Como marcar consultas? - Básico de Estética Corporal

A principal tarefa de uma recepcionista de salão é atender os telefonemas e agendar os compromissos. Os serviços de um salão geralmente são agendados com antecedência e por telefone. Isso exige uma ação rápida, habilidades de organização, comportamento positivo.

• A maioria dos salões utiliza cópias impressas, como registros, para registrar os atendimentos.
• Alguns podem usar métodos técnicos como um banco de dados de computador.
• Os computadores são um método mais rápido para agendar uma consulta, mas em caso de avaria técnica, isso pode representar um problema.
• Assim, os salões preferem manter uma cópia impressa que pode ser acessado sem problemas de falha ou exclusão de dados.
•  Registros anteriores também são necessários para conhecer o histórico de um cliente.
• A recepcionista do salão deve falar educadamente e de maneira amigável.
• A primeira coisa a ser feita é uma saudação feliz.
• Eles devem ser pacientes e corteses com todos os tipos de clientes em todas as circunstâncias.
• Eles têm que ouvir atentamente e entender a exigência do cliente.
• Eles devem tentar desenvolver um relacionamento positivo com o cliente.

Agendando uma consulta

Passo 1: A primeira coisa a ser observada é o nome do cliente e detalhes de contato, seguido do serviço ou tratamento necessário, hora e data da consulta, nome da pessoa que presta o serviço.

Passo 2: Anote os detalhes com precisão e rapidez em um meio adequado.

Passo 3: Agende as reservas após estimar os horários dos serviços.

Passo 3: Recusar educadamente os horários se os slots solicitados não estiverem disponíveis e oferecer a solução mais próxima possível, tendo em mente a necessidade e preferência do cliente.

Diretrizes

• Cumprimente os clientes e peça-lhes educadamente para se sentarem.

• Atribua o estilista ou prestador de serviço ao cliente ou auxiliá-lo na área designada.

• Se houver atraso, ofereça água ou chá/café.

• Certifique-se de que o salão ou área de espera esteja organizado e tenha revistas para ajudar os clientes a passar o tempo.

• Tente acomodar hóspedes especiais ou não agendados em consulta com o pessoal.

• Informar os clientes sobre instalações organizacionais, serviços, preços e layout, conforme necessário.

• Responda aos e-mails de acordo com o protocolo organizacional.

• Nunca divulgue qualquer informação sobre um cliente para qualquer pessoa não autorizada ou outros clientes.

• Peça desculpas a um cliente em caso de reserva errada, atraso no serviço ou qualquer outro erro que o deixe irritado. Tente acalmá-los, ofereça e providencie uma retificação, se possível.

• Passar mensagens para um cliente.

• Faça a manutenção da tela e ajude um cliente, se solicitado.

Atender o telefone

As opiniões de um salão podem ser formadas pela técnica telefônica do operador e os clientes podem ser perdidos pelo mau atendimento telefônico. Portanto, é importante que você use boas técnicas de telefone para fornecer um alto padrão de atendimento ao cliente.

Falar ao telefone é um pouco diferente de se comunicar com uma pessoa cara a cara. No telefone você pode ouvir (tom de voz, entonação, volume), mas não pode ver (expressões faciais, gestos, língua).

A comunicação por telefone é de aproximadamente 25% de palavras e 75% de tom ou da forma como as palavras são ditas. Portanto, quando você estiver se comunicando ao telefone, precisará compensar o que não pode ver.

Quando você está falando ao telefone:

• Fale claramente
• Fale diretamente no bocal
• Se você estiver sentado, não caia, sua postura pode afetar sua voz
• Seja eficiente, mas amigável e sorria

Algumas das dificuldades de comunicação por telefone são:

• Não ver a outra pessoa.
• Ruído – em segundo plano ou na linha.
• Distrações – alguém tentando atrair sua atenção enquanto você está ao telefone.
• Linguagem - enunciação pobre ou sotaque desconhecido.

Formas de reduzir essas dificuldades:

• Ouça ativamente.
• Vire as costas para qualquer distração.
• Mantenha o ruído ao seu redor no mínimo.
• Concentre-se apenas no telefonema.
• Fale claramente.
• Verifique a compreensão.