Passo a Passo para Calcular a Folha de Pagamento

Uma folha de pagamento bem feita é imprescindível para que a empresa evite problemas legais futuros. É ela que determina o valor que cada colaborador irá receber pelo mês trabalhado.

Por mais que seja importante aprender a fazer todos os cálculos, atualmente estas contas são sempre feitas através de sistemas informáticos.

O Art. 464 da CLT e Art. 225 do Decreto 3048/1999 falam sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento, sendo este, um documento de grande importância para ambas as partes, empresa e colaborador.

12.1 - O Que é a Folha de Pagamento

É uma folha entregue mensalmente para todos os colaboradores, informando os seus rendimentos brutos e líquidos, ou seja, os trabalhadores tem nelas um histórico dos valores recebidos, uma discriminação do salário bruto sem nenhum desconto, e por fim, o salário líquido, já com os descontos aplicados.

Para aprendermos como fazer a folha de pagamento de forma correta e cumprindo com todos os requisitos previstos por lei, vamos analisar exatamente o que diz o Art. 225 no seu Decreto 3048/1999:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos”.

A partir destes parágrafos já conseguimos entender quais as obrigações do departamento pessoal no que diz respeito às folhas de pagamento.

Para a empresa, este documento é importante para manter um controle financeiro, e também garantir os descontos mensais de INSS e demais impostos.

12.2 - Informações Obrigatórias

Vamos analisar agora a lista de informações que são obrigatórias constarem na folha de pagamento, para melhor ajudá-lo na hora de colocar em prática seus conhecimentos:

• Dados do empregador;
• Nome do empregado;
• Cargo ou função do empregado;
• Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, e demais descontos de benefícios quando aplicáveis);
• Quantidade de dias trabalhados;
• Valor de horas extras;
• Valor bruto do salário;
• Valor líquido do salário.

A folha de pagamento em si, pode ser elaborada por cada empresa a seu modo, mas deve, obrigatoriamente conter todas as informações listadas a cima. A empresa pode tanto disponibilizá-la de forma impressa, como também online.

12.3 - Passo a Passo para Calcular a Folha de Pagamento

Não basta apenas saber calcular, é preciso levar em consideração diversos fatores da empresa, como por exemplo, ter em consideração e devidamente registrados todos os novos colaboradores, principalmente aqueles que foram contratados próximo ao fechamento do ponto e início da produção de folha de pagamento.

1. Portanto, o primeiro passo é ter acesso ao relatório de controle de admissões e demissões;

2. A segunda etapa consiste em definir qual a categoria do colaborador, isso porque, alguns profissionais, mesmo sendo da mesma empresa, podem pertencer a convenções coletivas diferentes, e isso reflete nos descontos a serem feitos na folha.

3. Cálculo das horas: como vimos no início, uma das funções do departamento pessoal é o controle do registro de ponto, isso porque, os resultados apresentados lá, são usados agora para o processo de controle de horas a serem pagas.

Além disso, aqui também é preciso considerar as horas extras e os adicionais noturnos para quem se aplicar.

4. Encargos e impostos: você já aprendeu sobre alguns encargos que são obrigatoriamente descontados em folha, como o INSS por exemplo, mas além dele, há alguns outros que podem variar conforme a convenção coletiva, o sindicato do qual a empresa faz parte, o tamanho da empresa, quantidade de colaboradores, assim como o IRRF.

Também é preciso levar em consideração todos os benefícios que a empresa oferece, já que muitos deles incidem em descontos na folha, como por exemplo, vale transporte, vale alimentação ou refeição, planos de saúde ou odontológicos, e convênio sindical.

5. FGTS: como nós já vimos anteriormente, este não é um valor a ser descontado em folha de pagamento, porém, é um valor que a empresa tem por obrigação repassar mensalmente, por isso, vale já realizar esse processo neste momento.

6. Salário bruto e salário líquido: o salário bruto é aquele valor acordado com o colaborador na hora da contratação, sem considerar nenhum desconto, nem mesmo os obrigatórios. Por outro lado, o salário líquido é o valor que o colaborador irá de fato receber, já com todos os descontos aplicados. É extremamente importante que o funcionário de DP tenha consciência destes valores, e saiba apresentá-los de forma clara.

7. Modelo de folha de pagamento: a empresa é quem define qual modelo melhor responde as suas necessidades, no entanto, a grande maioria apresenta um modelo muito semelhante, isso porque, são modelos gerados por softwares que auxiliam no processo de emissão da folha.

Mesmo nestes sistemas, é possível fazer alterações aos modelos padrões, e isso é definido por cada empresa. O ponto a se ter atenção é a importância de apresentar de forma clara e objetiva, todos os itens obrigatórios que vimos acima.

Vamos pensar em um check list do que fazer neste processo? Isso facilita muito o trabalho do departamento pessoal, e auxilia para um trabalho executado sem erros. Lembrando que, cada empresa pode funcionar de uma maneira diferente, e você pode então acrescentar itens a esta lista conforme a necessidade.

Provavelmente nem todos estes itens serão designados ao cargo de uma mesma pessoa, principalmente se você trabalhar em uma empresa de grande porte, por isso, use esse check list como base para os itens a se atentar.

Cálculos a realizar: folha de pagamento, INSS, IRRF, demais impostos. Itens a conferir: pensões alimentícias, gratificações, comissões, contribuições variadas, convênios, FGTS, demais lançamentos.

Vamos agora aprender um pouco sobre um novo procedimento que se tornou obrigatório para as empresas, e que auxilia muito no trabalho de todo o departamento pessoal e recursos humanos.