Ciclo de Vida do Projeto e sua Classificação

O ciclo de vida do projeto divide a sequência de operações do projeto em diferentes fases. Independentemente do escopo ou complexidade, qualquer projeto passa por uma série de etapas durante sua vida.

As atividades do projeto devem ser agrupadas em fases para facilitar o gerente de projeto e sua equipe para planejar e organizar várias entradas de forma eficaz. Também auxilia na identificação de desvios e, assim, auxilia na tomada de decisão quanto à continuação ou término do projeto.

Geralmente, existem quatro estágios do ciclo de vida do projeto que são:

Geração de Ideias (Fase de Conceito)

Quem está planejando investir começa a procurar novas ideias em todos os lugares. Pode-se iniciar um novo projeto definindo seus objetivos, escopo, propósito e entregas a serem produzidas. Ele também contratará sua equipe de projeto, montará o escritório de projetos e revisará o projeto, para obter aprovação para iniciar a próxima fase. Os processos básicos desta fase de iniciação são:

• Documento do projeto: Esta é uma declaração que descreve as características do projeto realizado.
• Documento de viabilidade do projeto: Contém restrições e soluções alternativas.

As quatro etapas do estudo de viabilidade do projeto são:

• Descrição do problema
• Abordagem a ser utilizada
• Gerações alternadas para resolver o problema
• Recomendações preliminares

Documento de conceito do projeto: Ele responderá às seguintes perguntas

• O que fazer?
• Como será feito?
• Por que isso deve ser feito?

Termo de abertura do projeto: O termo de abertura do projeto comunica formalmente o início do projeto. Consiste no escopo do projeto, autoridade do projeto e KSF (Key Success Factors).

Durante esta fase, a equipe do projeto é responsável pelas seguintes atividades:

• Realização de entrevistas com clientes e partes interessadas
• Realização de pesquisas para geração de informações mais necessárias.
• Preparação do documento de viabilidade do projeto, declaração de conceito do projeto e termo de abertura do projeto.

Fase de Planejamento do Projeto

A fase de planejamento do projeto segue a fase de iniciação do projeto. Inúmeras horas durante as fases seguintes podem ser economizadas com um planejamento adequado.

O objetivo da fase de planejamento do projeto é:

• Determinar os requisitos do projeto
• Determinar custos e cronogramas do projeto
• Procurar fontes de todos os recursos

Os processos básicos da fase de planejamento do projeto são:

• Definição do escopo: Definir o escopo do projeto e suas limitações.
• Preparando a estrutura analítica do projeto: Divida todo o projeto em atividades menores
• Atribuição de funções: Atribua tarefas a indivíduos ou grupos de indivíduos como atividades ou tarefas predefinidas.
• Cronogramas de projetos: Determine o cronograma ideal do projeto.
• Alocação de fundos: Alocação de fundos para atividades individuais

Outros processos subsidiários na fase de planejamento são:

• Planejamento de gerenciamento de riscos: inclui a identificação de possíveis causas e efeitos dos riscos e a tentativa de reduzir o impacto do risco.
• Planejamento de aquisições: Decisões sobre todos os produtos, serviços ou recursos necessários para realizar o projeto.

Na fase de planejamento, várias etapas são tomadas, incluindo:

• Viabilidade técnico econômica final do projeto: Esta é a última chance de mudar a decisão, pois após esta etapa, fica muito perto de encerrar o projeto ou alterar o projeto.
• Engenharia básica e projeto de processo: O processo é selecionado e a engenharia básica é feita. Os documentos relativos à especificação do equipamento são preparados.
• Divisão de trabalho/responsabilidades: Diferentes atividades são alocadas a indivíduos ou grupos.
• Identificar potenciais fornecedores e subcontratados: Nenhum projeto está completo sem a ajuda de agências especializadas externas chamadas subcontratadas. Os potenciais fornecedores de equipamentos diversos, agências de construção civil e similares são identificados e negociados.
• Projeto de engenharia detalhado: com base nos projetos do fornecedor do equipamento, é realizada a engenharia detalhada. O layout final é preparado e o cronograma de trabalho é preparado.
• Estimativa final do custo do projeto: As etapas acima levam à finalização do custo do projeto bastante preciso. Isso é essencial, pois o próximo passo envolveria o arranjo de fundos.
• Decisão de estrutura de capital e meios de financiamento: A decisão final com relação ao financiamento do projeto é necessária durante a fase de planejamento. É uma decisão crucial geralmente tomada pelo grupo estratégico central com o conselho de gerentes financeiros.
• Cronograma final de implementação (próxima fase): A próxima fase será a implementação. Um cronograma adequado de implementação é essencial para evitar confusões. O cronograma de implementação informa a todos os membros da equipe quando uma determinada atividade deve começar e terminar. Ele fornecerá os marcos de cada atividade. As técnicas utilizadas são PERT, CPM, gráfico de Gantt, alocação de recursos com falha e nivelamento de recursos.

Fase de Implementação ou Execução

A execução do projeto é caracterizada pelo trabalho real nas tarefas planejadas e o controle do projeto envolve a comparação do desempenho real com o desempenho planejado e a tomada de ações corretivas apropriadas para obter o resultado desejado.

Durante esta fase, a equipe do projeto é responsável pelas seguintes atividades:

• Os membros da equipe executam as tarefas alocadas na fase anterior sob a supervisão do gerente de projeto e se reportam a ele.
• O gerente de projeto é responsável pela medição de desempenho, que inclui encontrar variações em relação ao custo, cronograma e escopo.
• O gerente de projeto é responsável por fornecer relatório de status do projeto para todas as partes interessadas. Ele deve informar especificamente o desvio do plano para as partes interessadas. Ele também deve determinar a causa raiz dos desvios e sugerir as ações alternativas para enfrentar o desvio causado ou esperado. Isso ajuda as partes interessadas a decidir a ação corretiva a ser tomada.
• Todos os principais interessados ​​do projeto são responsáveis ​​pela revisão das variações.
• Todos os principais interessados ​​do projeto são responsáveis ​​por tomar as ações necessárias das variações assim determinadas, de modo a concluir o projeto dentro do prazo e do custo.

O processo básico de execução do projeto pode ser:

• Execução do plano de projeto
• Lidar com as mudanças
• Controle de projetos

Os processos subsidiários durante a execução do projeto podem ser:

• Controle de qualidade
• Monitoramento de desempenho
• Administração de projetos
• Monitoramento e controle de riscos
• Escopo e controle
• Controle de cronograma e custos
• Gestão de agências externas (subcontratadas)

As principais atividades durante esta fase de execução incluem:

• Adjudicação de contratos a empreiteiros, fornecedores, subempreiteiros: Seleção final de fornecedores de diversos fornecimentos de serviços (geralmente denominados empreiteiros) e equipamentos físicos (geralmente denominados fornecedores).
• Adquirir equipamentos e serviços: Após monitorar continuamente os fornecedores, a equipe do projeto deve adquirir os bens e serviços.
• Montagem dos equipamentos: Os equipamentos adquiridos precisam ser colocados no local projetado após a preparação da fundação necessária.
• Controlar e monitorar o custo, cronograma e escopo do projeto: Como a maioria dos esforços, tempo e custo são incorridos durante esta fase, é fundamental monitorar o cronograma e o custo do projeto durante esta fase. Isso geralmente é feito usando várias ferramentas, como gráfico de Gantt e análise de valor agregado.
• Motivação da equipe do projeto: Como esta fase consome o máximo de energia dos membros da equipe, motivá-los durante esta fase é fundamental para o sucesso do projeto.