Níveis de Estoque: Estoque Mínimo, Máximo e Ponto de Reposição

A gestão de níveis de estoque, distribuição e inventário é um dos pilares do funcionamento eficiente de um almoxarifado. Esses processos garantem que os materiais estejam disponíveis na quantidade certa, no momento certo, evitando excessos ou faltas que possam impactar as operações. Para isso, é necessário planejamento, organização e o uso de boas práticas.

1. Estoque Mínimo:

Representa a quantidade mínima necessária para evitar rupturas no fornecimento.

• Exemplo: Uma fábrica de móveis pode definir que o estoque mínimo de parafusos seja de 500 unidades, garantindo que a produção não seja interrompida.

2. Estoque Máximo

Refere-se ao limite superior que o almoxarifado pode armazenar sem comprometer o espaço ou incorrer em custos elevados.

• Exemplo: Um almoxarifado com espaço limitado pode determinar que o estoque máximo de caixas de papelão seja de 100 unidades.

3. Ponto de Reposição

Indica o momento em que é necessário realizar um novo pedido de material para evitar a falta no estoque.

• Exemplo: Se o consumo médio de um item é de 50 unidades por dia e o prazo de entrega é de 5 dias, o ponto de reposição deve ser definido em 250 unidades.

Distribuição

A distribuição de materiais é o processo de separar, preparar e entregar os itens aos setores ou clientes que os solicitam. Esse processo depende diretamente da eficiência no controle de estoque e deve ser planejado para evitar atrasos e erros.

1. Planejamento de Pedidos

Antes de separar os materiais, é importante verificar se o pedido pode ser atendido com as quantidades disponíveis.

• Exemplo: O setor de manutenção solicita 20 filtros de ar. O auxiliar de almoxarifado consulta o sistema para confirmar a disponibilidade antes de iniciar a separação.

2. Separação e Conferência

Após localizar os itens, eles devem ser separados e conferidos para garantir que estejam nas quantidades corretas e em bom estado.

• Exemplo: Antes de enviar uma caixa de peças para o setor de produção, o auxiliar verifica se todas as peças estão em condições adequadas para uso.

3. Entrega e Registro

Ao concluir a distribuição, é necessário registrar a saída no sistema para manter o controle atualizado.

• Exemplo: O auxiliar registra que 10 caixas de papel foram entregues ao setor administrativo, atualizando o saldo no estoque.

Inventário

O inventário é a contagem física de todos os materiais armazenados no almoxarifado. Ele serve para verificar se as informações registradas no sistema correspondem à realidade do estoque. Realizar inventários regulares ajuda a identificar erros, evitar perdas e ajustar os níveis de estoque.

1. Inventário Geral

Envolve a contagem de todos os itens do almoxarifado e é geralmente realizada uma vez ao ano.

• Exemplo: No final do ano, o almoxarifado realiza uma contagem completa de todos os materiais para fechar o balanço.

2. Inventário Rotativo

Realiza contagens parciais de grupos específicos de materiais em intervalos regulares, sem a necessidade de parar todas as operações.

• Exemplo: Toda semana, o auxiliar de almoxarifado conta os itens da seção de ferramentas para garantir a precisão dos registros.

3. Correção de Divergências

Caso sejam encontrados erros entre o estoque físico e o registrado, é necessário investigar as causas e realizar os ajustes necessários.

• Exemplo: Após o inventário, o auxiliar percebe que há 5 unidades a menos de determinado material. Ele verifica o histórico de movimentações para identificar onde ocorreu o erro.

Exemplos de Diálogos

1. Definindo o Estoque Mínimo

• Gerente: "João, precisamos evitar que os materiais de limpeza acabem no estoque. Qual seria uma quantidade mínima adequada para esses itens?"
• Auxiliar de Almoxarifado (João): "Podemos definir 50 frascos de detergente como estoque mínimo. Esse número cobre nosso consumo médio mensal, considerando o prazo de reposição."
• Gerente: "Perfeito, registre isso no sistema e configure um alerta para reposição."

2. Conferindo um Pedido de Distribuição

• Setor de Produção: "Maria, precisamos de 15 parafusos grandes e 10 chapas metálicas para o próximo lote. Pode verificar se estão disponíveis?"
• Auxiliar de Almoxarifado (Maria): "Um momento, vou verificar no sistema... Temos os parafusos e as chapas em estoque. Vou separá-los agora e entregar em 20 minutos."
• Setor de Produção: "Ótimo, obrigado pela agilidade!"

3. Corrigindo Divergências no Inventário

• Supervisor: "Luiz, o inventário rotativo mostrou uma diferença de 8 unidades no estoque de lâmpadas. Sabe o que pode ter ocorrido?"
• Auxiliar de Almoxarifado (Luiz): "Vou verificar os registros de movimentação. Pode ser que a saída não tenha sido registrada corretamente. Vou corrigir e revisar o procedimento com a equipe."
• Supervisor: "Ótimo, obrigado. Vamos reforçar isso para evitar novos erros."

4. Planejando a Entrega de Materiais

• Setor Administrativo: "Precisamos de 5 caixas de papel sulfite e 3 pacotes de canetas para amanhã. Consegue organizar a entrega?"
• Auxiliar de Almoxarifado: "Já verifico no sistema. Os itens estão disponíveis. Vou preparar a entrega hoje mesmo para garantir que estejam prontos amanhã de manhã."
• Setor Administrativo: "Excelente, muito obrigado!"