro contato de quem adentra o espaço. Realizar um atendimento de excelência como primeira impressão é o que faz com que o fluxo da empresa ocorra como o esperado.
Resumindo, o recepcionista é responsável por realizar diversas tarefas dentro de uma organização. Essas são algumas das tarefas realizadas por eles:
- Cumprimentar e receber os visitantes logo que cheguem ao escritório;
- Encaminhar os visitantes à pessoa e escritório apropriados;
- Atender, selecionar e encaminhar telefonemas recebidos;
- Organizar a área de recepção e suprir todo o material;
- Passar as informações solicitadas por telefone/e-mail;
- Receber, organizar e distribuir diariamente a correspondência/entregas;
- Manter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela mesa da recepção (monitorar o livro de ocorrências, emitir crachás de visitante);
- Fazer pedido de material de escritório e manter inventário de estoque;
- Atualizar agendas e marcar reuniões;
- Fazer reservas de viagens/acomodações e preparar vouchers;
- Realizar o controle das despesas e custos do escritório;
- Realizar arquivamento, xerox e digitalização de documentos.
Onde ele atua?
O recepcionista pode trabalhar em:
Empresas privadas do ramo médico, hoteleiro, comercial, industrial e de serviços;
Empresas e instituições públicas;
Organizações sem fins lucrativos;
Instituições de ensino.
Portanto, esta é uma função que auxilia nas rotinas administrativas da empresa e uma porta de entrada na carreira da pessoa que resolver seguir essa profissão, uma vez que traz conhecimentos que servem a vários departamentos.
Porém, para que o profissional atenda aos requisitos de uma empresa, é preciso que ele entenda quais são suas competências. Isto quer dizer que, se você possui habilidades essenciais para o cargo, há mais chances de conquistar uma vaga de emprego no mercado de trabalho. Para que você consiga se destacar, essas são algumas das habilidades desenvolva as seguintes habilidades gerais:
Capacidade de concentração;
Organização;
Autonomia;
Dinamismo;
Administração do tempo;
Comunicação;
Atenção a detalhes;
Capacidade de lidar com o público;
Determinação;
Boa memória;
Bom humor;
Paciência;
Confiabilidade;
Responsabilidade;
Proatividade.
Este artigo pertence ao Curso de Recepcionista
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