Domínio e conhecimento - principais atribuições do secretariado escolar

Uma das principais atribuições do secretariado escolar é conhecer detalhadamente o Regimento Escolar e o Projeto Político Pedagógico da escola. É necessário observar qual legislação se aplica às situações, a fim de mitigar as chances de problemas simples se tornarem grandes dores de cabeça.

O dia a dia do secretário ou secretária escolar é baseado no seu senso de organização e padronização, através da atualização do arquivo da escola, da participação de todo o planejamento geral da escola e da articulação entre setores técnicos e pedagógicos, como a docência.

O secretário de uma instituição de ensino conhece a vida de cada aluno que ali estuda, desde seu ingresso até a sua formação. Absolutamente tudo deve estar sob o seu domínio e controle e, para isso, é necessário coletar, registrar, arquivar e atualizar constantemente todos os documentos.

Para a boa execução de suas atividades cotidianas, o secretário escolar deve:

● Cumprir os regulamentos e instruções normativas vigentes emitidos pelo SEED, que regem o histórico escolar do aluno e a vida jurídica da instituição de ensino;

● Atribuir as tarefas geradas pelas demandas da secretaria a todo pessoal administrativo e técnico;

● Receber, escrever e enviar correspondência física ou eletrônica que lhe foram confiadas;

● Organizar e atualizar o acervo de legislações, resoluções, instruções normativas, instruções de trabalho, ofícios e outros documentos;

● Desenvolver e coordenar as atividades administrativas relacionadas ao registro, transferência e encerramento de cursos;

● Elaborar relatórios e procedimentos administrativos para envio às autoridades competentes;

● Todos os documentos que devem ser assinados são encaminhados à administração em tempo hábil;

● Organizar e manter atualizados os documentos escolares e mantê-los arquivados para que possam ser liberados a qualquer momento;

● Verificar a identidade do aluno e a autenticidade dos documentos escolares;

● Responsabilizar-se por manter ou enviar os documentos escolares dos alunos e responder a qualquer desvio;

● Atualizar registros escolares dos alunos em sistema informatizado.

● Promover a organização e atualização do arquivo com os atos oficiais da vida jurídica da escola, no tocante à sua estrutura e funcionamento.

● Prestar atendimento a toda comunidade escolar, dentro da sua competência a atribuições, prestando informações e orientações sobre a legislação vigente e a toda a estruturação, organização e funcionamento da escola, conforme disposições do Regimento Escolar;

● Zelar pela conservação e uso correto dos materiais e equipamentos da secretaria;

● Prover a orientação aos professores quanto prazos de entrega do Livro Registro de Classe com os resultados da frequência e do aproveitamento escolar dos alunos;

● Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor competente a sua frequência, em formulário específico;

● Comunicar imediatamente à direção toda e qualquer irregularidade que venha ocorrer na secretaria deste estabelecimento;

● Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria, desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;

● Organizar a documentação dos alunos matriculados no ensino extracurricular (CELEM, Atividades Complementares no Contraturno – CAICs); (adequar conforme oferta do estabelecimento)

● Fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando solicitado;

● Participar da avaliação institucional, conforme orientações da SEED;

● Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;

● Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;

● Participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as específicas da sua função.