A maneira de como operar e gerir o estoque é essencial para a empresa, pois é uma das situações mais importantes para manter a homeostasia dentro do setor econômico e financeiro.
Conhecer os recursos de estruturas necessários para armazenar e transportar materiais em um local de estocagem, além de conhecer as restrições de estoque que eles atendem, são alguns dos itens que devem ser avaliados com frequência, pois ajudam a organizar melhor os resultados.
Estrutura física para alocação dos produtos
Para empresas ou indústrias que possuem locais de armazenagem, como depósitos ou almoxarifados, é fundamental um local com mínimo de estrutura e equipamentos, para que se consiga armazenar e mobilizar os produtos de maneira que fiquem organizados.
Ademais, devem ser bem vistos, identificados com códigos ou nomes, de fácil acesso e que ainda garantam qualidade dos instrumentos.
Desse modo, analisa-se alguns cuidados:
- Local de armazenagem, em ambiente aberto ou não;
- Arranjo físico da estrutura
- Ter normas que preservem o meio ambiente (embalagens recicláveis)
- Organização e limpeza constante
- Contratar um seguro contra incêndios, furtos e outros tipos de danos
Arranjo físico
Primeiramente é necessário entender qual é a área ideal para obter os movimentos de materiais de maneira rápida, eficaz e constante, tanto na saída quanto na entrada ao local.
O estudo deverá ser realizado através de arranjo físico (layout), no qual haverá verificação de chances e problemas que podem acontecer no futuro que prejudicarão os movimentos dos materiais, otimizando assim o local disponível.
Nesse sentido, existem quatro aspectos fundamentais para o relatório e criação de um local para estocagem, sendo: instrumentos em estoque, corredoras, prateleiras e portas de acesso ao local de depósito.
Instrumentos de estoque
Itens de estoque com volumes maiores, devem estar localizados próximos às portas de saída, enquanto itens de tamanho menor com menos saídas devem estar localizados em locais menos acessíveis.
Corredores
Os corredores devem ser estruturados visando a estocagem do material e passagem dos equipamentos de manuseio e fluxo dos materiais.
Prateleiras
Os racks devem seguir as regras de segurança quanto à altura da empilhadeira e empilhamento de materiais, pesos transportados e uso de materiais específicos para cada rack.
Portas de acesso
As portas de acesso aos locais de armazenamento devem ser feitas de acordo com o acesso e movimentação dos equipamentos de movimentação e fluxo de materiais (por exemplo, carrinhos, empilhadeiras etc).
Equipamentos de manuseio e a Estocagem
Os dispositivos de movimentação, manuseio e estocagem podem ser selecionados a depender do tipo de produto que será armazenado.
A compra desses produtos deve seguir as etapas de um planejamento estratégico, entendendo como melhor utilizar cada dispositivo, atender às necessidades do negócio e obter o retorno do investimento.
Atualmente no mercado existem inúmeros equipamentos de diferenciadas marcas que são capazes de dar agilidade na estocagem e na movimentação dos produtos armazenados.
Assim, são capazes de alavancar o aumento da produtividade bem como na organização do estoque.
Os equipamentos de movimentação disponibilizados no mercado são empilhadeiras, prateleiras manuais e elétricas, esteiras transportadoras, elevadores de carga, guindastes etc.
Já os equipamentos de armazenagem são racks, gaiolas, paletes, container, bags, cintamentos, dentre outros.
Nesse sentido, é passível de entendimento que se houver melhoramento na estocagem dos produtos, terá a melhor utilização possível do espaço disponível.
Inclusive, esse é um dos fatores que mais atingem empresas, além de boa utilização dos materiais disponíveis, como materiais, agilidade no acesso aos itens e ótima organização e preservação dos utensílios estocados.
O setor de compras, apesar de não necessitar de muitas ferramentas, é essencial para o negócio, pois uma grande parte do caixa financeiro é voltado a pagar fornecedores, assim, qualquer diminuição de custo nas compras já é um lucro considerável.
Como mencionado anteriormente, os departamentos de compras são essenciais para qualquer negócio, independentemente do ramo, e para obter esse setor eficiente e profissional, os contratados devem estar qualificados, prontos para usá-los e atingir as metas estabelecidas.
Nesse sentido, sempre verifique e analise criticamente qual é o perfil do funcionário comprador e quais os requisitos básicos para essa vaga.
O espaço reservado para o setor de reposição, a depender da quantidade de funcionários, não exigirá muito espaço.
Cada funcionário deve ter um pequeno espaço para encaixar um computador, ter acesso ao telefone, impressoras e materiais de papelaria como canetas, cadernos, calculadoras etc.
Assim, as solicitações encaminhadas necessitam de um lugar de arquivos, e esses documentos podem ser essenciais em qualquer momento ao surgir problemas.
Dependendo do funcionamento da empresa e de sua burocracia, as salas de reuniões são essenciais para representantes e negociadores incumbentes, onde o presidente da empresa pode participar.
Com isso, temos um lote de compra econômico: na gestão de compras, compra-se a quantidade de um produto necessária para atender uma demanda por um determinado tempo, chamado de lote de compra econômico.
Essa abordagem tem como foco avaliar e validar a quantidade de material a ser adquirido, reduzindo os custos de aquisição e armazenamento.
Nesse sentido, ele visa determinar a quantidade exata a ser comprada para serem diminuídos os custos que afetam a gestão de estoque e de compras.
Assim, esse método é baseado em:
- O produto é realizado e comprado em grandes quantidades;
- Os gastos são dois: o gasto associado à manutenção do produto em estoque e o gasto associado à preparação do pedido a ser encaminhado.
- Não serão permitidas faltas.
- Não pode acontecer incertezas no plano, na entrega ou na oferta.
Como calcular a compra de lotes econômicos?
Esse cálculo seguirá duas vias de gasto: o gasto de compra e o gasto do processo de compra.
O gasto de compras está associado ao custo que terá com a estruturação administrativa e o gasto de processo de compras, que envolve publicações de textos nos processos internos com finalidades burocráticas.
Portanto, ao encontrar a avaliação e equilíbrio dos gastos, será possível formular o tamanho do lote de compras econômico.
Vários autores demonstram a equação de lote econômico, assim, ele pode ser calculado como:
- L: Lote Econômico de Compras
- Q: Quantidade
- A: Custo de cada pedido (incluso transporte), também denominado de CP (custo de pedir)
- P: Preço unitário
Por causa de diversos erros, uns métodos para satisfação do cliente foram criados para encaixar nesse modelo de Lote Econômico de Compras.
E um deles é o método de análises periódicas, ou seja, sempre avaliando o estoque e realizando novos pedidos, considerando as demandas e os clientes.
Assim, a depender de como é a classificação do plano, a avaliação pode variar. Os itens que possuem maior prioridade devem ser analisados com maior frequência porque, na teoria, eles possuem menor nível de armazenagem.
Os itens de menor prioridade passam por avaliações menos constantes e dependerão das estratégias adotadas pela equipe no estoque.
Esse método precisa ser criterioso em sua utilização, devido ao prazo de validade do produto, e deve ser sempre avaliado para atender a possível demanda flutuante, resultando em falta de itens nos locais de armazenamento.
