A gestão dos estoques é uma atividade de suma importância, tendo em vista que, somente com um gerenciamento eficiente é possível saber se os estoques estão sendo bem utilizados.
Atualmente, as empresas preferem utilizar práticas modernas de gerenciamento, baseadas em dados científicos para avaliar e dimensionar os estoques.
Por isso, é comum que os níveis de estoque sejam revistos e atualizados periodicamente, sempre acompanhando as flutuações de consumo.
Como apresentamos anteriormente, manter um grande estoque parado é sinônimo de imobilização de recursos, tendo como consequência uma série de custos.
A seguir, vejamos uma lista com os principais custos que uma empresa possui com estoques elevados:
- Perdas por obsolescência de determinados itens
- Perdas na taxa de retorno do capital
- Despesas com a ocupação de espaço em excesso;
- Despesas com seguros;
No mesmo ritmo, estoques insuficientes têm as suas grandes consequências negativas também, entre eles:
- Perdas em descontos;
- Despesas com paralisações na produção;
- Perdas relacionadas a insatisfação de clientes.
Diante de tantos pontos negativos, as empresas precisam adequar os seus estoques de acordo com a disponibilidade do capital.
Para isso, algumas ferramentas e metodologias são utilizadas para dimensionar os níveis ideais de estoque e uma das mais famosas é a curva ABC, cujo princípio, é o estabelecimento de prioridades.
Curva ABC
A curva ABC é uma metodologia bastante antiga, desenvolvida pelo economista, sociólogo e engenheiro italiano Vilfredo Pareto, em 1897 para organizar a distribuição de renda entre a população.
Contudo, esse método foi adaptado para realidade das indústrias para o gerenciamento de estoques.
A curva ABC permite identificar itens que justifiquem atenção e tratamento diferenciados, dando ordem de prioridade dos materiais estocados.
A classificação permite que os mais diversos tipos de materiais sejam separados em 3 classes, sempre levando em consideração o valor de consumo.
O valor de consumo é calculado da seguinte forma:
Vc = Cm x P
VC = Valor de Consumo;
Cm = Consumo médio mensal;
P = Preço médio unitário do produto.
Vejamos agora as características de cada um desses grupos.
Classe A
Os materiais de classe A são os mais importantes do estoque e precisam ter um controle bastante rigoroso por parte da administração.
Geralmente, os itens de Classe A constituem entre 8% a 10% da quantidade dos itens em estoque, contudo, representam um conjunto 70% a 75% do valor total de consumo de todos os itens do estoque.
O grupo de materiais de classe B estão situados entre as classes A e C e constituem cerca de 25% a 30% dos itens em estoque.
Os itens de classe B representam de 20% a 25% do valor total de consumo desse estoque.
Por último, os itens de classe C constituem o grupo de materiais de menor valor, que tem pouca necessidade de controle por parte da administração.
Os itens de classe C representam, em média, 60% a 67% do estoque, todavia, representam apenas 5% do valor total de consumo.
Construir uma classificação ABC é fundamental para ter um melhor controle administrativo do estoque.
Com a separação correta, os responsáveis pela gestão podem tratar de uma maneira diferente, os diferentes itens de um estoque.
A classificação pode ajudar também na delegação de poder.
Então por exemplo, itens de classe A podem ser autorizados apenas pela gerência, enquanto os itens de classe B podem ter sua compra poderá ser autorizada pelos encarregados
Análise dos estoques
A análise de estoque é uma atividade fundamental para manter sempre em dia os indicadores de qualidade e produtividade da empresa.
Usualmente, as organizações utilizam os seguintes parâmetros de controle:
- Giro ou rotação de estoque;
- Inventário físico e contábil;
- Acurácia;
- Nível de serviço;
- Cobertura dos estoques.
Vejamos em detalhes sobre cada um deles a seguir.
Giro ou Rotação de Estoques
O Giro ou Rotação de Estoques é um parâmetro que mede quantas vezes num determinado período, o estoque se renovou.
Com esse índice, o gestor poderá comparar o comportamento dos estoques em relação aos anos anteriores, fornecendo subsídios para tomada de decisão.
Fatores como a concorrência e a inflação provocam a redução da lucratividade. Então, caso a margem de lucro seja baixa, o ganho vai estar no giro da mercadoria.
Dessa forma, quanto mais a mercadoria girar, maior será o lucro. Parece óbvio, não é mesmo? Mas, não é tão simples assim.
O giro de produtos tem os seus próprios custos de manutenção dos estoques e os custos de aquisição. Então, quanto mais movimentados os estoques, menores serão os custos de manutenção (seguro, depósito, obsoletismo, etc.) e maiores os custos de aquisição (telefonemas, despesas de escritório, contabilização, etc.).
Nesse cenário, a rotação ideal é manter o equilíbrio entre os custos de manutenção e os custos de aquisição.
Inventário físico e contábil
O inventário físico dos estoques tem como objetivo levantar com o máximo de segurança possível, a disponibilidade e a quantidade de materiais e produtos existentes.
Dessa forma, é possível comparar com um maior índice de assertividade os estoques registrados e contabilizados no controle da empresa.
Em algum momento, o inventário contábil deverá ser confrontado com a realidade física dos estoques, por isso, os registros contábeis precisam ser analisados e atualizados sempre que necessário.
Essa atividade de análise permite efetuar as conciliações necessárias e identificar as possíveis falhas, visando sua correção.
Esse procedimento se torna essencial pelo menos uma vez por ano, ao menos para controle interno.
Nas empresas, o inventário se constitui como um elemento essencial para a determinação do lucro líquido, por isso, todo o cuidado com a gestão é de suma importância.
Geralmente, a responsabilidade pela execução do inventário físico é de uma comissão designada pela diretoria da empresa, coordenada pelo responsável da área financeira e, em algumas empresas, pelo próprio proprietário.
Acurácia
A acurácia dos controles mede a porcentagem de itens corretos após a realização do inventário.
Esse índice é sendo expresso pela seguinte relação:
Número de itens corretos Acurácia = Número total de itens
O nível de serviços é o indicador que permite verificar o nível de atendimento dos usuários.
A cobertura de estoque indica por quanto tempo um determinado estoque suportará o consumo.
