Como definir uma estrutura de cargos

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Quando uma pessoa busca uma vaga de emprego nos jornais ou na internet, a palavra-chave da sua busca será o cargo que ela deseja ocupar. Semelhantemente, quando alguém vai se apresentar ou se definir, acompanhando do nome será virá a sua profissão. Esses fatores falam sobre a importância do cargo e como a descrição dele deve ser bem-preparada.

A definição da estrutura de cargos é um processo de extrema importância que visa relacionar as informações sobre as inúmeras atividades que compõem os deveres e funções desempenhadas em cada cargo empresarial. Mas, para além das atribuições, a estrutura de cargos contempla as qualificações que cada cargo exige independentemente da posição hierárquica.

Apesar de que existem cargos com séculos de história, o que explica a constante necessidade de definição e remodelagem é que as estruturas organizacionais não são nada constantes nem fixas. Assim como negócios sofrem diversas mudanças, o mesmo ocorre com as estruturas.

O lado positivo disso é que as definições de estruturas de cargos se manterão atuais por conta da necessidade de coletas de dados e pela aferição de cada descrição.

Agora siga os passos para definir da melhor forma uma estrutura de cargos:

1. Identificação

Essa fase não tem mistério. Tudo que você vai precisar fazer é categorizar o cargo inserindo o nome completo dele de forma correta e direta. Nomes similares ou inventados para que o cargo pareça algo além do que realmente é só vai gerar confusão e imprecisão.

2. Organograma

Salvo donos de empresas que são seus próprios chefes, todo cargo responde a outro cargo. O organograma é a definição da estrutura hierárquica entre posições empresariais. É necessário aqui indicar quem são os superiores diretos, quem são os subordinados e em qual patamar o cargo em questão está indicado.

Exemplo:

3. Missão

Toda empresa tem um propósito no qual embasa todo seu trabalho e oferta de produto/serviço. Essa é a missão da empresa. Você enquanto colaborador também deve ter uma missão, bem como o seu cargo. Inclusive, todo cargo precisa de uma para definir o que é esperado da pessoa que pretende assumir as funções. A missão também é lida como os objetivos do cargo.

Confira alguns exemplos de missões de grandes empresas:

• McDonald’s

“Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradável”.

• Nubank

“Combater a baixa bancarização no Brasil, trazendo opções mais acessíveis e desburocratizadas e oferecendo o melhor atendimento ao cliente do mundo”.

• Coca-cola

“Refrescar o mundo, inspirar momentos de otimismo e felicidade, criar valor e fazer a diferença no mundo”.

• Puma

“Atuar como criadora de designs de produtos rápidos para os atletas mais rápidos do planeta, aprimorando áreas como futebol, corrida e treinamento, golfe e esportes motorizados com produtos de desempenho e estilo de vida inspirados no esporte”.

• Natura

“Ser percebida como uma empresa social e ambientalmente responsável; ser um verdadeiro ator da transformação social para o bem público e o interesse comum”.

4. Atividades

Como o nome já indica, aqui nessa parte da estrutura serão definidas as atividades e funções adequadas para se atingir a missão (objetivo) do cargo. Essas funções devem ser executadas pelo colaborador seguindo a forma ideal de como fazer e a razão da ação. Não existe resumo para essa fase da estrutura, o que significa que as atividades precisam ser detalhadas para garantir o desempenho correto.

Exemplos:

• Gerente: Contratação de pessoas; Treinamento de novos colaboradores; Motivação os funcionários; Incentivo à comunicação da equipe; Organização geral; Definição de metas; Controle de entradas e saídas.
• Auxiliar Administrativo: preenchimento de formulários; trâmite de correspondências e documentos; recepção de usuários dos serviços da organização; realização de atividades de registros de receitas e contas a pagar; emissão de notas fiscais; elaboração de ofícios e memorandos; atualização de arquivos e cadastros de informações; responder e-mails; controlar a folha de ponto dos funcionários; preparar documentos.

5. Experiências

Essa etapa é sobre vivências profissionais. Mas as avulsas não contam para fazer sentido nessa estrutura. Apenas são válidas as experiências prévias que contribuem de alguma forma com as especificações do cargo. E não se engane: todo cargo requer algum tipo de experiência prévia.

6. Formação acadêmica

O nível escolar serve como um parâmetro da sua bagagem acadêmica. Cada cargo demanda um suporte específico que tem como base esse tipo de formação. Sendo assim, se faz necessário indicar o grau escolar para saber se o colaborador atende a exigência mínima do cargo em questão.

7. Competências

Além da formação acadêmica e das experiências, as competências também são exigências prévias para a ocupação de um cargo. Mas, diferente das demais, essa 7 etapa já deve ser inerente à sua decisão de escolha. Em outras palavras, as competências são as principais habilidades necessárias que te levaram a escolher a profissão e escolher esse cargo especificamente. As competências exigidas variam de acordo com o cargo, mas podem seguir um viés mais técnico ou um viés mais comportamental.

8. Treinamentos obrigatórios

Quando se assume um cargo, as experiências e habilidades já estão supostamente garantidas. Porém, cargos e empresas são mutáveis e têm características próprias. Sendo assim, os treinamentos obrigatórios são essenciais para que o colaborador assuma as suas funções realizando as atividades solicitadas de forma mais específica, assertiva e eficaz.