SISTEMA CONTÁBIL

Plano de contas

É chamado Plano de Contas o conjunto de rubricas criado pelo contador para atender às necessidades de registro dos fatos administrativos, de forma a possibilitar a construção dos principais relatórios contábeis e atender a todos os usuários da informação contábil. Os elementos que formam o patrimônio e suas alterações são controlados por meio de contas cuja função é registrar e expor os bens, direitos, obrigações e a situação líquida patrimonial, além das receitas e despesas, com base nas quais são apurados os lucros ou prejuízos.

Existem contas patrimoniais, que representam os bens, os direitos, as obrigações e a situação líquida. Há também as contas de resultado, que indicam as variações positivas (receitas) e negativas (despesas) ocorridas no patrimônio, em virtude das atividades da empresa. As contas de resultado possibilitam a apuração dos lucros ou prejuízos em cada exercício.

Para cada bem ou agrupamento de bens, direitos, obrigações ou situação líquida, há uma conta específica. Da mesma forma, as modificações do patrimônio, positivas ou negativas, são representadas por contas de resultado. O plano de contas de uma empresa consiste numa relação padronizada de contas a serem utilizadas no registro das operações pelos profissionais da área de contabilidade. 

Como todos eles se sujeitam regras estabelecidas num mesmo plano de contas, a conseqüência é a uniformidade nos procedimentos contábeis adotados. O plano de contas deve ser flexível, de forma a poder ser adaptado, mediante inclusão ou exclusão de contas, em virtude da ocorrência de fatos contábeis inicialmente não previstos e da dinâmica própria da atividade empresarial. Para montar um bom plano de contas, é importante seguir algumas recomendações:

• Deve atender primeiramente às necessidades específicas de cada empresa e suas segmentações de responsabilidade e às necessidades de informação de todos os usuários das informações contábeis;

• O ponto de partida das necessidades de informação são os dados e peças contábeis requeridas pelo dirigente máximo da empresa, sendo o papel do contador apenas de monitoramento e aconselhamento;

• Partindo das informações dos dirigentes e seguindo em ordem hierárquica, atender aos demais usuários da informação contábil por toda empresa;

• A classificação deve partir do geral para o particular;

• A classificação deve partir do detalhamento adequado ao Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados e Fluxo de Caixa, que são os principais relatórios decisórios e os mais importantes em caráter global;

• As contas devem ser codificadas dentro do possível, ou conterem elementos claros para rápida identificação e assimilação do que representam;

• Os agrupamentos devem ser feitos pensando nos relatórios ou telas que deles se organizarão;

• Os títulos das contas devem refletir imediatamente os elementos patrimoniais que representam de forma clara e sucinta;

• Deve ter flexibilidade para uma possível ampliação e operacionalidade simplificada.

A execução e implantação do sistema de contas padrão devem observar a sistemática de cada conta e ajustar as mesmas, quando necessário ao atendimento da legislação vigente. Para isto é preciso estudar as técnicas contábeis, para o plano de contas ser um espelho do que efetivamente a empresa necessita para sua operacionalização.

• Contas contábeis

As contas contábeis constituem-se representações escrituradas de bens, direitos, obrigações, capital, reservas, etc. de uma entidade. Sua finalidade é registrar as movimentações transcritas do livro diário, expressando-se monetariamente. Cada fato contábil é transportado para as respectivas contas, com sua data, histórico e valor.

As contas poderão ser ativas, passivas, de resultado, ou de compensação. As contas ativas registram bens e direitos, como numerário (caixa), valores bancários (contas de movimento), clientes (duplicatas a receber), imóveis (terrenos e edificações), etc. As passivas registram as obrigações e os recursos de capital, como contas a pagar (fornecedores), empréstimos tomados (instituições financeiras), capital social, reservas de lucros, etc.

As contas de resultado registram as contrapartidas das mutações patrimoniais, e podem ser subdivididas em contas de receita (como venda de mercadorias) e custos e despesas (como despesas de vendas). As contas de compensação servem exclusivamente para controle, sem fazer parte do patrimônio. Como exemplos: Títulos Endossados/Endossos Para Desconto, Títulos Caucionados/Endossos para Caução, etc. Cada conta tem um título que represente, de forma adequada, o conjunto de movimentações que aglutinará. 

• Contas de resultados

As chamadas contas de resultado são as contas que representam as receitas e as despesas de uma determinada empresa. Elas são embasadas de acordo com a Teoria Patrimonialista, o modelo usualmente adotado pelas empresas brasileiras. Por receitas, compreendemos os valores obtidos com a venda de produtos ou mercadorias e com a prestação de serviços. 

Esses valores podem ser classificados como dinheiro em caixa (no caso das vendas à vista) ou em direitos a receber (no caso das vendas a prazo). As receitas são responsáveis por aumentar os ativos ou diminuir os passivos de uma companhia. Já as despesas são todos os esforços que a empresa despende visando obter receita. Sendo assim, bens e serviços consumidos, como água, aluguel, despesas bancárias, fretes, energia elétrica e salários, por exemplo, representam reduções no ativo de uma empresa. 

Elas podem ser originadas de desembolso (saída de dinheiro do caixa) ou por depreciação (desgaste de itens do ativo imobilizado). As contas de resultado, portanto, representam os valores das receitas e despesas. Todos os itens devem ser creditados ou debitados pensando no aumento ou na redução contábil do lucro ou do patrimônio líquido. Ao final do exercício, as empresas são obrigadas a encerrar as contas de resultado, confrontando-se os valores de receitas e despesas.

Se o total das receitas for maior do que as despesas, então haverá lucro. Caso contrário, se o total das despesas for maior do que o das receitas, haverá prejuízo.

• Débito e crédito

A teoria do “débito” e do “crédito” foi difundida pelo frade italiano Luca Paciolo, em sua obra “Suma de aritmética, geometria, proporção e proporcionalidade”. Trata-se da aplicação da teoria da existência das coisas. Tudo que temos veio de algum lugar. A expressão “tudo que temos” foi substituída pelo termo “débito”. Para responder de onde vieram as coisas que temos (origem), utiliza-se o termo “crédito”.

Temos por débito tudo aquilo que a pessoa possui, tudo que ela tem, tudo que adquiriu, que é dela. O crédito responde como a pessoa conseguiu aquilo que ela possui, a origem do “débito”, de onde veio o que ela tem.