Documentação escolar - Curso de Secretariado Escolar

Uma das funções essenciais do secretariado é cuidar da documentação geral da escola. Realizar registros de forma legível, com correção ortográfica, sem rasuras ou falsificações. Desta forma, a secretaria garante a confiabilidade dos documentos.

Entende-se por incorreções as divergências entre abreviação de nomes, datas, lançamentos de frequências e notas. Por falsificação, se entende as adulterações de dados escolares. E por rasuras: riscos, corretivos, raspagens sobre a escrita ou sobre os dados da documentação.

Recomendações Importantes:

• É fundamental realizar a transcrição fiel do documento original;
• Os documento escritos devem ser legíveis e sem rasuras ou incorreções;
• Evite espaços não preenchidos nos documentos escolares, a fim de evitar falsificações;
• As lacunas designadas para observações de terceiros devem conter informações significativas, caso não previstas no formulário;
• Os documentos oficiais da escola devem ser assinados pela diretoria e secretariado, que são habilitados para a função;
• Manter a cópia do documento expedido;
• Manter o livro de controle em dia para entrega das documentações;
• Evitar que documentos pessoais originais não sejam retirados da escola.

Outras recomendações para a organização da secretaria para o secretário e os auxiliares é confeccionar um mural onde constem os seguintes documentos:

• Os horário de atendimento da comunidade escolar, contendo a escala de servidores;
• Horário de aulas dos alunos, com definições tais como o horário de entrada e saída dos alunos;
• Cópia da Lei de Criação (para as escolas públicas);
• Calendário escolar padrão da SEDUC (Secretaria de Estado da Educação);
• Cópia da Resolução do CEE-PA que autorizou e/ou renova a autorização dos cursos que estão sendo oferecidos pela Unidade escolar e que estão em vigência

O secretário ou auxiliares devem também organizar uma pasta com todos os Atos de Regulamentação da Unidade Escolar/Curso.

Estes atos devem ser organizados de maneira cronológica, em ordem decrescente. Ou seja, o documento mais antigo ao fundo da pasta e os mais recentes no início. Por exemplo:

1. Lei de criação;
2. Portaria de Credenciamento;
3. Resolução e Parecer do CEE-PA que autorizou os cursos ofertados;
4. Planta baixa do prédio;
5. Histórico da escola;
6. Outros documentos que fazem parte do histórico da escola

É importante preencher uma pasta catalogando as Estruturas Curriculares adotadas pela Instituição Educacional. As estruturas devem ser organizadas por ordem cronológica, sendo que as estruturas curriculares vigentes devem vir em primeiro lugar.

Deve-se organizar também uma pasta catálogo onde deve constar a Legislação Educacional: Leis, Pareceres, Instruções Normativas e Resoluções Normativas do CEE-PA.