Compra de Materiais
Grande parte do capital de giro das empresas está circulando pelo setor de compras, afinal, é ele o responsável pela aquisição de todos os materiais necessários para a parte operacional da empresa.
Com a tendência mundial de redução de custos de produção e maior eficiência dos processos, as empresas estão cada vez mais focadas na racionalização das compras.
Sem dúvidas, melhores compras resultam em maiores lucros para a Empresas.
Ser uma compra boa não significa uma grande compra de vez.
Isso porque o excesso de recurso imobilizado pode gerar uma grande redução na capital de giro. E qual a consequência disso? O comprometimento na rentabilidade.
Além de ter cuidado com a quantidade ideal de material a ser comprado para não comprometer o financeiro da empresa, é preciso prestar atenção em outras características.
Tudo o que for comprado deve ter as seguintes características:
- Ter a qualidade pré-estabelecida pela empresa;
- Ter um preço justo;
- Ser vendável;
- Ter rápida rotatividade;
- Não gerar insatisfação por parte do cliente/consumidor;
- Ter preço que possibilite a venda com certa margem de lucro.
A administração bem planejada no setor de compras é fundamental para a continuidade da empresa, tendo em vista que as compras mal feitas podem trazer complicações na manutenção, no funcionamento das vendas e na expansão da empresa.
Cuidados importantes na aquisição de materiais
O profissional que lida com as atividades de compra precisa tomar alguns cuidados bem importantes no momento da aquisição de materiais.
Vejamos aqui quais são os pontos que devem ser evitados nessa atividade:
- Erros nas compras de material, suprimentos, máquinas e mercadorias;
- Perdas de material;
- Interrupções no processo de produção;
- Estoques muito grandes e mal controlados
- Estoque acima do preço normal de mercado;
- Compra sem direcionamento do público alvo;
- Mercadoria com baixa margem de lucro e pouca rotatividade.
Recepção de materiais
Você seguiu todas as dicas de compra e a aquisição de materiais foi realizada da melhor maneira possível.
Depois dessa etapa, é preciso cuidar da recepção desses materiais.
Nessa sessão, vamos conhecer a forma correta de recebimento dos materiais e produtos adquiridos.
A recepção de materiais é o primeiro passo para a implantação da administração do almoxarifado.
Dessa forma, podemos observar que essa atividade é mais do que um simples recebimento de pedidos.
Com uma melhor administração dessa fase, a empresa pode prevenir perdas que refletem no caixa da organização.
Tendo em vista que é da responsabilidade do destinatário conferir os materiais na entrega, aqui vão as atribuições dessa atividade:
- Coordenar e controlar as atividades de recebimento de materiais;
- Realizar a conferência visual dos volumes declarados na nota fiscal
- Fazer a análise da documentação recebida confrontando com a autorização de fornecimento;
- Realizar a inspeção qualitativa e quantitativa dos materiais entregues;
- Recusar materiais não declarados na nota fiscal
- Devolver itens danificados;
- Destinar o material de recepção.
Chegando no almoxarifado, é necessário realizar uma nova conferência, realizando as as seguintes ações:
- Conferência visual das condições de embalagem;
- Informar à unidade competente para liberação de pagamento ao fornecedor;
- Conferir a quantidade entregue comparando com a quantidade comprada;
- Conferir a unidade (kg, m, l, pç.) entregue com a unidade enviada pelo fornecedor;
- Conferir se na nota fiscal consta o número do documento de compra;
- Providenciar o armazenamento do material;
- Atualizar o controle, indicando a quantidade recebida, data e número do documento.
Cuidados na conferência de materiais
Toda a especificação, unidade, quantidade e preço do material recebido precisa ser igual ao que está contido nos termos de autorização de fornecimento.
Conferir somente os documentos pode te levar ao erro!
Nenhuma entrega está livre de constar um material no documento e ser entregue outro.
Dessa forma, além de conferir a documentação, é necessário conferir o material.
O direito de conferir não deve ser negado a quem adquire qualquer tipo de produto.
Por isso, qualquer comprador tem o direito de abrir, examinar, contar, pesar, medir, comprovar, confrontar com amostras em seu poder.
É direito do comprador recusar, devolver e não receber tudo aquilo que não estiver de acordo com a transação efetuada.
Recepção dos materiais pelo sistema de amostras
Quando se tratar de material técnico, ele pode ser comparado com uma amostra “in loco” ou encaminhado a laboratório para que sejam feitos procedimentos de controle de qualidade.
No caso de recebimento de grandes volumes, a coleta e o exame das amostras é um dos procedimentos mais importantes.
Nessa situação, a extração das amostras para a verificação de um lote e a quantidade deve ser tabelada previamente pelos órgãos técnicos da empresa.
Somente após essa conferência é que a empresa pode aceitar ou recusar o material.
Infelizmente, devido ao grande volume de muitos recebimentos, é inviável conferir um por um e a recepção dos materiais pelo sistema de amostras pode apresentar problemas de probabilidade.
Por isso, sempre que possível, é fundamental que a empresa fixe uma porcentagem mínima de tolerância para as peças defeituosas encontradas no lote.
Essas peças podem ser consideradas normais e aceitáveis.
Os lotes que excederem a porcentagem pré-estabelecida poderão ser devolvidos e substituídos por outros.
Geralmente, as empresas contam com um contrato pré-fixado com o fornecedor que prevê que as peças poderão ser devolvidas e substituídas após o recebimento se forem localizadas nas áreas de estocagem ou nas linhas de produção.
Ainda há empresas que utilizam o sistema de recepção que consiste em separar defeitos em primeira, segunda, terceira ou mais classes.
Dessa forma, a depender da classe do defeito apresentado pelo material, o lote ou a peça será ou não rejeitado.
O Bureau de Ordnance, organização da Marinha dos Estados Unidos responsável pela aquisição, armazenamento e implantação de todas as armas navais adota a seguinte classificação:
- Primeira Classe = Defeitos Perigosos;
- Segunda Classe = Defeitos de Importância;
- Terceira Classe = Defeitos de Menor Importância – A;
- Quarta Classe = Defeitos de Menor Importância – B;
Diante do exposto aqui, você pôde perceber que o profissional encarregado pelo recebimento deve estar apto a reconhecer as características da mercadoria que está sendo recebida.
A recepção é uma atividade que requer mais que simples conferência de documentos, é exigido tempo e pessoal habilitado.
Este artigo pertence ao Curso de Noções de Logística
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