Separamos algumas dicas para não errar na administração escolar, seja como gestor, seja como suporte e assessoria à administração.
1. Elabore o planejamento estratégico
É necessário definir os objetivos e as metas a curto, médio e longo prazo para traçar um passo a passo, designar tarefas e agir em situações inesperadas com propriedade e assertividade. Por este motivo é que o planejamento estratégico é uma ferramenta cada vez mais utilizada pelas empresas atualmente.
Existem várias formas de formular um bom planejamento estratégico. Em geral, alguns itens devem constar no seu planejamento para o bom funcionamento da sua instituição de ensino. São eles:
- Missão - O motivo que justifica existência da instituição;
- Visão - Como a instituição de ensino pretende ser vista no futuro;
- Valores - Condutas que devem ser adotadas por todos os colaboradores.
- Também é indicado a montagem da matriz SWOT, que aponta as forças (pontos positivos) e as fraquezas (aspectos negativos) no âmbito interno, além das
oportunidades e ameaças que estão relacionadas com o segmento externo.
A partir destas informações, é possível traçar metas a serem atingidas. Pesquisas como indicadores de desempenho, parâmetros de mercado e perfil do público alvo ajudarão a escola a checar se está apresentando um bom rendimento e identificar possíveis falhas.
A administração escolar deve participar ativamente deste planejamento, tão fundamental para realizar o monitoramento da performance da instituição, para constatar eventuais dificuldades e encontrar alternativas para superá-las.
2. Fique de olho nas mudanças tecnológicas
Com toda a revolução tecnológica pela qual temos passado, é muito importante que o ambiente escolar seja permeado por facilitadores tecnológicos que auxiliem e ofereçam suporte para a capacidade criativa dos professores.
Exemplo disso são as escolas que têm utilizado tablets, smartphones e até mesmo aulas híbridas para conseguir um melhor rendimento dentro da sala de aula e mais atrativos para seus alunos, cada vez mais acostumados a esta realidade.
É possível utilizar aplicativos para facilitar o ensino de línguas estrangeiras, através de exercícios interativos que são lúdicos e educativos.
Também é possível adotar plataformas, onde os pais possam acompanhar a frequência e a nota dos filhos em cada disciplina. Essa iniciativa contribui para aproximar os responsáveis dos agentes da escola, melhorando significativamente o relacionamento entre eles.
Há ainda escolas que investem em softwares para tornar a administração escolar mais intuitiva, fornecendo dados sobre o patrimônio e verificando quais os setores que a escola deve investir para não deixar que a concorrência saia na frente em termos de qualidade.
3. Priorize o controle financeiro
Esta é uma diretriz muito importante para o desenvolvimento de uma escola, especialmente com o cenário de crise econômica que se desenha no nosso país. Por isso é tão vital para a administração escolar priorizar o controle financeiro.
Isso envolve manter em dia o pagamento de funcionários e fornecedores, com intuito de manter o ambiente organizacional mais tranquilo, seguro e aberto a novos investimentos. É importante contar com um sistema que permita verificar uma série de itens relacionados com a saúde financeira da escola, como:
- Contas de água e de luz;
- Folha salarial;
- Taxa de inadimplência;
- Descontos concedidos para bolsistas;
- Custos com fornecedores;
- Empréstimos;
- Receita proveniente do pagamento das mensalidades.
A análise financeira é fundamental para fazer uma estimativa de investimentos para o futuro. É papel da administração escolar estar atento aos orçamentos e ao controle dos gastos, evitando o endividamento e a deterioração dos bens da escola e consequentemente interferindo na qualidade de ensino, o que acaba afastando os alunos.
A manutenção assídua do patrimônio é responsabilidade da administração escolar, com ações como realizar um cronograma de atividades para a limpeza dos ambientes e a vistoria de como estão conservados itens importantes do patrimônio (mesas, cadeiras, lâmpadas etc.).
Tal medida contribui bastante para a escola estar mais bem arrumada e agradável para receber os alunos, além de ser benéfica para a imagem da instituição de ensino. Com uma administração escolar atenta e proativa, fica mais fácil evitar situações que prejudiquem o bem estar de todos na escola.
5. Valorize o bom relacionamento
É importante manter o respeito pelos alunos como forma de cativá-los. Uma boa maneira de fazer isso é incentivando o diálogo em sala de aula. O ideal é que o professor ofereça oportunidade para todos se manifestarem sobre como está o andamento das atividades. Se essa ação for realizada de forma planejada, não vai atrapalhar a qualidade do ensino.
Pelo contrário, vai fazer com que os estudantes se sintam mais valorizados, o que vai aumentar o estímulo em participar das tarefas. A escola pode abrir um canal de contato para os pais se manifestarem pelo site ou redes sociais. À medida que a administração escolar se mostra receptiva para interagir, maiores são as chances de engajamento e fidelização.
6. Invista na qualificação dos funcionários
Os professores merecem um cuidado especial, porque precisam estar atentos às novas tendências de cada disciplina. Para eles estarem sempre preparados, é recomendado que a escola tenha um programa de treinamento que priorize a melhoria contínua dos docentes.
Com a facilidade de adquirir as informações pela internet, os alunos exigem dos professores mais capacidade de articulação de ideias e foco na atualização constante. Também é crucial investir na capacitação dos demais colaboradores para que eles prestem um atendimento cortês e de boa qualidade para o público-alvo.
A administração escolar deve estar atenta à infraestrutura da instituição, ao relacionamento com os stakeholders e à qualidade do ensino. Com essa postura, terá mais condições de reter os alunos e de conquistar a confiança dos pais.
