APLICABILIDADE DO ARQUIVAMENTO

O arquivo, seja ele manual ou automatizado, recebe toda a documentação resultante dos departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. Trata-se da memória viva, isto é, a fonte de pesquisa e informação para a melhor administração empresarial. Por isso, é necessário para qualquer fase do trabalho de uma organização.

A finalidade de um arquivo compreende servir à administração e à história vindo, a partir daí, os valores primário (valor administrativo) e secundário (valor cultural). Primeiro, é administrativo, servindo à administração que o criou, para depois, seguir para a história, após o esgotamento da atividade administrativa.

O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos documentos. Chamamos de ativo aquele composto por documentos em fase de conclusão e, por esse motivo, estão em constante uso. Fazem parte do arquivo morto, por sua vez, documentos que possivelmente poderão ser utilizados no futuro.

A função principal dos arquivos é possibilitar o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida e precisa.