Funções e responsabilidades do auxiliar administrativo

Uma vez que foram compreendidos os conceitos básicos e mais relevantes no âmbito da administração, podemos aprofundar o nosso curso e nos aproximar um pouco mais do profissional auxiliar administrativo.

Antes de tudo, é importante reforçar que, embora haja funções definidas para esse profissional, graças a tamanha variedade de atuações do mesmo, o auxiliar administrativo pode ser enriquecido em papéis e contemplar diferentes setores em divergentes funções. Confira algumas áreas de atuação e, em seguida, conheça as funções do auxiliar administrativo.

O auxiliar administrativo pode encontrar oportunidades de emprego em uma variedade de setores e empresas, pois suas habilidades e funções são fundamentais para o funcionamento eficiente de qualquer organização. Pequenas, médias e grandes empresas de diversos setores, frequentemente contratam pessoas para esse cargo para lidar com tarefas administrativas cotidianas, como departamento pessoal, telemarketing e outros.

Além disso, órgãos governamentais e instituições públicas também demandam profissionais de apoio administrativo para auxiliar em suas atividades, como secretarias, departamentos de recursos humanos, finanças e compras. Escritórios de advocacia, instituições de ensino, como escolas e universidades, também empregam auxiliares administrativos para auxiliar em atividades de secretaria acadêmica, matrículas, arquivos e outras tarefas administrativas. 

Da mesma forma, estabelecimentos de saúde, como hospitais e clínicas, necessitam de profissionais administrativos para auxiliar em tarefas como agendamento de consultas, registro de pacientes, arquivamento de prontuários e controle de estoque de materiais médicos.

Empresas de serviços financeiros, como bancos, corretoras e seguradoras, e organizações sem fins lucrativos precisam de profissionais administrativos para auxiliar em suas operações. 

Outra área onde os auxiliares administrativos podem encontrar oportunidades é em empresas de tecnologia, como startups e empresas de TI, que também contratam esses profissionais para auxiliar na organização de tarefas administrativas, suporte aos colaboradores e atendimento ao cliente.

A diversidade de setores e organizações que demandam profissionais com habilidades administrativas torna essa carreira versátil e com amplas possibilidades de atuação no mercado de trabalho.

Agora veja quais são os esforços que esse profissional pode realizar em cada um desses espaços:

Suporte administrativo 

Sem sombra de dúvidas, a primeira função de um auxiliar de administração é desempenhar as diversas tarefas de apoio administrativo que, basicamente, consiste em fornecer assistência e apoio nas atividades administrativas de uma organização. O objetivo do suporte administrativo é garantir que as operações do escritório sejam executadas de forma eficiente e eficaz.

Entre as tarefas de suporte administrativo que um auxiliar administrativo pode desempenhar estão:

• Organização de documentos: o auxiliar administrativo é responsável por organizar e manter os documentos e registros da empresa. Isso pode envolver a classificação, o arquivamento e a recuperação de documentos (sejam eles físicos ou eletrônicos, principalmente durante esta Era Digital em que o abandono de papéis tem sido frequente);
• Elaboração de relatórios, follow ups e até formulários: o profissional auxiliar pode ser encarregado de coletar dados e preparar relatórios que ajudem na tomada de decisões ou, ainda, que forneçam informações importantes para a empresa. Para isso, é possível que a criação de gráficos, tabelas e apresentações seja necessária, o que demandará de uma expertise maior desse profissional. No caso dos formulários, eles podem ser de solicitação de clientes ou órgãos regulatórios ou mesmo de demandas internas da organização;
• Gestão de correspondências da empresa: o auxiliar administrativo pode receber, classificar e encaminhar a correspondência física da organização. Isso envolve garantir que a correspondência seja entregue aos destinatários corretos de maneira oportuna;
• Digitação e formatação: O auxiliar administrativo é responsável por digitar correspondências, relatórios e outros documentos. Isso pode exigir habilidades de digitação rápida e precisa, bem como conhecimento de software de processamento de texto para formatação adequada (por essa razão, é muito comum que processos seletivos para a vaga de auxiliar envolvem testes de digitação e conhecimento em programas de computador);
• Agendamento de reuniões: a marcação de reuniões, reserva de salas e de equipamentos necessários, além de envio de convites a participantes também pode estar entre as funções de um auxiliar no quesito suporte administrativo.

Processamento de informações 

É responsabilidade do auxiliar administrativo coletar, registrar e processar informações relevantes para as atividades da organização. Para atender tal função, o profissional pode coletar, registrar e processar dados relevantes para as atividades e operações da organização. 

Essa função desempenha um papel crucial na organização e manutenção de informações precisas e atualizadas, permitindo que a empresa tome decisões fundamentadas e execute suas operações de forma eficiente.

A atualização de bancos de dados também faz parte de suas demandas de processamento de informações e para isso, o auxiliar deve sempre adicionar novas informações, conforme forem aparecendo, além de corrigir ou apagar eventuais dados incorretos, ou defasados, desde que o registro deles não seja mais necessário.

Apesar dos relatórios fazerem parte da função de suporte administrativo, no que consiste a registros, eles também se enquadram enquanto processamento de informações.

Afinal, por resumir as informações de maneira clara e compreensível, esses relatórios podem ser usados para análise de dados, tomada de decisões ou compartilhamento com outras equipes e departamentos.

Por fim, para que não haja equívocos no processamento de informações, é fundamental que as mesmas estejam bem segmentadas e organizadas. Nesse sentido, o auxiliar administrativo é responsável por organizar as informações de maneira sistemática e acessível, de modo que elas estejam de fácil alcance e sejam bem elucidativas. 

Para facilitar, é possível recorrer à criação de categorias, pastas ou sistemas de arquivamento para garantir a recuperação rápida de informações quando necessário.

Atendimento ao cliente 

Apesar de não ser uma exigência universal para todos os assistentes administrativos, é frequente encontrar empresas, principalmente as de menor porte, em que esses profissionais desempenham algumas tarefas relacionadas ao atendimento ao cliente.

Nesse sentido, o auxiliar administrativo pode ser responsável por lidar com as demandas dos clientes, fornecendo informações básicas, respondendo perguntas e direcionando solicitações para os departamentos apropriados.

Para isso, ele deverá manter uma comunicação ativa (quando precisa iniciar o contato) ou passiva (quando é contatado, como no caso em que o auxiliar fica responsável por receber e direcionar chamadas telefônicas, fornecer informações básicas aos chamadores e registrar mensagens quando necessário). 

Além disso, com o advento de aplicativos de mensagem e adequação de algumas empresas em relação a isso, também é possível que essa função se estenda ao atendimento online em plataformas como o WhatsApp, Instagram ou o próprio e-mail, por exemplo.

Muito embora não seja exatamente uma função obrigatória de todos os profissionais auxiliares, é importante considerar que determinadas empresas podem solicitar tal serviço. Caso você não tenha interesse em atender essa função, pode ser interessante avaliar com critério as vagas, questionando sobre esse ponto, antes de ingressar em um processo seletivo.

Porém, se você não se sente preparado (a) para tal, na próxima unidade deste curso, abordaremos o atendimento ao cliente e você poderá se inteirar para comunicar-se adequadamente com os clientes, fornecedores e demais stakeholders.

Suporte financeiro

Talvez você não soubesse disso, mas, sim, o auxiliar administrativo também pode oferecer apoio nos quesitos financeiros de uma empresa. Ele pode ficar responsável por organizar orçamentos em planilhas, realizar relatórios, emitir notas fiscais e fazer o controle tanto de contas a pagar quanto as de valores a receber.

Além disso, esse profissional pode auxiliar na conciliação de transações financeiras, verificando a precisão e a integridade dos registros financeiros, comparando os dados internos com extratos bancários e outros documentos relevantes.

Além disso, o auxiliar administrativo pode colaborar no monitoramento e controle das despesas da empresa. Isso inclui registrar as despesas e categorizá-las, garantindo a organização financeira de uma organização.

Outra tarefa é auxiliar na preparação de documentos financeiros, como pedidos de compra, solicitações de reembolso de despesas, relatórios de viagem e outras transações financeiras.

Apesar de todo esse suporte, é fundamental ressaltar que tarefas mais complexas, como análise financeira, preparação de demonstrações financeiras completas ou tomada de decisões estratégicas, geralmente são atribuídas a profissionais especializados em finanças ou contabilidade dentro da organização.

Organização de eventos

Você sabia que o profissional auxiliar administrativo pode ajudar na realização de grandes eventos de uma organização? Essa talvez seja uma das funções que poucas pessoas imaginam que o auxiliar pode fazer, mas que atrai o interesse de muitas pessoas que estudam para exercer esse cargo.

O auxiliar administrativo pode ser solicitado a auxiliar na organização tanto de eventos internos quanto externos, como reuniões, conferências, treinamentos e workshops. Isso pode envolver o agendamento de locais, a reserva de equipamentos, a preparação de materiais e a coordenação logística.

Além disso, o auxiliar pode oferecer suporte na comunicação e divulgação dos eventos, como, por exemplo, enviando convites, atualizando informações em sites ou redes sociais da empresa, e respondendo a perguntas básicas dos participantes.

O gerenciamento de registros e inscrições dos participantes, muitas vezes, também fica ao encargo do auxiliar administrativo. Para essa gestão, é necessário fazer a coleta de informações, atualizar o banco de dados, fazer o acompanhamento de confirmações de participação e também o fornecimento de informações aos participantes.

Durante o evento, o auxiliar administrativo pode ainda desempenhar funções de suporte (ou staff), como recepcionar os participantes, auxiliar na orientação dentro do local, montagem de coffee break e resolver eventuais problemas operacionais que possam surgir.