Cargos e funções - Administração de Empresas

A Administração de Empresas é uma área de conhecimento muito ampla, e um assunto que não pode ser evitado por qualquer pessoa envolvida nos negócios.

E uma das regras básicas para gestão de qualquer negócio envolve o recrutamento, contratação, treinamento e retenção das pessoas certas como membros da organização. 

Isso envolve olhar para suas qualificações, características, contribuições potenciais e seus pontos fortes e fracos. Mas na verdade é uma visão muito mais ampla, que não se limita apenas a escolher as pessoas certas para combinar com o trabalho certo. 

Também envolve definir papéis e responsabilidades, porque você não pode combinar uma pessoa com um trabalho sem saber exatamente o que você está procurando.

Por que você deveria ter papéis e responsabilidades claramente definidos dentro da organização?

Definir os papéis e responsabilidades dos membros em sua organização é importante por várias razões:

Contratar as pessoas certas para o trabalho

Desde o início, ter funções claramente definidas permitirá que a gestão identifique o tipo de pessoas de que precisarão, para que possam proceder à segmentação e contratação dos candidatos mais qualificados para o cargo.

Melhor colaboração entre e entre membros e equipes dentro da organização

Se o papel e as responsabilidades de cada funcionário forem definidos claramente, há maiores chances de colaboração e compartilhamento de trabalho se tornarem mais bem sucedidos. Isso também funciona claramente quando você tem diferentes grupos de pessoas trabalhando juntas. 

Não basta que você tenha definido claramente os papéis e responsabilidades de cada grupo; você também deve ter certeza de que suas funções individuais são tão definidas, uma vez que torna um melhor trabalho em equipe se cada funcionário está ciente do que eles estão trazendo para a mesa e o que é esperado deles. Isso também reduzirá as possibilidades de mal-entendidos e disputas, especialmente aqueles que estão relacionados à autoridade.

Desenvolvimento de equipes fortes

O trabalho em equipe é um dos ingredientes vitais no sucesso organizacional, e equipes fortes são compostas por indivíduos que sabem o que devem fazer e pelo que são responsáveis. Se a gestão for capaz de comunicar às suas equipes e aos membros da equipe sua responsabilidade e responsabilidade corretamente, então eles terão um trabalho em equipe mais forte, levando a maior produtividade e melhores resultados.

Melhorar a eficácia e eficiência geral

Tudo isso resultará em maior eficiência e eficácia na forma como o negócio é executado. Encontrar um bom ajuste ou correspondência entre empregos e pessoas diminuirá e até eliminará erros e erros, e melhorará a qualidade do trabalho. Haverá casos menores de atrasos e atrasos provocados por mal-entendidos quando se trata de funções de funcionários, e eles terão um forte senso de responsabilidade em relação ao seu trabalho e à organização.

Redundâncias também são evitadas, e a distribuição de empregos será melhorada. Por exemplo, eles podem descobrir que uma pessoa está atualmente fazendo o trabalho de três pessoas, enquanto três pessoas estão fazendo praticamente a mesma coisa. No longo prazo, isso poderia resultar em redução de custos para a organização e um uso mais eficiente de seus recursos.

No final, tudo se resume a uma coisa: definir os papéis e responsabilidades ajudará a organização ou empresa a se tornar bem-sucedida e, finalmente, atingir todos os seus objetivos.

Como definir papéis e responsabilidades

Para começar, há três coisas sobre as quais cada membro de uma organização deve ser claro: seus superiores ou a pessoa a quem eles têm que relatar, suas responsabilidades e expectativas correspondentes, e o nível de autoridade que eles exigem para tomar decisões. Para essa discussão, vamos focar em como definir o segundo item: suas responsabilidades e papéis.

Um papel não é uma responsabilidade, e vice-versa. Muitas pessoas confundem um papel como o cargo, mas há mais do que apenas uma designação. Todo o processo de gestão empresarial é composto por diferentes funções. É possível que duas ou mais pessoas tenham um ou o mesmo papel, dependendo do que fazem. 

Existem papéis que estão focados apenas no lado administrativo das coisas, enquanto outros estão mais na parte técnica. Alguns dos papéis mais comuns que você encontrará em uma configuração organizacional ou empresarial típica incluem o Proprietário, um Líder de Negócios, um líder de negócios de TI, um Analista de Negócios, um analista de TI e afins.

Essas funções, então, vêm com responsabilidades correspondentes, ou os resultados específicos que são esperados a partir dessas funções. Uma maneira simples de afirmar isso é que os papéis são os termos gerais, e as responsabilidades são as especificidades.

A gestão é responsável por definir os papéis e responsabilidades dentro da organização. Em alguns casos, eles formam equipes ou comitês encarregados de fazê-lo. Eles podem passar por várias formas, utilizando várias ferramentas, dependendo principalmente do tipo e natureza do negócio ou das operações da organização, bem como dos objetivos, mas aqui estão algumas das atividades comuns empreendidas no processo.

Olhe o que você tem, e o que você precisa. A primeira coisa que a gestão deve fazer é realizar uma auditoria organizacional. Uma maneira simples de fazer isso é fazer uma lista de todos os funcionários ou funcionários existentes da empresa. Em seguida, crie outra lista, desta vez enumerando as funções e tarefas que são desempenhadas nas operações de negócios. 

Outra ferramenta útil é um gráfico organizacional para analisar como os diferentes departamentos ou divisões da organização estão conectados ou interrelacionados. 

Agora dê uma olhada no estado atual das coisas em seu organograma. O que mais você precisa que não esteja lá? Que funções faltam, e em que departamentos? Isso permitirá que você inclua posições que você não tinha anteriormente, mas agora você percebe que precisa, enquanto remove aqueles que seus processos ou operações não exigem mais.

Preste atenção à descrição da posição de cada posição em sua organização. Pense na descrição da posição como seu guia ou mapa, tanto para a gestão quanto para o funcionário saberem a direção que tomarão na tentativa de atingir os objetivos da organização. Os componentes que devem estar presentes na descrição da posição incluem os seguintes:

• Descrição do trabalho. Mais do que apenas um cargo ou designação oficial, isso resume as tarefas, funções e responsabilidades do funcionário que ocupará esse cargo.
• Tarefas ou funções. Estes referem-se às atividades específicas ou trabalho que o empregado irá realizar.
• Papéis ou responsabilidades. Cada posição está associada a conjuntos de responsabilidades. Isso responde à pergunta sobre quais são os resultados esperados associados ao trabalho daquele na posição.
• Experiência e exigência educacional. O cargo também pode exigir um certo grau de experiência de fundo ou posse de conhecimento em um campo específico. Estes também devem ser definidos claramente na descrição da posição.
• Gestão de Desempenho e Indicadores. Também é importante definir como o empregado nessa posição será avaliado em relação ao seu desempenho. Quais são as métricas a serem usadas? Quais são as metas de desempenho? Que ações serão tomadas se ultrapassarem, cumprirem ou não cumprirem essas metas?

Prepare um gráfico organizacional final. Uma vez que os papéis e responsabilidades de cada membro da organização foram claramente definidos, é uma boa ideia criar um gráfico organizacional final, que também definirá as relações entre e entre todos os departamentos, equipes e indivíduos dentro da organização. 

Simplesmente olhando para o gráfico, os funcionários saberão a quem devem se reportar e com quem devem trabalhar ou colaborar.

Obtenha a cooperação e aprovação da gestão, ou aqueles no nível executivo. Isso é especialmente importante se a organização atribuiu a tarefa de definir papéis e responsabilidades para pessoas que não estão no nível executivo. Eles devem ser agradáveis aos métodos que você usou na avaliação da estrutura organizacional atual, e suas mudanças propostas, se houver.

Ao final de tudo, comunique as funções e responsabilidades aos funcionários. Não adianta definir os cargos e responsabilidades se os funcionários não forem informados deles. 

Cada empregado deve estar claramente ciente do que se espera dele ou dela. Isso pode ser feito por meio de diversos métodos de comunicação, como conversas diretas com os colaboradores interessados, workshops e treinamentos em grupo e outras atividades semelhantes.