NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

A arquivologia é a ciência que estuda os arquivos e é de grande utilidade para um recepcionista, que normalmente é envolvido nessa atividade. Confira, a seguir, os principais conceitos relacionados a esta matéria:

• Acervo: refere-se ao total de documentos guardados em um arquivo;

• Acondicionamento: suporte ou embalagem cuja função é proteger o documento;

• Digitalização: armazenamento de um documento de forma digital;

• Microfilmagem: imagens fotográficas de documentos, porém, em tamanho reduzido.

Diferença entre arquivo, museu, biblioteca e centro de documentação

Veja agora a diferença entre arquivo, museu, biblioteca e centro de documentação:

• Arquivo: documentos produzidos e recebidos por uma instituição, acumulados de maneira arquivada, para sua preservação;

• Museu: instituição cuja criação tem a finalidade de estudar, conservar e disponibilizar ao público objetos de valor histórico e cultural;

• Biblioteca: conjunto de material impresso (ou digital) disposto de forma ordenada para pesquisa, estudo ou consulta;

• Centro de documentação: instituição cuja função é centralizar ou disseminar documentos e informações, incluindo documentos de arquivos, museus e bibliotecas.

Tipos de arquivos

Os arquivos podem ser classificados de formas distintas, como quanto ao seu uso, estrutura organizacional, natureza do documento e extensão de atuação.

Classificação quanto ao uso

• Arquivo corrente: documentos relacionados aos objetivos imediatos de sua produção ou recepção;

• Arquivo intermediário: documentos cujo uso é pouco frequente. Para esses há um depósito de armazenamento temporário até que seja dada sua destinação final;

• Arquivo permanente: documentos cuja guarda é definitiva em função de seu valor.

Classificação quanto à estrutura organizacional

• Centralizada;

• Descentralizada.

Classificação quanto ao gênero do documento

Quanto ao gênero, um arquivo pode ser classificado em:

• Textual: manuscritos, datilografados ou impressos;

• Cartográfico: mapas, plantas, entre outros;

• Filmográfico: fitas magnéticas de imagens ou películas cinematográficas;

• Sonoro: registros fonográficos;

• Micrográfico: suporte fílmico;

• Informático: produzidos, tratados e armazenados em computador.