Gestão de arquivos

Organizar arquivos de escritório pode ser uma tarefa difícil, especialmente se você tem grandes quantidades de arquivos e documentos, mas não precisa ser um processo doloroso. Planejar com antecedência e decidir em um sistema de arquivos pode ajudá-lo a organizar seus arquivos para se adequar à sua empresa e garantir que você encontre documentos importantes de forma mais eficiente. Uma vez que você tenha seus arquivos em boa ordem, você precisa se ater a um sistema consistente para manter seus arquivos dessa maneira.

Criar categorias de arquivos. A primeira coisa a fazer se você quiser organizar seus arquivos é decidir quais categorias principais você usará para classificar. Diferentes tipos de escritórios terão diferentes tipos de categorias, mas o sistema geral é o mesmo. Você precisa descobrir um sistema que classifique seus arquivos de forma significativa

Por exemplo, se você trabalha em um escritório de advocacia e precisa organizar arquivos de clientes, você pode classificar por tipos de casos.

Configure subcategorias. Dentro de cada categoria, você pode ser mais específica desenvolvendo uma lista de subcategorias. Qualquer pedaço de papel individual que precise ser arquivado pode ser definido por dois termos: a categoria geral e, em seguida, a subcategoria.

Por exemplo, se você está criando um sistema de arquivamento para assuntos financeiros, você pode ter uma categoria geral de "Pagamentos de Saída", e então configurar subcategorias de fornecedores, fornecedores, serviços, profissionais e custos administrativos.

Use um sistema de codificação de cores. Isso parece simples, mas pode ser uma maneira muito eficaz de organizar seus arquivos para acesso rápido. Decida quantas categorias diferentes você terá em seu sistema de arquivamento e use tantas pastas coloridas diferentes.

Em vez de usar pastas completamente coloridas, você pode usar pastas com vários nichos e obter adesivos coloridos. Em seguida, você pode fixar os adesivos na guia superior, na borda da pasta, ou ambos para maior visibilidade.

Rotule os arquivos. Cada arquivo em seu escritório agora tem um lugar claro para estar. Você deve escrever o rótulo na guia de cada pasta de forma clara e ordenada para que você saiba onde ela pertence. A etiqueta em cada pasta individual deve começar com a categoria geral e, em seguida, ser seguida pela subcategoria específica. Por exemplo, uma pasta contendo registros de pagamentos aos seus fornecedores teria o rótulo, "Pagamentos de Saída / Fornecedores".

As etiquetas de cada arquivo devem ser impressas da forma mais ordenada e consistente possível. Você pode muito facilmente comprar um pacote de software que lhe permitirá formatar rótulos, para que você possa digitá-los e imprimi-los usando seu computador.

Se você imprimir suas etiquetas com seu computador, você deve usar um tamanho e estilo de fonte consistentes. Se você está imprimindo à mão, você deve tentar ser consistente e o mais limpo possível.

Classifique os arquivos em ordem alfabética. Quando seu sistema de arquivamento for estabelecido e você tiver criado todas as suas pastas, em seguida, coloque-as em ordem. Você deve classificar as pastas gerais alfabeticamente. Dentro de cada pasta geral, as subcategorias devem ser todas classificadas alfabeticamente também.

Você pode optar por classificar algumas informações por data e não por um rótulo de tópico. Se assim for, então você precisará decidir por si mesmo se faz mais sentido classificar seus arquivos com os itens mais novos na frente e passar para o mais antigo, ou vice-versa.

Deixe vários centímetros de espaço em cada gaveta de arquivo. Quando você está estabelecendo seu sistema de arquivamento, você precisa deixar espaço para os arquivos crescerem. Com o passar do tempo, você receberá, sem dúvida, mais trabalhos para adicionar a cada pasta. Deixe espaço para seus arquivos se expandirem. Caso contrário, você terá a difícil tarefa de mover seções inteiras ou gavetas de arquivos, a fim de abrir espaço.

Reúna todos os materiais que precisam ser arquivados. Se você está começando com uma coleção de papéis que não foram organizados e estão em desordem, você precisará começar juntando os papéis. Encontre um local de trabalho e colete tudo em uma pilha. Você poderá então trabalhar na organização.

Separe os papéis em dois grupos para "ação" e "arquivamento". Como primeiro passo, você deve fazer uma pasta ou empilhar para tudo o que precisa de ação imediata. Esses papéis não devem ser arquivados, ou você pode não se lembrar de fazer o trabalho que precisa ser feito. Reserve esta pasta de "ação" para ser abordada em breve. Em seguida, proceda com o arquivamento dos papéis restantes.

Organize o arquivo "ação". Os trabalhos que precisam ser tratados imediatamente devem ser classificados em grupos menores com base no trabalho que você precisa fazer. Por exemplo, configure subcategorias como chamada, gravação, entrega e pagamento.

Desdobre cada item. A maioria dos papéis que você tem provavelmente terá vindo em correspondência e é provável que esteja em envelopes e dobrados. Remova os papéis de seus envelopes, abra-os planas e, em seguida, arquive-os. Arquivar cada papel desta forma ajuda suas pastas a se encaixar uniformemente na gaveta de arquivos, sem abaulamento onde os papéis dobrados se acumulam.

Decida se precisa ficar com algum envelope. Na maioria dos casos, os envelopes são desnecessários e podem ser descartados. No entanto, se você acredita que pode precisar de comprovante de entrega ou comprovante de um carimbo, então você deve grampear o envelope para os papéis e mantê-los juntos.

Vários papéis devem ser grampeados juntos. Isso evitará que as coisas se separem ou se percam. Os grampos são preferíveis a clipes de papel porque (a) eles se encaixam mais uniformemente nos arquivos e (b) eles não têm o problema de escorregar.

Use uma cesta "Para Arquivar". Quando uma nova correspondência entra no seu escritório ou quando uma nova papelada é criada, você pode não ser capaz de arquivá-la imediatamente. Você deve colocar tudo o que precisa ser arquivado em um único lugar para ser arquivado quando você for capaz. Uma cesta em sua mesa, rotulada de "Para Arquivar", é uma boa maneira de deixar esses papéis de lado até que você esteja pronto.

Designe um tempo consistente para trabalhar no arquivamento. Se puder, agende um horário consistente a cada dia ou semana para que você possa trabalhar na apresentação de novos papéis. Se você fizer do arquivamento uma parte regular da sua rotina, é mais provável que você acompanhe.

Por exemplo, você pode reservar a última meia hora de cada dia para arquivar os papéis do dia. Se não for tempo suficiente, então você pode tentar fazer o seu arquivo duas vezes por dia, pouco antes de ir almoçar e, em seguida, pouco antes de sair para o dia.

As chaves para o sucesso são consistência e repetição.

Certifique-se de que outros com acesso aos arquivos entendam o sistema. Se você é a única pessoa que usa seus arquivos, então você deve facilmente ser capaz de manter a ordem que você criou. No entanto, se outras pessoas precisam usar os papéis em seus arquivos, você deve ter certeza de que eles entendem - e seguem - o sistema que você criou. Ter um sistema de arquivamento em vigor não é útil se os documentos forem arquivados e colocados em pastas incorretas.

Se pode ser mais eficiente e mais eficaz se você se oferecer para obter qualquer coisa que outra pessoa em seu escritório possa precisar, e, em seguida, pedir-lhes para devolver tudo diretamente para você. Então você pode ter certeza de que tudo é rearquivado corretamente.

Mantenha os documentos vitais em um local seguro. Alguns materiais especiais podem precisar ser mantidos em locais separados e especiais. Por exemplo, alguns papéis podem precisar ser guardados em um cofre ou em um cofre à prova de fogo. Você pode até precisar manter alguns materiais fora do local, em um cofre de banco ou no escritório do advogado de sua empresa.

Revise seus arquivos regularmente. Pelo menos uma vez por ano, ou com mais frequência, se necessário, você deve reservar algum tempo para revisar seus arquivos. O objetivo desta revisão é decidir se existem documentos ou pastas inteiras que podem ser descartados ou talvez movidos para uma instalação de armazenamento fora do local. Se algo nunca mais será necessário, então você deve descartá-lo. Se é algo que você não espera usar regularmente, mas pode precisar manter como um registro, então você deve enviá-lo para o armazenamento.

Diga olá para uma nova década e adeus à confusão de antigos e desatualizados sistemas de arquivamento de escritórios. Uma vez que ficou mais fácil encontrar a melhor maneira de organizar arquivos em papel e incorporar novas tecnologias de arquivamento no trabalho, agora vamos ver algumas dicas de arquivamento de escritórios para pesquisa rápida:

Código de cor

As pessoas têm codificado cores desde a papelada do escritório — e os sistemas de arquivamento de escritórios para organizá-la — tornaram-se um fato da vida décadas atrás. A técnica testada e verdadeira de codificação de cores nunca falha, e é relativamente rápida e fácil de conseguir, mesmo que você tenha um sistema de arquivamento particularmente complexo. A codificação de cores irá inspirá-lo a classificar arquivos em categorias sensatas, encontrar arquivos rapidamente e adicionar alguma diversão ao processo de arquivamento.

Esta técnica organizacional é a maneira perfeita de transformar pilhas de papel em pacotes ordenados que são previsíveis da melhor maneira possível. O melhor de tudo, a codificação de cores funciona em arquivos físicos e digitais, e se você precisar organizar ambos os tipos de arquivos, você pode facilmente usar o mesmo sistema de codificação de cores para cada um.

Digitalizar

Quando você digitaliza arquivos, você essencialmente cria um sistema de arquivamento sem papel. Muitas pessoas acham muito mais fácil organizar um sistema de arquivamento digital sobre um sistema de arquivamento de papel depois que cada arquivo em papel foi convertido em um formato digital. Se você optar por digitalizar seus arquivos, você precisará começar digitalizando e convertendo seus arquivos antigos, um processo que pode ser demorado e trabalhoso.

Defina uma data de validade

Isso pode parecer um truque, mas uma das melhores maneiras de organizar um sistema de arquivamento de escritório é reduzir os arquivos que você precisa organizar. Eliminar arquivos por conteúdo pode ser complicado, pois é difícil determinar quais arquivos precisam ser salvos e quais arquivos podem ser descartados, mas descartar arquivos por idade apresenta uma maneira segura e padronizada de decidir o que você pode descartar.

Dividir e conquistar

Se os arquivos que você precisa organizar forem relevantes apenas para departamentos específicos, peça a uma pessoa em cada um desses grupos para organizar seus arquivos enquanto você cria uma estrutura abrangente de gerenciamento de arquivos.

Organizar arquivos nas paredes

Monte os suportes de arquivo diretamente em suas paredes em vez de usar um armário ou prateleira.

Monte suportes de parede espaçosos em uma das áreas comuns do seu escritório. (Obtenha suportes atraentes que se encaixem na marca da sua empresa para fazer esse esforço dobrar como uma iniciativa de design de escritório.) Rotule cada suporte por categoria principal e especifique quais tipos de arquivos devem ser incluídos em cada um. Considere como você pode tornar o rótulo fácil para funcionários ocupados entenderem em alguns segundos ou menos.

Quais arquivos vão aqui?

• Faturas
• Recibos
• Solicitações de reembolso
• Envie um e-mail para todos na empresa para explicar seu processo. Em vez de trazer arquivos para você, as pessoas podem adicioná-los diretamente aos titulares.
• Limpe os arquivos uma vez por semana, se necessário.

Organizar por importância

Qualquer pessoa que já tenha pesquisado em arquivos entende o desejo ardente de encontrar exatamente o que você precisa em vez de encontrar 100 coisas que você não precisa. Por exemplo, tente organizar os arquivos do escritório em ordem de importância para tornar a recuperação de documentos mais agradável para todos.

Planeje se organizar regularmente

Mesmo o melhor sistema de arquivamento de escritórios não permanecerá organizado por si só. É melhor ter isso em mente e planejar fazer um pouco de trabalho mantendo o sistema organizado semanalmente. Contribuir com um pouco de esforço em uma base recorrente será muito menos esmagador do que tentar limpar o valor de um ano de arquivos mal gerenciados de uma só vez.

Separar trabalho contínuo do trabalho concluído

Esta dica genial simplifica todo o sistema de arquivamento: você ainda pode organizar arquivos para projetos concluídos, mas separá-los de arquivos relacionados ao trabalho contínuo tornará a localização de arquivos muito mais rápida e eficiente.

Dica bônus: Encontre uma maneira de tornar a organização do seu sistema de arquivamento divertida, ou pelo menos factível. Talvez isso envolva obter belos suprimentos de organização que tornem o trabalho agradável ou recrutar um colega de trabalho para ajudá-lo a compartilhar conversas de qualidade durante as sessões de organização.

Basta descobrir uma maneira de fazer a tarefa de organizar arquivos funcionar para você — essa é a melhor maneira de garantir que a tarefa importante de organização de arquivos não se torne um temor.

Documentos e negócios são sinônimos um do outro. Você precisa de documentos para começar, operar e expandir um negócio.

Resumindo, não há como contornar eles. Na verdade, você precisa de um sistema em vigor para manter adequadamente todos os documentos de negócios que você acumula ao longo dos anos.