CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO

O bom desempenho das funções de um arquivo dependem de sua disposição para servir ao usuário com precisão e rapidez. O primeiro passo é compreender os diferentes estágios pelos quais passam os arquivos que, por sua vez, podem ser distintas da seguinte forma:

• Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.

• Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.

• Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

• O que arquivar

• Organização do arquivo

• Técnicas de arquivamento

Os métodos ou técnicas de arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados. Isso inclui as entidades mantenedoras, estágios de sua evolução, extensão de sua atuação e  natureza dos documentos.

Os arquivos podem, ainda, ser pessoais ou familiares. Os métodos básicos de arquivamento mais utilizados são os seguintes:

a) Alfabético: muito utilizado nas organizações, tem como principal elemento o nome. Apesar de fácil e rápido, é contraindicado em grande volume de informações, pelo risco de erros devido ao cansaço visual e grande variedade de grafia dos nomes. Algumas regras devem ser consideradas na alfabetação do sistema alfabético, sendo elas:

1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.

Araújo, Marcos Pereira

Carvalho, Lucas Tavares

Ferreira, Maria Souza

Vasconcelos, Luís dos Santos

Obs 1.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenação será feita pelo

prenome.

Ferreira, André

Ferreira, João

Ferreira, Paulo

2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen não devem ser separados.

Bom Tempo, Cláudia

Castelo Branco, Humberto de Alencar

Monte-Verde, Juvenal Silva

Santos-Dumont, Alberto

Vilas Boas, Bernardo Alves

Obs 2.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, São e Santa

seguem a mesma regra.

Santa Cruz, Pedro Henrique

Santo Expedito, João Barbosa

São Tiago, Bernardo Oliveira

3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenação, devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.

Pereira, M.

Pereira, Marcelo

Pereira, Maria

Pereira, Mauro

4) Artigos e preposições não devem ser considerados.

Anjos, Milton Sousa dos

Costa, Severino Pereira da

Santos, Edson Pereira dos

Silva, Luciana Oliveira da

Obs 3.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada. O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula.

Da Vinci, Leonardo

Del Piero, Fábio

Mccain, John

O´Brian, Paul

Van Gogh, Vincent

Von Richtoffen, Michael

5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início acompanhados do sobrenome anterior.

Araújo Filho, Marcos Pereira

Carvalho Júnior, Lucas Tavares

Ferreira Neto, Maria Souza

Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos

6) Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados.

Devem ser colocados no final, entre parênteses.

Alves, José Silva dos (Presidente)

Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)

Campos, Juvenal de Sousa (General)

Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

7) No caso de nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola, que tem regras específicas.

Camões, Luís Vaz de

Clinton, Bill

Newton, Isaac

Shakespeare, William

8) No caso de nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos

para o início.

Bolaños Fuentes, Pablo

Gutierrez Salazar, Juan

Sanchez Garcia, Roman

9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem qualquer alteração.

Al Jahzir

Kim Il Sung

Law Kim Chong

Mao Tsé Tung

10) Na organização de nomes de instituições, os nomes são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração.

Associação Brasiliense de Arquivologia

Bi-ba-bô Shopping

Boticário (O)

Casas Bahia

Fundação Getulio Vargas

Globo (O)

Times (The)

11) Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação, neste caso, se dará pelo nome do evento e não pelo numeral.

Congresso de Medicina (Segundo)

Encontro de Arquivistas (IV)

Seminário de Jornalistas (18º)

Obs 4.: O numeral servirá para ordenar eventos com o mesmo nome.

Encontro de Arquivistas (I)

Encontro de Arquivistas (II)

Encontro de Arquivistas (III)

Para facilitar a guarda e localização dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada. A partir daí, passa a ser chamado de Variadex.

b) Geográfico: utilizado quando os documentos são organizados pela procedência ou local, ou seja, quando a instituição opta por classificar os documentos pelo local de origem. Sua adoção deve seguir determinadas regras, a saber:  

1) A ordenação de documentos por estado ou país deve ser alfabética, facilitando a localização. Contudo, as cidades referentes a um mesmo estado ou país devem ser organizadas de forma alfabética, mas mantendo a capital no início, uma vez que esta é, normalmente, a cidade mais procurada e com o maior número de documentos.

Exemplo:

2) Quando o arquivamento é feito por cidades, sem a separação por estado, não necessário colocar as capitais no início. A ordenação será simplesmente alfabética, com o detalhe de que, ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente, para o caso de municípios com o mesmo nome.

Exemplo:

Anápolis (Goiás)

Crato (Ceará)

Custódia (Pernambuco)

Passo Fundo (Rio Grande do Sul)

Vitória (Espírito Santo)

c) Numérico: os documentos são ordenados por número, havendo três opções distintas - numérico simples, cronológico ou dígito-terminal. O método numérico simples organiza os documentos pelo número dos mesmos ou das pastas que ocupam. Usado no arquivamento de prontuários médicos, pastas de funcionários, processos e filmes.

Torna-se pouco recomendável com números maiores ou com vários dígitos, por apresentar-se lento e trabalhoso. Daí, é indicada a adoção do método dígito-terminal, no qual a ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. Exemplo:

14-25-01

78-44-10

22-26-28

99-15-44

36-27-44

Quando os dois últimos são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores. Por fim, o método numérico cronológico é aquele utilizado para organizar os  documentos por data. É largamente utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.

d) Ideográfico: a ordenação dos documentos é feita por assunto, o que ajuda na adoção no dia a dia das instituições. Os métodos inseridos nessa classificação são o alfabético e numérico. A ordenação alfabética pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). Veja na prática:

Um setor separou seus documentos por assunto e criou as seguintes pastas:

– Férias

– Contas a pagar

– Aposentadoria

– Empréstimos bancários

– Licença médicas

– Contas a receber

– Freqüência

– Licença maternidade

– Empréstimos rurais

Sua organização pode se dar em um único nível ou em níveis hierarquizados, conforme a conveniência do usuário. Na prática, a ordenação pode ser efetivada da seguinte forma: