Comunicação - Administração de Empresas

A Comunicação é um outro aspecto fundamental dentro da administração de empresas, uma significativa ferramenta para os gestores das organizações de modo a desempenhar as funções básicas de gestão, ou seja, Planejamento, Organização, Liderança e Controle.

A comunicação ajuda os gestores a desempenharem seus trabalhos e responsabilidades.

A comunicação serve de base para o planejamento. Todas as informações essenciais devem ser comunicadas aos gestores que, por sua vez, devem comunicar os planos para implementá-los.

 A organização também requer uma comunicação eficaz com os outros sobre sua tarefa de trabalho. Da mesma forma, os líderes como gestores devem se comunicar efetivamente com seus subordinados de modo a alcançar os objetivos da equipe. O controle não é possível sem comunicação escrita e oral.

Os gestores dedicam grande parte de seu tempo na comunicação. Eles geralmente dedicam aproximadamente 6 horas por dia na comunicação. Eles passam um bom tempo na comunicação presencial ou telefônica com seus superiores, subordinados, colegas, clientes ou fornecedores. Os gestores também utilizam comunicação escrita em forma de cartas, relatórios ou memorandos onde a comunicação oral não for viável.

A importância da comunicação em uma organização pode ser resumida da seguinte forma:

• A comunicação promove a motivação informando e esclarecendo os colaboradores sobre a tarefa a ser feita, a forma como estão realizando a tarefa e como melhorar seu desempenho se não estiver à altura.
• A comunicação é uma fonte de informação para os membros organizacionais para o processo de tomada de decisão, pois ajuda a identificar e avaliar o curso alternativo das ações.
• A comunicação também desempenha um papel crucial na alteração das atitudes do indivíduo, ou seja, um indivíduo bem-informado terá melhor atitude do que um indivíduo menos informado. Revistas organizacionais, revistas, reuniões e várias outras formas de comunicação oral e escrita ajudam na moldagem das atitudes dos funcionários.
• A comunicação também ajuda na socialização. Na vida de hoje, a única presença de outro indivíduo promove a comunicação. 

Além disso, a comunicação também auxilia no controle do processo e ajuda a controlar o comportamento do membro organizacional de várias maneiras. Existem vários níveis de hierarquia e certos princípios e diretrizes que os funcionários devem seguir em uma organização. Eles devem cumprir as políticas organizacionais, desempenhar seu papel de trabalho de forma eficiente e comunicar qualquer problema de trabalho e reclamação aos seus superiores. Assim, a comunicação ajuda no controle da função de gestão.

Um sistema de comunicação eficaz e eficiente requer proficiência gerencial na entrega e recebimento de mensagens. Um gestor deve descobrir várias barreiras à comunicação, analisar os motivos de sua ocorrência e tomar medidas preventivas para evitar essas barreiras. Assim, a principal responsabilidade de um gestor é desenvolver e manter um sistema de comunicação eficaz na organização. Confira agora os fluxos de comunicação dentro de uma empresa. 

Fluxo descendente de comunicação

A comunicação que flui de um nível mais alto em uma organização para um nível mais baixo é uma comunicação descendente. Em outras palavras, a comunicação de superiores a subordinados em uma amplitude de comando é uma comunicação descendente. Esse fluxo de comunicação é utilizado pelos gestores para transmitir informações relacionadas ao trabalho aos funcionários em níveis mais baixos. Os funcionários exigem essas informações para a realização de seus trabalhos e para atender às expectativas de seus gestores. 

• Fornecendo feedback sobre o desempenho dos funcionários
• Dando instruções de trabalho
• Proporcionando uma compreensão completa do trabalho dos colaboradores, bem como comunicá-los como seu trabalho está relacionado a outros trabalhos na organização.
• Comunicando a missão e visão das organizações aos colaboradores.
• Destacando as áreas de atenção.
• Publicações organizacionais, circulares, cartas aos funcionários, reuniões em grupo etc. são todos exemplos de comunicação descendente. 

Para ter uma comunicação descendente eficaz e sem erros, os gestores devem:

• Especificar o objetivo de comunicação
• Certificar-se de que a mensagem é precisa, específica e inequívoca.
• Utilizar a melhor técnica de comunicação para transmitir a mensagem ao receptor na forma correta

Fluxo ascendente de comunicação: 

A comunicação que flui para um nível mais alto em uma organização é chamada de comunicação ascendente. Ele fornece feedback sobre o funcionamento da organização. Os subordinados usam a comunicação ascendente para transmitir seus problemas e desempenhos aos seus superiores.

Os subordinados também usam a comunicação ascendente para dizer o quão bem eles entenderam a comunicação descendente. Também pode ser usado pelos colaboradores para compartilhar suas opiniões e ideias e participar do processo de tomada de decisão.

A comunicação ascendente leva a uma força de trabalho mais comprometida e leal em uma organização, porque os funcionários têm a chance de levantar e falar questões de insatisfação para os níveis mais altos. Os gestores conhecem os sentimentos dos colaboradores em relação aos seus trabalhos, pares, supervisores e organização em geral. Assim, os gestores podem, portanto, tomar medidas para melhorar as coisas.

Sistema de Reparação de Reclamações, Caixa de Reclamações e Sugestões, pesquisas de Satisfação do Trabalho etc. todos ajudam na melhoria da comunicação ascendente. Outros exemplos de Comunicação Ascendente são relatórios de desempenho feitos pela gestão de baixo nível para revisão por uma gestão de nível superior, pesquisas de atitude dos funcionários, cartas de funcionários, discussões entre funcionários e gerentes etc.

Comunicação lateral / horizontal

A comunicação que ocorre nos mesmos níveis de hierarquia em uma organização é chamada de comunicação lateral, ou seja, comunicação entre pares, entre gestores nos mesmos níveis ou entre qualquer membro organizacional horizontalmente equivalente. As vantagens da comunicação horizontal são as seguintes:

• Economia de tempo.
• Facilita a coordenação da tarefa.
• Facilita a cooperação entre os membros da equipe.
• Presta assistência emocional e social aos membros da organização.
• Ajuda na resolução de vários problemas organizacionais.
• É um meio de compartilhamento de informações

Também pode ser usado para resolver conflitos de um departamento com outro departamento ou conflitos dentro de um departamento.

Comunicação diagonal

A comunicação que ocorre entre um gerente e funcionários de outros grupos de trabalho é chamada de comunicação diagonal. Geralmente não aparece no organograma. Por exemplo - Para projetar um módulo de treinamento, um gerente de treinamento interage com um pessoal de Operações para perguntar sobre a forma como realiza sua tarefa.

Comunicação Externa

Comunicação que ocorre entre um gestor e grupos externos como - fornecedores, fornecedores, bancos, institutos financeiros etc. Por exemplo - Para levantar capital, o diretor-gerente interagiria com o Gerente do Banco.