FICHA OU LIVRO DE REGISTRO DE EMPREGADOS

De acordo com o art. 41 da CLT, é obrigatório, para o empregador, o registro dos respectivos trabalhadores em livro ou ficha individual. Devem ser anotados qualificação civil ou profissional, dados relativos à sua admissão, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho, à exceção do registro de empregados, do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.

Os documentos serão autenticados pelas Delegacias do Trabalho, outros órgãos autorizados ou pelo fiscal do trabalho. A ficha ou livro deve ser preenchida pelo funcionário do Departamento Pessoal no ato da admissão. A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias.

Recibo de Entrega da CTPS para Anotações

O recibo de entrega de CTPS é um tipo de comprovante cuja finalidade é provar que a empresa contratante recebeu o documento de seu empregado, para que fizesse todas as anotações necessárias relacionadas a contratação do mesmo. Conforme o disposto no artigo 29 da CLT, o empregado deve apresentar sua CTPS mediante este recibo.

Nele, devem ser realizadas todas as anotações que forem necessárias quanto ao contrato de trabalho. Tais anotações envolvem admissão e posteriormente, demissão do funcionário, bem como alterações de remuneração, função, férias e qualquer outra que se faça necessária.

Ficha de Horário de Trabalho Externo

Quando a jornada for executada integralmente fora do estabelecimento do empregador, o horário de trabalho constará também de ficha, papelaria ou registro de ponto, que ficará em poder do empregado para anotações de suas jornadas em trabalhos externos. Por vezes, também fica em poder do chefe do funcionário que dará ciência das horas ali anotadas.

Comunicação de Falta, Atraso ou Saída Antecipada

Trata-se do documento no qual o empregador controla o horário de entrada e saída dos funcionários, caso haja saída antecipada ou atrasos. As anotações serão transferidas para o cartão de ponto e, a partir daí, serão consideradas justificadas ou não pelo empregador ou supervisor do funcionário.

A Lei nº 605/49 diz que as faltas injustificadas e os atrasos poderão ser descontados do salário do empregado. Já o Art. 58, § 1º da CLT determina que não serão descontados nem computados como jornada extraordinária às variações de horário no registro de ponto não excedente de 5 minutos, observado o limite máximo de 10 minutos diários.

PIS/PASEP

O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), mais conhecidos como PIS/PASEP, são contribuições sociais devidas pelas pessoas jurídicas para financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono, além da participação na receita para os trabalhadores públicos e privados.

O cadastro do funcionário deve ser feito mediante o DCT-PIS,  Documento de cadastramento do PIS. A solicitação do DCPIS será feita mediante o preenchimento e a apresentação do formulário do Documento de Solicitação e Resumo de Cadastramento - DRC, o qual deverá ser anotado na CTPS do empregado.

Termo de Responsabilidade

O Termo de Responsabilidade é o documento no qual o funcionário se compromete a comunicar, tanto a empresa quanto ao INSS, qualquer fato que determine a perda do salário-família. Em caso de não cumprimento, o empregado estará sujeito às sanções penais e à rescisão por justa causa, nos termos da CLT, nos termos do artigo 87 do RBPS.

Ficha de Salário Família

O benefício do salário família é concedido aos filhos de empregados, independente do estado civil, até 14 anos de idade, ou inválido de qualquer idade se comprovada sua invalidez. O valor é fixado pela Previdência Social e, caso os dois genitores trabalhem na mesma empresa, ambos terão direito.

O pagamento do benefício é feito pelo INSS, assim, a empresa repassa o valor para o diretamente em seu recibo de pagamento, o qual será reembolsado à empresa através do preenchimento da GRPS - a Guia de Recolhimento da Previdência Social, deduzindo então o valor das cotas do Salário- Família.

O pagamento, entretanto, está condicionado à apresentação do cartão de vacina para os menores de 5 anos, conforme rege o artigo 82 do decreto n. 611 de 22/07/92, cujo texto  aprova os Regulamentos dos Benefícios da Previdência Social. Trata-se de documento preenchido pelo funcionário que ficará em poder do empregador para fiscalização.

Declaração de Encargos de Família para Fins de Imposto de Renda

Trata-se de formulário preenchido em única via para empregados que tenham dependentes, facilitando o cálculo do Imposto de Renda pela feitura na folha de pagamento. O documento fica em poder do empregador e à disposição da Fiscalização do tributo, porém, não cabe ao primeiro a responsabilidade por certas informações prestadas para efeito do IR.

Podem ser dependentes, para efeito do imposto sobre a renda:

1. Companheiro(a) com quem o contribuinte tenha filho ou viva há mais de 5 anos, ou cônjuge;

2. Filho(a) ou enteado(a), até 21 anos de idade, ou, em qualquer idade, quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

3. Filho(a) ou enteado(a), se ainda estiverem cursando estabelecimento de ensino superior ou escola técnica de segundo grau, até 24 anos de idade;

4. Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem arrimo dos pais, de quem o contribuinte detenha a guarda judicial, até 21 anos, ou em qualquer idade, quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho;

5. Irmão(ã), neto(a) ou bisneto(a), sem arrimo dos pais, com idade de 21 anos até 24 anos, se ainda estiver cursando estabelecimento de ensino superior ou escola técnica de segundo grau, desde que o contribuinte tenha detido sua guarda judicial até os 21 anos;

6. Pais, avós e bisavós que, em 2011, tenham recebido rendimentos, tributáveis ou não, até R$ 18.799,32;

7. Menor pobre até 21 anos que o contribuinte crie e eduque e de quem detenha a guarda judicial;

8. Pessoa absolutamente incapaz, da qual o contribuinte seja tutor ou curador.

Contrato de Seguro de Vida

Benefício que a empresa oferece a cada trabalhador para cobrir despesas funerárias caso haja o falecimento do cônjuge, onde seus dependentes receberão da seguradora uma importância referente ao seguro de vida em grupo, o qual, é uma liberalidade da empresa.