Gestão de pessoas e administração de materiais

Assim como toda organização pública ou privada, as instituições de saúde também necessitam de um bom funcionamento de seus materiais e recursos humanos. Sendo assim, é importante então que se tenha recursos materiais e humanos necessários para que seja proporcionada uma assistência de qualidade e que estes sejam corretamente administrados.

Devido à grande importância, abordaremos neste capítulo sobre a administração de matérias e de gestão de pessoas, o papel do enfermeiro quanto a esses tópicos, definições e informações relevantes que cercam esses assuntos.

Sendo assim, começaremos com a Administração de Materiais e suas principais noções para o conhecimento do enfermeiro.

Administração de Materiais

A definição de Administração de Materiais, nas instituições de saúde, contempla coordenar todas as atividades necessárias para que assim seja possível garantir o abastecimento de todos os ambientes dessa organização. Para isso, é importante realizar com o menor custo possível e de forma que a prestação de seus serviços não sofra impactos negativos aos clientes ou pacientes.

A Administração de Materiais envolve, majoritariamente, a totalidade dos fluxos dos materiais de uma organização, compreendendo:

• A programação;
• A compra;
• A recepção; O armazenamento (localizado no almoxarifado);
• A movimentação desses materiais;
• O transporte interno deles;
• O armazenamento no depósito de produtos acabados

A Importância da Administração de Materiais

Recursos materiais são imprescindíveis para o funcionamento de qualquer tipo de organização, seja de serviços ou de fabricação, com objetivo de obter lucro ou não, e constituem fator que possibilita o alcance dos objetivos propostos por essas organizações.

Segundo Kurcgant (1991), tais recursos representam cerca de 75% do patrimônio das instituições hospitalares e 30 a 45% dos gastos das instituições com materiais.

Paralelo a isso, estima-se que em uma organização hospitalar geral de ensino, com 300 leitos aproximadamente, ou seja, um hospital de grande porte, trabalha com aproximadamente 2.500 materiais de consumo destinados para a assistência à saúde. Com isso, tais materiais representam uma média de 1.500.000 unidades consumidas todos os meses, o que pode gerar um custo anual de, aproximadamente, R $4.000.000,00.

Portanto, os gastos provenientes de recursos materiais têm representado uma parcela importante do orçamento dessas instituições, e para que não haja falta de material (prejudicando a assistência à saúde) nem excessos (elevando custos desnecessários) os materiais devem possuir suas qualidades e quantidades planejadas previamente e controladas.

O papel do enfermeiro para a Administração de Materiais

Os enfermeiros, ao prestarem a assistência à saúde utilizem recursos materiais, possuem a competência e deveres pela administração dos materiais em suas unidades de trabalho, podendo chegar através da determinação do material necessário para a realização da assistência seja na configuração qualitativa como também no quantitativa, na definição das especificações técnicas, na atuação no processo de compra, na organização, no controle e avaliação desses materiais.

Sendo assim, o papel do enfermeiro é preponderante no que tange a determinação do material necessário à consecução da assistência.

Segundo Castilho e Gonçalves (2014), um papel relevante que o enfermeiro desempenha é no gerenciamento desses recursos materiais que consiste em saber e acompanhar a utilização de materiais da unidade sob sua responsabilidade. Além disso, é de extrema importância que o enfermeiro esteja atualizado constantemente no que se refere às tecnologias e produtos que são lançados no mercado, ponderando sempre o custo-benefício da utilização de um novo produto e o impacto de novas tecnologias para assistência, com o objetivo de garantir a qualidade da assistência prestada.

Entretanto, o enfermeiro deve ter a atenção de não transformar a administração de materiais desenvolvida por ele em uma atividade de caráter burocrático que visa exclusivamente à manutenção das prioridades financeiras da instituição, mas sim como uma conquista que realça o importante papel que o enfermeiro desempenha na dimensão técnico administrativa, que faz parte dos processos do cuidado e da gerência.

Assim, pode-se concluir que as atividades de gerência de recursos materiais desempenhada pelos enfermeiros devem ter como objetivo o aperfeiçoamento da assistência à saúde de indivíduos e comunidade, assim como as condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde.

Objetivos da Administração de Materiais

Os objetivos da Administração de Recursos Materiais nas instituições de saúde podem ser divididos em primários e secundários:

• Primários: alcançar custos baixos de aquisição, de manutenção, de reposição e de mão de obra; promover a rotatividade de estoques, estimular o aperfeiçoamento e treinamento do corpo de funcionários; possibilitar a continuidade de fornecimento; garantir a qualidade dos materiais que foram e serão adquiridos; promover boa relação com os fornecedores, assim como bons registros e cadastros; realizar a padronização, otimização do atendimento, maximização de retornos, e centralização de atividades.
• Secundários: garantir harmonia interdepartamental, economia, reciprocidade, atualização e melhoria da qualidade.

Com isso, a finalidade da Administração de Materiais equivale a coordenar as atividades que garantam o fornecimento das necessidades da instituição, com qualidade e em quantidades adequadas, no tempo correto e ao menor custo provável, através da compra, armazenamento, distribuição e controle.

• Materiais permanentes: são aqueles que não serão estocados, ou que permitem apenas uma estocagem temporária ou transitória, apresentando assim um tempo de vida útil igual ou maior a dois anos constituem o patrimônio da instituição, como por exemplo, mobiliários, equipamentos, instrumentais e outros.
• Materiais de consumo: são aqueles estocados e com o uso acabam por perder as suas propriedades, tendo uma duração de, no máximo, dois anos como, por exemplo, esparadrapos, extensão para oxigênio, inaladores, seringas, agulhas e outros,

Etapas da Administração de Materiais em enfermagem

• Previsão de materiais em enfermagem

De maneira geral, prever tem por significado “conhecer com antecipação”, por outro lado, a previsão de materiais nas unidades de enfermagem consiste em realizar um levantamento das necessidades e exigência da unidade de enfermagem, identificando assim a quantidade e a especificidade deles para suprir essas demandas. 

E para acontecer essa função em uma unidade de enfermagem, o enfermeiro deve definir por meio de um levantamento as necessidades de recursos, distinguindo a quantidade e a especificidade deles. Além da quantidade e da especificidade dos materiais necessários, o enfermeiro ao realizar a previsão deve levar em conta também: a especificidade da unidade; as características da clientela; a frequência no uso dos materiais, o número de leitos na unidade; o local de guarda; a durabilidade do material e a periodicidade da reposição do material.

Em suma, a previsão é definida como um levantamento das necessidades da unidade de saúde, identificando a quantidade e a especificidade para o suprimento devido.

• Organização e armazenamento de material

Após realizar a previsão e provisão dos materiais, é necessário que haja um estudo que identifique em quais locais e de que forma estes materiais serão distribuídos, armazenados e por fim estocados.

Segundo a definição de Gama (1997), “armazenar ou estocar materiais é dispor de forma racional e técnica cada produto em seus depósitos (almoxarifado). O material deve ser acondicionado em estantes, armários, estrados, prateleiras, gavetas ou em pilhas seguindo normas técnicas para evitar riscos de queda, achatamento, deterioração, perda e outros”. Ou seja, a organização consiste na forma em que o enfermeiro irá dispor desses materiais em sua unidade.

Tratando-se da forma geral de realizar o material, é importante seguir algumas recomendações:

• Observar se há facilidade de visualização para os colaboradores;
• Evitar riscos de contaminação, seja poeira, umidade, luz ou outros; 
• Assegurar a facilidade de realização de inventários, reposição e controle;
• Proporcionar rigoroso controle;
• Facilitar à equipe de enfermagem o acesso aos materiais conforme as necessidades do Serviço de Enfermagem.
• Evitar ao máximo o sub-estoque e a guarda descentralizada, o que pode dificultar o controle e favorecer o desvio. 

• Controle

• Através do método ABC que classifica os materiais segundo custo para a instituição;
• Empregando o sistema de troca/reposição; 
• Por meio do uso de cadernos com o número de patrimônio e quantidade; 
• Utilizando fichas técnicas e atualmente o uso do computador.

• Competências de um enfermeiro para bom gerenciamento de recursos humanos:

1. Planejar e traçar metas juntamente com os membros dos grupos – Aprender a solucionar as problemáticas que surgem ao longo do trabalho é imprescindível para que se consiga alcançar resultados palpáveis nas unidades de saúde, e fazer isso atrelado aos membros da equipe proporciona uma relação de parceria que ultrapassa a individualidade e superioridade.

2. Comunicação como ponto central – Para que uma organização seja feita de forma eficaz é necessário comunicar-se visando estabelecer metas, identificar soluções e sincronizar as energias para um bom funcionamento de equipe. Este direcionamento permite que o enfermeiro alinhe informações, orientações e decisões que circundam o processo de cuidar do outro

3. Saber gerir conflitos – Para ser experiente nesse ponto é necessário conhecer as pessoas com quem você trabalha, dessa forma as diferenças entre elas serão exaltadas e respeitadas. Nesse momento é importante que a confiança esteja presente no meio para que os conflitos possam ser solucionados por você de forma mais branda e com segurança.

4. Liderança – Possuir espírito de liderança abarca todos os pontos anteriormente citados, ser líder é caminhar lado a lado com todos os colegas de trabalho de forma a incentivar a capacidade e trabalho deles. Planejar, organizar e dirigir recursos humanos não é uma tarefa fácil, dessa forma é necessário muito desempenho e compromisso com este objetivo.

Um enfermeiro que gere pessoas deve entender sobre a tabela de distribuição percentual dos profissionais de enfermagem (SCP):