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Registro de evidências: fotos, lotes e divergências
O conferente de cargas não trabalha apenas com a movimentação e a contagem de produtos. Uma parte essencial de sua função é o registro de evidências, que garante clareza, transparência e rastreabilidade em todas as etapas do processo logístico. Registrar significa deixar documentado o que foi observado durante a conferência, seja em situações normais ou quando há algum problema.
1. Por que registrar evidências?
- Comprovação: serve como prova do que realmente aconteceu em uma operação.
- Transparência: evita dúvidas entre a empresa, fornecedores e clientes.
- Agilidade na solução: facilita a identificação da causa de erros ou falhas.
- Prevenção: ajuda a corrigir situações para que não se repitam no futuro.
Sem registros, divergências podem virar discussões sem solução clara.
2. Registro por fotos
O uso de fotos é uma prática cada vez mais comum no armazém. Elas:
- Mostram visualmente danos em embalagens ou produtos.
- Registram como as cargas chegaram (se estavam lacradas, amassadas ou abertas).
- Servem como evidência em casos de devoluções, reclamações ou auditorias.
Dica prática: sempre que tirar uma foto, garanta boa iluminação, foco nítido e que os detalhes importantes (como etiqueta ou número do lote) apareçam claramente.
3. Registro de lotes
Os lotes identificam grupos de produtos fabricados juntos. Esse dado é fundamental para a rastreabilidade, especialmente em setores como alimentos, medicamentos e cosméticos.
O conferente deve:
- Anotar corretamente o número do lote em formulários ou sistemas.
- Conferir se o lote registrado na nota fiscal ou sistema corresponde ao lote físico da mercadoria.
- Garantir que o produto seja armazenado de acordo com sua validade (quando aplicável).
O registro dos lotes ajuda em casos de recall (quando um produto precisa ser retirado do mercado) e no controle de validade.
4. Registro de divergências
As divergências são diferenças encontradas durante a conferência, como:
- Quantidade diferente da nota fiscal.
- Produto trocado ou modelo incorreto.
- Embalagem violada ou com avaria.
- Lote divergente do informado.
Nesses casos, o conferente deve registrar de forma clara e objetiva:
- O que foi encontrado (exemplo: “faltaram 2 caixas de detergente 500 ml”).
- Onde ocorreu (exemplo: “na paleteira X” ou “na doca de recebimento”).
- Como estava a mercadoria (exemplo: “caixa rasgada no canto direito”).
- Evidências de apoio (foto ou etiqueta do lote).
Esse registro ajuda na tomada de decisão imediata, como devolução, ajuste de estoque ou contato com o fornecedor.