Secretariado e sua rotina

Conhecer o cotidiano de um setor como a secretaria escolar é fundamental para definir se é esta a sua escolha profissional. A secretaria é peça-chave para toda a administração escolar, congregando a equipe e promovendo bom relacionamento com todos os demais setores.

A primeira coisa que se observa numa secretaria escolar é a organização do ambiente. Para ter um bom desempenho nas atividades do dia a dia, a sala da secretaria deve estar em ordem, com todos os arquivos organizados e fácil acesso às informações.

É necessário também que se garanta a segurança no ambiente de trabalho, com equipamentos, mesas e cadeiras que estejam condizentes com as normas que visam a qualidade de trabalho do profissional, atentas à ergonomia física, cognitiva e organizacional.

Por falar em normas, também se faz necessário estar em dia com as coleções de leis, pareceres, decretos, resoluções e regulamentos relacionados às atividades da escola.

Através da secretaria, essas informações serão repassadas a todos os setores interessados, com um texto claro e sucinto.

O regimento da escola também deve ser de fácil acesso para todos aqueles que tiverem a necessidade ou o interesse de consultá-lo. Assim como os  documentos relacionados às concepções pedagógicas e diretrizes que a escola segue.

É hora de atender o público, com respeito e empatia. Por público, entende-se professores, pais, alunos, direção, colaboradores e outros setores que requisitem documentos ou informações pertinentes.

A secretaria costuma elaborar um cronograma de atividades que deve ser levado ao conhecimento de todos do setor, assegurando a divisão do trabalho e a sua perfeita execução.

Muitas dessas atividades estão relacionadas, principalmente, ao gerenciamento de processos de matrícula e transferência de alunos, registro e tratativa de dados estatísticos.

O diretor precisa ser informado sobre o prazo de validade dos Atos Autorizativos dos cursos, respeitando os prazos de solicitação de renovação estabelecidos de 120(cento e vinte) dias antes da data de expiração dos atos (Res. Nº 485/2009-CEE-PA).